Administratief medewerker

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

FLAMES (https://www.flames-statistics.com/) is een inter-universitair initiatief van de doctoral schools in Vlaanderen. Zij organiseert en coördineert vorming van jonge Vlaamse onderzoekers, op vlak van kwantitatieve en kwalitatieve methoden en data science. Twaalf deeltijdse (academische) medewerkers, verspreid over de 5 Vlaamse Universiteiten, worden aangestuurd door een groep van 11 ZAP-leden. Het FLAMES team geeft cursussen aan de 5 universiteiten online en op de campus het hele jaar door, en tijdens een zomerschool.

2 - Functiebeschrijving

In je functie van administratief medewerker sta je in voor het datamanagement van onderzoeksoutput binnen de faculteit geneeskunde en farmacie ter ondersteuning van onderzoekers aan onze faculteit, en dit onder de vleugels van UMCOM (Universitair Medisch Centrum OnderzoeksManagament). Daarnaast sta je in voor de administratie in het FLAMES project.

Een greep uit je takenpakket binnen het UMCOM:

• Je maakt deel uit van het UMCOM: de administratieve cel van de UMC Onderzoeksraad die tevens ondersteuning biedt aan onderzoekers;
• Je zal data invoeren in de PURE database van o.a. publicaties van onderzoekers, open access, … Een opleiding in het werken met PURE wordt voorzien;
• Je biedt ondersteuning voor de organisatie en planning binnen de werking van UMCOR (vergaderingen plannen, versturen informatie aan de leden UMCOR, basis administratie,…)
• Eens ingewerkt, begeleid je andere medewerkers om publicaties in PURE te kunnen imputeren;

Een greep uit je takenpakket binnen FLAMES:

• Je bent een professional die het FLAMES project administratief en organisatorisch in goede banen helpt leiden.
• Je bent een dynamische kracht met ambitie en ervaring om dit pionierswerk binnen Vlaanderen administratief en logistiek mee op de rails te zetten.
• Tot de administratieve taken behoren onder meer :
  • Logistieke hulp bij het plannen en organiseren van cursussen,
  • het schrijven van jaarlijkse verslagen voor de doctoral schools,
  • leiding nemen in het opstellen en de verspreiding van de FLAMES-nieuwsbrief,
  • opvolging van financiële aangelegenheden, o.a. inschrijvingen van de zomerschool,
  • en notuleren tijdens vergaderingen.

Voor deze functie zal de Brussels Health Campus in Jette je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt minstens over een diploma hoger secundair onderwijs
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels;
• Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Access);
• Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige manier.
• Je werkt zeer nauwgezet en zorgvuldig met oog voor detail en deadlines;
• Je gaat steeds discreet en integer tewerk;
• Je neemt graag initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
• Je bent flexibel en in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;
• Je stelt de behoeften & wensen van de onderzoekers centraal en levert een gepaste en kwalitatieve dienstverlening;

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur, met een salaris gekoppeld aan graad 3, 4 of 5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
• Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
• Voordelige sportmogelijkheden;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurantsaan een aantrekkelijk tarief;
• Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan uiterlijk 23/04/2023 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
• Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door in de week van 24/04/2023 (onder voorbehoud van wijzigingen).
• Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op donderdag 04/05/2023(onder voorbehoud van wijzigingen).

Vragen over de functie-inhoud?

Contacteer prof. Koen Putman via Koen.Putman@vub.be (vragen rond de UMCOM-functie)
Contacteer prof. Kurt Barbé via Kurt.Barbe@vub.be (vragen rond de FLAMES-functie)

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer mevr. Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be of 0470/49.38.60

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: 0,5 VTE (werkingsuitkeringen) + 0,5 VTE (projectmiddelen)

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Geneeskunde en Farmacie

Omvang: voltijds

Functie: administratief medewerker

Gradengroep: 3-4-5

Wijze van begeven: werving