Administratief en organisatorisch talent voor het expertisenetwerk Business en Management

Contenuto del lavoro

Dé makers van de wereld van morgen
Werken bij Arteveldehogeschool? Dat is negenduust procent jezelf zijn, jouw talenten ontdekken en je doelen vormgeven in een toekomstgerichte en stimulerende omgeving. We leggen de focus op de mensen achter de medewerkers.
In hartje Gent
Gent: de stad die wij een echte thuisbasis voor onze expertise mogen noemen. En waar we ons ook helemaal thuis voelen door de diversiteit en rebels kantje. Als Arteveldehogeschool bundelen we het grootste aantal experts op één locatie. Daarmee zijn we uniek in Vlaanderen. En Gent blijft natuurlijk de wijste stad van ‘t land.
Waar staan wij voor?
Een samenleving waarin het goed leven en werken is voor iedereen: daar draagt Arteveldehogeschool aan bij. Wij verleggen continu onze grenzen, samen met onze 1.500 medewerkers en 15.000 studenten. Wij zijn een gedreven expertisecentrum voor onderwijs, onderzoek en dienstverlening dat inzet op innovatie en kwaliteit. Een warme en professionele hogeschool waar we elke kans grijpen en kiezen met lef. Want wij zijn ondernemers en bricoleurs. De wereld van morgen begint hier. En die maken we samen. Expertisenetwerk Business en Management
Je gaat aan de slag in het expertisenetwerk (ENW) Business en Management. Dit netwerk is een referentie in bachelor- en graduaatsopleidingen, levenslang leren (postgraduaten en bijscholingen) en onderzoek in het studiegebied van het (internationale) bedrijfsleven en management. Je wil graag jouw passie voor deze dynamische en uitdagende wereld delen. Je werkplek zal zich voornamelijk situeren op Campus Kantienberg en Campus Stropkaai . Functie
Je bent medewerker van het team ’Beheer & Organisatie’ van het expertisenetwerk Business en Management dat opleidingen administratief en organisatorisch ondersteunt.
Je werkt nauw samen met je directe collega’s binnen hetzelfde administratieve (deel)team, de hoofden en de teamleiders, de docententeams en de coördinatoren van het expertisenetwerk Business en Management.
Je schrikt er niet voor terug om andere taken op te nemen volgens de noden van het moment.
Je onderhoudt goede werkcontacten met je collega’s en met andere betrokkenen zoals medewerkers van de opleidingen, van de diensten binnen de hogeschool, de studenten, kandidaat-studenten, andere stakeholders,….
Je rapporteert aan het hoofd Beheer en Organisatie.
In afstemming neem je een aantal specifieke verantwoordelijkheden binnen je opdracht op, waaronder:
Opleidingssecretariaat

Je draait mee in de dagelijkse werking van het opleidingssecretariaat (agendabeheer, opvolging mailbox, algemene administratie, opvolging bestellingen financiële documenten, ...).
Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en externen (op campus, telefonisch en via mail).
Je lost acute problemen op of kanaliseert de vragen naar de juiste personen.
Je verwelkomt en onthaalt bezoekers op de campussen (Kantienberg en Stropkaai).
Je bent betrokken bij de organisatie en praktische uitvoering van initiatieven en evenementen binnen de opleidingen (locaties vastleggen, bestellingen plaatsen, gasten ontvangen, communicatie,…).
...
Trajectbeheer en Taalscreening
Je bent het eerste contactpunt via mail en per telefoon voor studenten voor vragen rond hun studietraject: inschrijvingsprocedure, vrijstellingen, verkorte trajecten, … Waar nodig verwijs je door.
Je zorgt ervoor dat de informatie rond trajectbeheer , voor studenten en docenten, steeds up-to-date is.
Je verzorgt de praktische en administratieve organisatie van de taalscreenings Engels voor onze Engelstalige opleidingen
...
Bachelorproef
Je ondersteunt de administratieve en praktische opvolging van de bachelorproeven.
Je werkt nauw samen met de aanspreekpunten van de bachelorproeven en de docenten die de studenten coachen.
Je denkt proactief mee en werkt een haalbare planning uit voor de verdedigingen.
...
Profiel
Je beschikt over een bachelordiploma in een richting die uitstekende communicatieve , organisatorische en administratieve vaardigheden en sterke ICT-competenties garandeert (zoals Officemanagement, Organisatie en Management, Eventmanagement, Communicatiemanagement, …) of over relevante ervaring in een soortgelijke functie.
Je hebt uitermate veel zin om deel uit te maken van dit fijn en sterk team. Nieuwe processen leren kennen, geeft je energie, drive en voldoening. Ook de soms onvoorziene uitdagingen die daarbij gepaard kunnen gaan, schrikken je niet af. Integendeel, je wil mee je schouders zetten onder het geheel.
Je bent zeer klantvriendelijk en neemt ten allen tijde een dienstverlenende houdin g aan.
Je beschikt over een gezonde dosis inlevingsvermogen t.a.v. studenten en collega’s.
Je communiceert vlot naar studenten en docenten en je bent gericht op samenwerken . Je bent sterk in plannen en organiseren.
Je hebt een sterke analystische geest : complexe planningsvraagstukken dagen je uit. Je houdt van puzzelen . Je kan een vraagstuk vanuit verschillende invalshoeken bekijken en je denkt oplossingsgericht.
Je bent stressbestendig . Je kan op piekmomenten onderscheid maken tussen wat dringend is en wat nog even kan wachten. Je stemt hierover goed af en communiceert proactief naar betrokken collega’s.
Je bent flexibel . Op piekmomenten ben je bereid om langer door te werken. Ook voor belangrijke activiteiten (zoals bijv. infodagen, examens, …) ’s avonds of op zaterdag kunnen we occasioneel op je rekenen.
Je leert graag en snel nieuwe software programma’s kennen (Time Edit, Bamaflex, ERP, SMART, …). Vertrouwd zijn met een of meerdere van deze programma’s is een pluspunt.
Je ICT skills zijn sterk: je werkt vlot met de Microsoft-toepassingen (Word, Outlook, Teams, …); je kennis van Excel is zeer goed.
Je kan je vlot uitdrukken in het Engels.
Door je nauwgezette en punctuele manier van werken lever je verzorgd werk af dat geen verdere controle meer behoeft. Je bent betrouwbaar en discreet.
Je bent ondernemend, je denkt mee, je signaleert kansen of problemen en onderneemt waar nodig zelf acties. Je gaat problemen niet uit de weg en neemt verantwoordelijkheid op. Aanbod

