Un·e responsable du pôle communication institutionnelle - Département des relations extérieures

le contenu du travail

offre d’emploi 2023/102

Le Service communication du Département des relations extérieures de l’ULB recrute:

Un·e responsable du pôle communication institutionnelle, coordinateur·rice d’événements

pour un CDI statut équivalent à temps plein

Contexte:
Le Département de la communication et des relations extérieures (DRE) de l’ULB a pour mission de renforcer la visibilité, l’image et la présence de l’ULB en Belgique et à l’étranger ainsi que la communication, la cohérence et les synergies au sein de l’institution.

Les objectifs prioritaires du Département sont la construction d’une image forte, à l’intérieur et hors de l’Université ainsi que le développement de réseaux et partenariats.

Au sein du DRE, le Service communication contribue à la notoriété et à la visibilité de l’ULB. Il promeut ses actions, construit sa politique de communication institutionnelle, renforce son identité originale, favorise son attractivité et cultive les liens entre ses membres. Il joue aussi un rôle citoyen en offrant de meilleures clés de compréhension de la complexité de nos sociétés.

Le Service communication compte 23 membres et est constitué de six pôles. Le·a responsable du pôle « communication institutionnelle » gère une équipe de 3 personnes. Il·elle est responsable de la communication des projets institutionnels notamment au travers de la coordination d’événements de grande ampleur et de la communication autour de ces projets. Il·elle est en interaction permanente avec les publics internes (autorités, personnels, étudiants, associations) et externes (pouvoirs publics, asbl, secteur associatif et culturel, partenaires, alumni, prestataires…).

Fonction:
Mission 1: Piloter et coordonner les événements institutionnels (50%): Exemples : rentrée académique, proclamations sur la Grand-Place, Saint-Verhaegen, Doctorats honoris causa, cérémonies, salons, conférences-débats, inaugurations, …

Conceptualiser
Planifier
Superviser l’équipe et les prestataires
Organiser la communication 360° des événements
Conseiller les autorités et acteurs internes
Développer un réseau de contacts internes et externes
Gérer les budgets, demandes de subvention et marchés publics

Mission 2: Coordonner les actions de communication des projets institutionnels (20%)

Mission 3: Gérer le plan de communication du pôle communication institutionnelle (10%):

Elaboration, gestion et suivi d’un plan stratégique de communication
Responsabilité du développement et de la réalisation opérationnelle du plan
Répartition des tâches au sein de l’équipe
Gestion d’indicateurs

Mission 4: Interagir avec la presse (10%):
Valoriser les actions de l’ULB dans la presse
Rédiger et diffuser des communiqués
Elaborer des notes avec éléments de langage pour certains sujets
Développer un réseau de contact
Organiser des conférences de presse
Analyser les retombées

Mission 5: Participer à la cellule de communication de crise (5%):

Maitriser les principes de la communication de crise
Contribuer à la gestion des crises institutionnelles
Se rendre disponible en cas de besoin

Mission 6: Assurer le rôle d’adjoint de la responsable du service et un rôle de conseil pour les services et autorités de l’Université (5%)

Profil:
Être titulaire d’un master en communication, marketing, événementiel, relations publiques ou d’un master dans un autre domaine, avec une expérience pour les missions requises par la fonction.
Attester d’une expérience professionnelle utile dans une fonction similaire de minimum 8 ans.
Les personnes possédant un diplôme n’émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles ni de la Communauté flamande devront en obtenir une équivalence par la FWB (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences requises

Compétences managériales
Gestion d’équipe
Gestion de projets
Maitrise des outils et techniques de communication
Organisation d’événements
Gestion de crise
Relations avec la presse
Maitrise du français et excellentes capacités rédactionnelles, orthographe irréprochable
Connaissance du RGPD, des réglementations des marchés publics, du droit à l’image, de la législation générale autour de la communication.
Maîtrise des logiciels de bureautique ( suite office ), de traitement d’images et de mise en page
Intérêt pour le secteur non-marchand

Connaissances et compétences spécifiques à la fonction:
Connaissance de l’anglais et du néerlandais.
Connaissance de l’ULB.
Connaissance des institutions bruxelloises.
Gestion d’événements de grande ampleur.

Qualités requises:
Autonomie
Orientation solutions et service au client
Sens de l’organisation
Sens des responsabilités et rigueur dans le travail
Polyvalence, réactivité et capacité d’adaptation
Disponibilité
Sens des relations humaines : facilités d’écoute, de dialogue, de travail en équipe et diplomatie

Nous offrons:
Un cadre de travail agréable et convivial.
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire.
Une formation permanente.
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment).
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise.
Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d’affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
Une institution avec des valeurs sociétales fortes.

Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·e·s en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys ( sophie.veys@ulb.be ), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien. Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

Postuler

Type contrat : CDI - statut équivalent

Temps de travail : Temps plein

Campus : Solbosch
Date de parution : 06/07/2023

Date limite de réception : 13/08/2023
[Référence 2023/102]