Administratief medewerker P&O Aan- en afwezigheden

Functieomschrijving

Binnen het departement Personeel en organisatie maak je deel uit van het team Aan- en afwezigheden dat instaat voor het dagelijks beheer van het planningssysteem SP-Expert.

• Je volgt de planningen van artsen en andere medewerkers van de toegewezen sector(en) & diensten op.
• Je zorgt voor correcte planningen waarop de loonverwerking van de personeelsleden kan gebaseerd worden.
• Je staat mee in voor de continuïteit en permanentie van de SP-Expert helpdeskfunctie.
• Je voert maandelijks een aantal controletaken uit in het planningssysteem SP-Expert.
• Je staat mee in voor de administratieve verwerking van o.a. omstandigheidsverlof en verlof voor overmacht.
• Je handelt vragen correct en tijdig af. Dit kunnen vragen zijn van zowel leidinggevenden als van medewerkers.
• Je verwerkt personeelsaanvragen en registreert de gegevens in het planningssysteem.
• Je implementeert nieuwe uurroosters of verlengt jaarlijks de bestaande uurroosters in het planningssysteem.
• Je rapporteert aan de dienstverantwoordelijke.

Gewenst profiel

• Je hebt minstens een diploma secundair onderwijs. Administratieve ervaring is een pluspunt.
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren.
• Kennis van de interne structuur en werking van het ziekenhuis is een pluspunt, je bent bereid kennis op te bouwen van de diensteigen terminologie en activiteiten.
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.
• Je speelt in op de (zorg)behoeften en noden van patiënten, hun omgeving en/of je klanten. Je hebt oog voor je eigen welzijn en dat van collega’s.
• Je bent en toont je verbonden met je collega’s, opdracht en beroep.
• Je staat open voor vernieuwing en groeit mee met verandering. Je werkt actief mee aan de verbetering van kwaliteit, omgeving, processen en producten.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
• Je bent sterk in planning en organisatie. Je bepaalt effectief doelen en prioriteiten, plant de nodige acties en gebruikt tijd en middelen om de vooropgestelde doelen/deadlines te bereiken.
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen, nauwkeurigheid, plannen en organiseren, kennis van MS Word en MS Excel (uitsluitend) en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). Kandidaten die voldoen aan de diplomavoorwaarden zullen een uitnodiging voor het afleggen van de pc testen ontvangen via mail tussen 12 en 13 mei 2022. Kijk zeker de ongewenste mails / spam na indien je geen mail zou ontvangen hebben. Indien je reeds bent opgenomen in de wervingsreserve voor administratief medewerker hoef je deze testen niet opnieuw te doen.

Deel 2: preselectie op CV en motivatiebrief. Kandidaten waarvan het profiel het best aansluit op het gevraagde profiel worden uitgenodigd voor het competentiegericht interview.

Deel 3: competentiegericht interview op maandag 23 mei 2022 (voormiddag).