HR Assistant

Wie zijn we?

Optimile is een internationaal Software as a Service (SaaS) bedrijf, dat toepassingen op het gebied van mobiliteit levert. Optimile heeft een cloud based platform ontwikkeld dat Charging as a Service (CaaS) en Mobility as a Service (MaaS) aanbiedt om gebruikers toegang te geven aan verschillende transportmiddelen.

De platformen bieden white label Chargepoint Operator (CPO) en Mobility Service Provider (MSP) oplossingen aan voor elektrische voertuigen en laadinfrastructuur. Met ons kantoor gevestigd in Gent, is Optimile actief in zeven landen. Optimile heeft BNP Paribas Fortis, Touring en AG Insurance als aandeelhouders.

Om de snelle groei te ondersteunen, zijn we op zoek naar een HR Assistant binnen het HR-team.

Jouw rol

Als HR Assistant zal je de HR Manager ondersteunen bij de verdere uitbouw en groei van Optimile.

Enkele van jouw belangrijkste taken zijn:

• Je zorgt voor de maandelijkse verwerking van de loonadministratie en de extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, abonnementen, licenties,...
• Je wordt verantwoordelijk voor een deel van onze vacatures en het hele aanwervingsproces dat hierbij hoort:
  • Opstellen van vacatures en functieomschrijvingen
    
  • Publiceren van onze vacatures op verschillende media (social media, jobboards, website,...)
  • Screenen van CV’s, motivatiebrieven,...
  • Opstellen van (online) testen/vragen/...
  • Inplannen en voeren van het eerste intake gesprek
  • On boarden van onze nieuwe medewerkers
• Je onderhoudt contact met wervings- en selectiebureaus, hogescholen en universiteiten, events en andere partners en bouwt zo verder aan ons netwerk van potentiële kandidaten.
• Je bent het eerste aanspreekpunt bij vragen over onze personeelsverzekeringen (zowel voor personeel als onze verzekeraar)
• Je bent verantwoordelijk voor het volledige beheer van onze fleet (contact met de leasingmaatschappij, concessiehouders, schadegevallen, onderhoud,...)
• Bij afwezigheid van medewerkers voorzie je de nodige administratieve opvolging
• De digitale personeelsdossiers worden door jou up-to-date gehouden
• Je controleert maandelijks de facturen van onze freelance medewerkers
• Je volgt de vragen van onze medewerkers naar opleidingen (zowel intern & extern) op en gaat op zoek naar de juiste opleidingspartners
• Je werkt mee aan onze employer branding
• Je neemt het initiatief bij het organiseren van teambuilding activiteiten (zowel op locatie, virtueel,...)

Kennis en competenties

• Je bent discreet, betrouwbaar en gaat integer om met vertrouwelijke informatie
• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd en je bent in staat prioriteiten te stellen
• MS Office vormt voor jou geen probleem en meer specifiek kan je erg goed met Word, Excel en PowerPoint werken
• Je bent analytisch aangelegd en hebt een oog voor detail
• Je bent communicatief op een respectvolle, positieve manier
• Je bent NL-talig en je kan je vlot uitdrukken in het Engels (geschreven en gesproken)

Aanbod

Sluit je aan bij de snelgroeiende wereld van de ontwikkeling van elektrische voertuigen en mobility-as-a-service. Wij bieden jou:

• Een afwisselende en uitdagende functie binnen een scale-up bedrijf
• Een informele en open werkomgeving waar je jezelf continu kunt ontwikkelen
• Een snelgroeiend bedrijf, met een dynamisch, open en ambitieus team
• Teamspirit, kwaliteit en service op hoog niveau zijn belangrijke waarden
• Flexibel werken
• Een uitstekend employee benefits programma en opleidingsmogelijkheden
• Een voltijds contract voor onbepaalde tijd