Responsable administratif et financier/Responsable administrative et financière

le contenu du travail

offre d’emploi 2024/052CDD

Le Département de l’administration financière - Cellule de gestion financière de la recherche - recrute :

Un·e gestionnaire financier·ère de l’alliance CIVIS et responsable des audits financiers des conventions de recherche pour un CDD de 1 an à temps plein (renouvelable)

Contexte :

• Le Département de l’Administration financière (DAF) de l’ULB est composé de plusieurs Cellules (Comptabilité, Cellule de Gestion du Patrimoine, Achats et Assurances, Magasins généraux et Courrier, Cellule Fiscale, Cellule de gestion financière de la recherche, Service des traitements, Cellule d’exécution budgétaire, Développement économique, Contrôle interne) au sein desquelles travaillent plus d’une centaine de personnes.
• Le poste à pourvoir sera intégré à la Cellule de gestion financière de la recherche, qui joue le rôle d’interface entre les professeur·es/chercheur·es ayant obtenu des financements pour leur recherche et les bailleurs de fonds. Elle soutient les promoteur·rices dans l’utilisation optimale de leurs fonds extérieurs tout en garantissant à l’Université la récupération des lignes de crédit avancées dans le cadre de ces projets de recherche, en veillant au respect des règles en matière d’éligibilité des dépenses.
• La personne aura deux fonctions distinctes au sein de la même équipe dans le cadre de son poste : gestionnaire financier·ère de l’alliance CIVIS et responsable des audits financiers des conventions de recherche. Ces deux responsabilités se complètent mutuellement, offrant ainsi une vision d’ensemble des enjeux de la gestion financière de la recherche

Fonction de gestionnaire financier·ère de l’alliance CIVIS

• CIVIS est une université civique européenne formée par l’alliance de 11 établissements d’enseignement supérieur de recherche de premier plan en Europe : Aix-Marseille Université, National and Kapodistrian University of Athens, University of Bucharest, Université libre de Bruxelles, Universidad Autónoma de Madrid, Sapienza Università di Roma, Stockholm University, Eberhard Karls Universität Tübingen, University of Glasgow, Paris Lodron University of Salzburg and University of Lausanne. Ce projet est co-financé principalement par le programme ERASMUS+ de la Commission Européenne, mais l’Alliance obtient aussi en parallèle d’autres subventions pour des projets satellites portés par les universités.
• Pour plus d’information : https://www.ulb.be/fr/partenaires-et-reseaux/civis

Mission 1 : gestion financière des différentes conventions liées à l’alliance européenne CIVIS

• Lecture, analyse des conventions de recherche financées par différents bailleurs de fonds (Commission Européenne, ARES, WBI etc…)
• Activation des comptes internes analytiques et attribution des budgets
• Gestion des comptes de l’Université dédiés au co-financement de CIVIS en collaboration avec la Cellule d’exécution budgétaire
• Etablissement d’un échéancier financier pour permettre aux récupérateur·rices de créances d’envoyer les factures/déclarations de créances et relevés financiers selon les exigences du bailleur
• Etablissement d’outils de suivi pour la bonne gestion financière de la convention (fiche technique, tableau de bord, suivi du personnel …)
• Explication des règles d’éligibilité des dépenses à toutes les personnes impliquées dans le projet CIVIS et autres personnes impliquées dans la gestion financière du contrat de recherche (comptables, récupérateur·rices de créances)
• Validation financière des demandes d’engagement de personnel sur les différents comptes liés à CIVIS

Mission 2 : support aux promoteur·rices et gestionnaires du projet

• Conseils pour l’utilisation optimale de leurs budgets
• Conseils pour la planification des engagements de personnel sur leur convention : Bilans financiers pour connaitre les soldes restants et estimation des possibilités d’engagement selon les profils des personnes et exigences du bailleur

