Administratief medewerker poli Bloed Ademhaling en Spijsvertering

Functieomschrijving

• Je biedt administratieve ondersteuning aan de medewerkers van de dienst en aan de leidinggevende.
• Je beantwoordt telefonische interne en externe oproepen, verstrekt informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
• Je zorgt voor het ontvangen, sorteren en verdelen van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
• Je staat in voor een efficiënt en klantvriendelijk onthaal. Je treedt in overleg met de leidinggevende, verpleegkundige, arts waar nodig.
• Je volgt het intern en extern vervoer voor patiënten op. Je beantwoordt vragen, problemen en klachten en rapporteert hierover intern.
• Je maakt afspraken voor consultaties, behandelingen en onderzoeken.
• Je bezorgt de nodige attesten en getuigschriften aan de patiënten. Je staat in voor het opmaken van allerlei (medische) documenten.
• Je klasseert en archiveert diverse (papieren en digitale) documenten op een snelle en gestructureerde manier.
• Je voert administratieve taken uit op vlak van patiëntenadministratie.
• Je zorgt voor een optimale informatiedoorstroom en onderhoudt zowel interne als externe contacten.

Gewenst profiel

• Je hebt minstens een diploma secundair onderwijs. Administratieve ervaring is een pluspunt.
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren.
• Kennis van de interne structuur en werking van het ziekenhuis is een pluspunt, je bent bereid kennis op te bouwen van de diensteigen terminologie en activiteiten.
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.
• Je speelt in op de (zorg)behoeften en noden van patiënten, hun omgeving en/of je klanten. Je hebt oog voor je eigen welzijn en dat van collega’s.
• Je bent en toont je verbonden met je collega’s, opdracht en beroep.
• Je staat open voor vernieuwing en groeit mee met verandering. Je werkt actief mee aan de verbetering van kwaliteit, omgeving, processen en producten.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
• Je bent sterk in planning en organisatie. Je bepaalt effectief doelen en prioriteiten, plant de nodige acties en gebruikt tijd en middelen om de vooropgestelde doelen/deadlines te bereiken.
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.

Selectieprocedure

Deel 1: Computertesten (administratieve vaardigheden, redeneervermogen, plannen en organiseren, Word en Excel - uitsluitend). Kandidaten die voldoen aan de diplomavoorwaarden zullen een uitnodiging voor het afleggen van de pc testen ontvangen via mail tussen 15 en 18 april 2022. Kijk zeker de ongewenste mails / spam na indien je geen mail zou ontvangen hebben. Indien je reeds bent opgenomen in de wervingsreserve voor administratief medewerker hoef je deze testen niet opnieuw te doen.
Deel 2: Screening op CV en motivatiebrief.

Deel 3: competentiegericht interview op dinsdag 3 mei 2022 (voormiddag).