Administratief en financieel medewerker

☞ KU Leuven

Visualizza: 195

Giorno di aggiornamento: 26-11-2025

Località: Leuven Flemish Brabant

Categoria: Amministrativo / Impiegato / Assistente Istruzione / Formazione

Industria: Onderwijs

Tipo di lavoro: Vaste Jobs

Loading ...

Contenuto del lavoro

Als Personeelsdienst verlenen we advies en ontwikkelen we beleid, instrumenten en competenties inzake personeelsbeleid voor 13.000 medewerkers die werkzaam zijn in faculteiten, departementen en diensten op 14 campussen in 10 steden. We nemen ook de administratieve verplichtingen van KU Leuven als werkgever voor onze rekening. Voor de ondersteuning van het secretariaat en de verdere uitbouw van een kwalitatieve werking, zoeken wij een enthousiaste collega voor een klein, maar fijn team dat iedere dag zorgt dat alles op organisatorisch, financieel en administratief vlak op rolletjes loopt. Je functie bevat twee luiken: financiële verrichtingen en HR-secretariaat. Hoewel eerder opgebouwde ervaring in die domeinen een grote meerwaarde is, zijn er opleidingstrajecten voorzien binnen de KU Leuven.
Functie
Financiële verrichtingen :
  • Je staat in voor de verwerking van financiële verrichtingen binnen de Personeelsdienst en zorgt voor het aanmaken van onder andere de verkoopfacturen, het plaatsen van bestellingen en het tijdig en correct afhandelen van de leveranciersfacturen.
  • Je verwerkt beroepskosten zoals reiswijzers, kredietkaartafschriften en kostenformulieren.
  • Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers voor vragen over de verwerking van de financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van de KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.
  • In nauwe samenwerking met je directe collega’s en in overleg met de kredietbeheerders voorzie je een nauwgezet beheer van de werkingsbudgetten. Je voert hiertoe tijdig budgetcontroles uit door het opmaken van financiële rapporteringen.
HR-secretariaat :
  • Je bent een administratieve duizendpoot die houdt van een divers takenpakket, van uitpluizen en oplossen. Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden.
  • Je maakt deel uit van het secretariaat van de Personeelsdienst en bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers. Je beantwoordt binnenkomende telefoons en mails, en zorgt voor een correcte dispatching. Waar mogelijk beantwoord je de initiële vraag.
  • Samen met je collega’s sta je in voor de dagelijkse werking binnen de dienst in een rotatiesysteem. Dit behelst onder andere: onthaal en ontvangen van bezoekers, postbedeling, voorraadbeheer, agendabeheer van de vergaderruimten,… Je treedt op als tussenpersoon bij technische en logistieke vragen.
  • Je biedt specifieke ondersteuning bij de opdrachten van de andere eenheden binnen de Personeelsdienst zoals het verzorgen van de logistiek bij grote projecten en het plannen van infosessies.

Profiel
  • Je bent positief ingesteld en plaatst een goede werksfeer op één! Je hebt een professionele werkhouding en kan zowel zelfstandig als in team werken.
  • Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs; kennis van boekhouding is een pluspunt.
  • Je houdt van cijfers, maar eveneens van algemene administratie.
  • Werkervaring binnen KU Leuven en/of kennis van de KU Leuven processen en SAP is een pluspunt.
  • Bijleren schrikt jou niet af, en je bent bereid de nodige opleidingen te volgen, waaronder het verplichte accreditatie traject voor financiële antenne.
  • Je bent klantgericht en werkt nauwkeurig, met oog voor detail maar toch efficiënt.
  • Je gaat professioneel en discreet om met vertrouwelijke informatie.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en dit zowel in het Nederlands als in het Engels.
Aanbod
Wij bieden een job met een zeer gevarieerd takenpakket, divers zowel inhoudelijk als in dagdagelijkse interactie met de collega’s. Je komt terecht in een (h)echt team met toffe collega’s.

Een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur, met goede extralegale voordelen (hospitalisatie- en groepsverzekering en een fietsvergoeding, ecocheques,…).
Aan deze functie is een verloning in graden 3 of 4 gekoppeld. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3.
Je komt terecht in een team met reële doorgroeimogelijkheden afhankelijk van extra taken en verantwoordelijkheden die je in de toekomst nog kan opnemen.
Interesse?
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Mieke Coenen, tel.: +32 16 32 30 98.

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 30/04/2022 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be.
Loading ...
Loading ...

Scadenza: 10-01-2026

Clicca per candidarti per un candidato gratuito

Applicare

Segnala lavoro
Loading ...

LAVORI SIMILI

Loading ...
Loading ...