Gestionnaire administratif·ve - campus FUCaM Mons

Job content

L’UCLouvain recrute un·e Gestionnaire administratif·ve - campus FUCaM Mons

Référence du poste : SF 31362

Publication interne et externe jusqu’au 09/01/2022

Pour le Service de soutien aux facultés et instituts (SAFI)

Site principal : Mons

Contrat au cadre, à temps plein pour une durée déterminée (1 an)

Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

La fonction s’exerce au sein du SAFI (Service Administratif de soutien aux Facultés et Instituts), sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la directrice du service.

Le SAFI assure le support administratif aux facultés et instituts présents sur le site de Mons, et est plus particulièrement en charge de la gestion administrative i) des programmes, ii) du parcours académique des étudiant·es, ainsi que iii) de la recherche et du doctorat.

En tant que gestionnaire administratif·ve, vous contribuez principalement au suivi administratif du parcours académique des étudiant·es inscrit·es en cours du jour et en horaire décalé, au sein des deux facultés présentes sur le site.

Fonction

En étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe du SAFI, la fonction consiste à assurer les tâches suivantes :

• L’accueil, le suivi et la gestion administrative des étudiant·es, notamment :

La gestion des contacts (courriers, appels téléphoniques, etc.)

Les permanences du secrétariat

Le suivi des inscriptions aux cours, aux examens et aux stages

La gestion des mémoires

La préparation (encodage et vérification des notes d’examens) et le suivi des délibérations

L’archivage et la délivrance de documents

• L’accueil et le suivi administratif, en concertation avec les responsables académiques, des étudiant·es en mobilité internationale (incoming et outgoing) : organisation et animation des séances d’information, gestion des dossiers des étudiant·es en échanges internationaux (Learning agreement, Transcript of records, etc.) renouvellement des accords bilatéraux, organisation d’événements d’accueil, etc.
• Le support administratif, notamment :

pour les commissions et réunions (réservation de salle, prise de note, catering, etc.) ;

aux autorités académiques pour l’accueil du personnel ;

pour les activités d’enseignement (engagement de jobistes, réservation de transport en cas de mobilité multisite, etc.).

• La contribution active à l’ensemble des tâches quotidiennes du service : encodage, classement et archivage des dossiers, etc.

Conformément aux décisions prises par la directrice du service, le.la gestionnaire administratif·ve peut être amené·e à apporter un support à d’autres missions du SAFI.

Ce descriptif est susceptible d’évolution en fonction des besoins du service.

Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de bachelier, idéalement en secrétariat de direction

Maîtrise de l’anglais (min.B2)

Capacité de travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe

Bonne capacité rédactionnelle de procès-verbaux, courriers et autres documents

Maîtrise des outils de bureautique classiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, navigation internet)

Sens du contact et de l’accueil, aisance relationnelle

Rigueur, motivation, polyvalence et flexibilité (possibilité de prestations ponctuelles en soirée, à Mons et/ou Charleroi)

Réactivité, respect des contraintes liées au calendrier académique, capacité d’anticipation et de hiérarchisation des différentes priorités

La connaissance du milieu universitaire et des structures de l’UCLouvain constitue un atout

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet , merci de prendre contact à l’adresse :

jobs-diversite@uclouvain.be .

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