Mission 3 : collaboration avec le/la coordinateur·rice et les bailleurs de fonds

• Participation aux réunions de suivi financier à l’échelle du consortium pour représenter les intérêts de l’ULB (possibilité de déplacement à l’étranger lorsque ces réunions se déroulent au sein des différentes universités de l’Alliance)
• Négociation avec le/la coordinateur·rice et autres membres de l’Alliance pour l’utilisation du budget ULB
• Contacts réguliers avec le bailleur de fonds pour mieux connaitre les règles financières en vigueur
• Négociation avec le bailleur de fonds lorsque certaines dépenses sont refusées

Fonction de responsable des audits financiers des conventions de recherche

• La cellule de la gestion financière de la recherche gère près de 3.000 financements annuellement, tous bailleurs de fonds confondus (FNRS, Commission Européenne, Région Bruxelles-Capitale, Région Wallonne etc…). Ces organismes de financement de la recherche vérifient régulièrement que les institutions qu’ils financent ont utilisé leurs fonds en respectant leurs règles et les règles nationales.
• C’est dans ce cadre qu’ils envoient des auditeur·rices externes pour vérifier certains projets.

Mission 1 : responsable de l’interaction avec les auditeur·rices externes

• Etablissement du dossier d’audit demandé par l’auditeur·rice en collaboration avec les récupérateur·rices de créances et le/la gestionnaire de contrats concerné·e par le projet audité (pièces justificatives, documents officiels de l’ULB etc…)
• Transmission du dossier à l’auditeur·rice
• Réception des questions de l’auditeur·rice, coordination avec les différentes personnes du département pour pouvoir y répondre
• Accueil et rencontre avec l’auditeur·rice lors du contrôle sur place, accompagné du/de la gestionnaire de contrats.

Mission 2 : centralisation des documents officiels de l’ULB demandés lors des audits

• Récolte, archivage et mise à jour des documents officiels demandés lors d’audits externes des conventions de recherche ou lors du dépôt de dossier pour obtenir des financements (bilans financiers, normes de gestion, notes comptables, attestations TVA, ONSS etc…)
• Cette gestion des documents se fera en collaboration avec la responsable de la cellule de contrôle interne.
• Point de contact principal du département recherche pour leur fournir ces documents nécessaires parfois au dépôt de certaines demande de financement

Mission 3 : relais des remarques des auditeur·rices aux différents services du département financier

• Lorsqu’un·e auditeur·rice met à jour un manquement dans nos procédures de gestion financière, le/la responsable des audits doit faire remonter l’information à la cellule de contrôle interne, ainsi qu’au service concerné pour qu’une amélioration soit mise en place rapidement.

Profil :

• Être titulaire d’un master reconnu par la FWB
• Les personnes possédant un diplôme n’émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles ni de la Communauté flamande devront en obtenir une équivalence par la FWB : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).

Connaissances et compétences générales requises :

• Très bonne connaissance des outils bureautiques classiques de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint, Access et Outlook) et capacité à s’adapter à de nouveaux outils (ERP, logiciel comptable, RH, …).
• La maitrise de l’anglais écrit et oral (minimum C1) est indispensable.

Connaissances et compétences spécifiques requises :

• Avoir de bonnes compétences en lecture/analyse de documents, et un esprit de synthèse sont des prérequis.
• La pratique de SAP constitue un atout.
• Une expérience en gestion de projets de recherche constitue un atout.
• Une connaissance de l’environnement universitaire est un atout.

Qualités requises :

• Excellente organisation, ordre et rigueur dans le travail
• Capacité à gérer son travail de manière autonome
• Faculté de travailler en équipe
• Capacité de défendre un point de vue, de négocier, d’argumenter, …
• Esprit d’initiative
• Excellent sens du contact et de la communication
• Capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps et à travailler dans l’urgence
• Rigueur et discrétion

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d’une institution avec des valeurs sociétales fortes
• Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
• Une formation permanente
• Un équilibre vie privée-vie professionnelle
• Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d’affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)

Politique d’égalité des chances :

La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat ·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien. Soyez assuré ·e de la confidentialité de cette information.