Wanneer verwelkomen we je graag en welk statuut kunnen we jou bieden?

Een marktconform loon en een interessant statuut:
Salarisschaal niveau B ( B11 / B12 / B21 ), afhankelijk van je ervaring.
Opdrachtgrootte van 100 % opdracht zo snel mogelijk te starten tot 31/8/2025. We kijken samen uit naar een langdurige samenwerking. Deze functie kan in aanmerking komen voor omzetting naar statutair vacante uren of benoeming, volgens de geldende interne procedures.
Statuut: contractueel ATP (administratief technisch personeel) bepaalde duur .

Daarnaast bieden we jou :
Een jobinhoud afgestemd op jouw talenten. Zo word jij de beste versie van jezelf.
Werken in de bruisende stad Gent. Dat is elke dag gratis inspiratie.
Een team supertoffe collega’s. Daardoor kom je thuis.
Een uitgebreid aanbod aan opleidingsmogelijkheden en leerkansen. Omdat wij graag in jou investeren.
Thuiswerk is beperkt mogelijk en bespreekbaar. Omdat focus maar ook jouw werk-privé balans belangrijk is.
De hogeschool stelt een laptop ter beschikking.
Een aantrekkelijke verlofregeling. Want wij vinden dat hard werken dit verdient.
Een volledige terugbetaling van jouw woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en een fietsvergoeding (0,21 euro/km). Dat is onze bijdrage aan een beter leefmilieu. Meer informatie
Arteveldehogeschool omarmt diversiteit als motor voor kwaliteit en groei van en voor elke student en medewerker. Een diverse en multiculturele hogeschool is immers rijker en heeft oog voor elk talent . We zetten iedereen aan om zichzelf uit te dagen en nieuwe kansen te grijpen. Zo maken we onze ambities waar en verleggen we samen grenzen.
Solliciteren kan enkel online via https://jobs.arteveldehogeschool.be/ . We ontvangen graag jouw cv en motivatiebrief. Daarnaast dagen we je ook uit om te verduidelijken hoe het profiel van deze vacature bij jou past. Kandidaten die geselecteerd worden, krijgen een uitnodiging voor een eerste gesprek. Alle kandidaten ontvangen een bericht na afloop van de selectieprocedure. Daarna is feedback mogelijk.
Met vragen over de functie-inhoud kan je contact opnemen met Marjan Coene , hoofd Beheer en Organisatie binnen het expertisenetwerk Business en Management. Met andere vragen over deze vacature of selectieprocedure, contacteer coördinator HRM Saartje Cromheecke .
Al onze vacatures zijn opsplitsbaar in deelbetrekkingen of kunnen desgevallend samengevoegd worden.
Arteveldehogeschool is collectief gesloten van 12 juli tot en met 15 augustus.
Meer informatie over werken in hogescholen (informatie Vlaamse overheid) .