Gestionnaire administrative de programmes étudiant·es et gestionnaire administrative (H/F/X)

Job content

Fonction

1. Au sein de l’équipe Student Office de la Louvain School of Management (LSM), la Gestionnaire administrative de programmes étudiants (50%) a pour mission, en interaction et collaboration avec l’équipe, la gestion administrative des parcours/programmes pour les étudiant·es en Master en sciences de gestion.

- Accueil :

• Accueil, contact et conseils aux étudiants sur les démarches administratives et les programmes
• Assurer des moments de permanence pour répondre aux questions des étudiants
• Suivi des emails de la boîte mail générique « Student Office »

- Gestion du parcours étudiant :

• Prise en charge de la gestion administrative du parcours étudiant·es (inscriptions aux cours, inscriptions aux examens, délibérations, diplomation)
• Diffusion des informations auprès des étudiants
• Participation au comité de cycle et rédaction de PV (4X/an)

- Support administratif :

• Support administratif aux dossiers transversaux de l’équipe :
• Mémoire
• Stage
• Modifications web
• Graduation ceremony
• Autres
• Participation aux réunions d’équipe et de service
• Support administratif dans des autres services de LSM selon les besoins

2. Au sein de l’équipe School Office de la Louvain School of Management (LSM), la Gestionnaire administrative (50%) fournit un support administratif à toute la faculté.

- Assistante du Doyen et de la Directrice Administrative :

• Préparation de réunions, notamment le bureau de faculté et le conseil de faculté, en concertation avec le doyen et la présidence du conseil de faculté : préparation de l’ordre du jour, collecte et envoi de documents, archivage, suivi des mandats, aspects logistiques
• Constitution des dossiers : préparation des documents et suivi des réunions ; prise de notes et rédaction de documents
• Assistance rigoureuse dans les suivis : rôle de mémoire et de rappel
• Gestion des documents : classement et archivage (papier et numérique)
• Gestion de l’agenda : prise de rendez-vous et organisation de réunions
• Rédaction de courriers à partir d’informations succinctes, préparation des documents utiles

- Assistance logistique au décanat avec des autre membres de l’équipe LSM Support

• Gestion des bâtiments et des locaux
• Accueil des nouveaux membres du personnel

- Gestion de la boite mail LSM Support avec des autres membres de l’équipe LSM Support

- Support mise à jour du site intranet et des projets de communication interne

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l’entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier ou expérience dans l’institution
• Maîtrise de l’anglais indispensable (niveau B2 minimum)
• Maîtrise des outils informatiques bureautiques (excel, word, outlook,…) et intérêt et facilité à acquérir la maîtrise d’autres logiciels (EPC, OSIS, FMpro,…)
• Sens des responsabilités, fiabilité et rigueur
• Respect des procédures
• Capacité à travailler en équipe
• Disponibilité, capacité de communication et sens du contact développé
• Très bonne gestion du temps et des priorités
• Capacité à travailler dans l’urgence
• Sens du service
• Capacité d’adaptation
• Discrétion
• Autonomie, polyvalence et proactivité
• Flexibilité horaire à certains moments (lors des délibérations et autres évènements facultaires)

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l’offre d’emploi pourront être prises en considération.

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.

Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse jobs-diversite@ucloulouvain.be. Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.