Sales Admin & Delivery Manager

Bedrijfsdetails

Inchcape is een onafhankelijke, multi-merk autodistributeur die actief is in landen op vijf continenten. Wij zijn aanwezig in 40 landen en fungeren als een belangrijke strategische partner voor ’s werelds belangrijkste premium- en luxemerken, voor wie wij een doeltreffende en klantgerichte route naar de markt verzorgen.

In België en Luxemburg zijn wij de officiële verdeler van Toyota en Lexus.

Naast onze Belgische flagshipstore te Zaventem hebben wij nog 2 concessies en servicepunten in eigen beheer, Brussel en Antwerpen.

Momenteel zijn wij op zoek naar een Sales Admin & Delivery Manager voor onze site te Zaventem / Anderlecht.

#vacancy #job #toyota #lexus #administration

Functie

De Sales Admin & Delivery Manager IRB is verantwoordelijk voor de coördinatie van de administratie en de levering van nieuwe en gebruikte voertuigen om ervoor te zorgen dat alles op tijd en in goede omstandigheden gebeurt (retail, TME, fleet, merchant) voor de Toyota sites van Zaventem en Anderlecht.

Hiervoor is hij/zij ook verantwoordelijk voor de uniformiteit van de procedures voor de 2 IRB sites (Anderlecht en Zaventem) alsook voor de aansturing en coaching van het Sales Admin & Delivery team.

Verantwoordelijkheden omvatten:

1. Optimaliseren van de verkoopadministratie van nieuwe en gebruikte voertuigen

• Voorbereiden en controleren van de verkoopdossiers: Aankooporder, checklist, analysefiche, financieringscontracten (indien van toepassing)
• Uitvoeren van de registratie van nieuwe bestellingen en optimaliseren van de uitwisselingen met de verschillende belanghebbenden om een tijdige levering te garanderen
• Zorgen voor de registratie en opvolging van alle dossiers in het computersysteem van de dealer
• Bepalen en communiceren van de taken en planningen voor elke medewerker voor de voorbereiding en levering van voertuigen
• Zorgen voor de archivering en opvolging van de dossiers
• Contacten van de klanten voor de levering van hun voertuig en de ontvangst van de documenten van het nieuwe voertuig
• Contacten van de bestuurders van Contact Cy Cars/CRP/voertuigen via de leasingmaatschappijen betreffende de levering en de terugname van het oude voertuig - carcheck
• Contacten van, indien nodig, de verschillende leveranciers (alarm, carkit, getinte ruiten, belettering) voor het aanbrengen van accessoires
• Zorgen dat de verkoopmedewerkers de showroom en afgewerkte voertuigen op tijd klaarzetten
• Zorgen voor een maandelijkse inventaris van de voertuigen

2. Zorgen voor een optimaal beheer van de verschillende verkoopvestigingen

• De procedures in de verschillende vestigingen standaardiseren om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, de harmonisatie van de werkmethodes die een betere flexibiliteit en productiviteit van de afdeling mogelijk maken
• De werklast van de verschillende sites evalueren in functie van de bestellingen en indien nodig overgaan tot bepaalde verdelingen
• Effectief opvolgen van de contracten met de leveranciers en transporteurs om de mogelijkheden tot verbetering te identificeren
• Oplossingen zoeken in geval van problemen met de leveranciers of een tijdelijk gebrek aan mankracht op een site
• De kwaliteit van de klantenservice voor de verkoopadministratie optimaliseren
• Beheer en opvolgen van eventuele klachten betreffende de verkoopadministratie en de levering
• Het bijhouden van dagelijkse en maandelijkse rapportering: Dashboard, daily funnel, weekly, smartsheet...
• Voorstellen doen om het proces te vereenvoudigen op vlak van digitalisering van procedures om een optimale efficiëntie te garanderen

3. Optreden als personeelsverantwoordelijke in de verkoopadministratie

• Waken over de correcte naleving van de waarden en normen die gelden in het dealerschap
• Opleiden, coachen en continu motiveren van de teamleden
• Evalueren van de competenties en vaardigheden van de medewerkers volgens de door Inchcape opgestelde evaluatiemethodes

Profiel

• Je hebt ervaring als administratief verantwoordelijke met klantencontacten
• Je spreekt vloeiend Nederlands, Frans en Engels
• Je hebt een goede kennis van Office-toepassingen (Excel, Word). Kennis van een IT-pakket voor een dealer (Navision - Incadea) is een pluspunt
• Je bent een teamplayer
• Je bent nauwkeurig en georganiseerd en weet initiatieven te nemen
• Je bent dynamisch, communicatief en weet hoe je een team moet aansturen
• Je bent resultaatgericht en weet problemen op te lossen wanneer deze zich voordoen
• Je hebt een hoge mate van integriteit

Aanbod

Je krijgt de kans te werken voor een automerk dat dé referentie is op het gebied van hybride voertuigen.

Wij bieden een professionele uitdaging binnen een team van enthousiaste collega’s.

Ben je een persoon die zich kan vinden in onze waarden en wil je deel uitmaken van ons team, aarzel dan niet en stuur ons jouw cv!