Administratief medewerker verpleegeenheid algemene inwendige ziekten en acute opname

Functieomschrijving

• Je staat in voor het klantvriendelijk onthaal van de patiënten, bezoekers, leveranciers, artsen op de verpleegeenheid.
• Je beantwoordt telefonische interne en externe oproepen, geeft informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
• Je zorgt voor het ontvangen, sorteren en verdelen van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
• Je maakt afspraken voor consultaties, behandelingen en onderzoeken.
• Je bezorgt de nodige attesten en getuigschriften aan de patiënten.
• Je verzorgt de patiëntenadministratie. Je beheert, verbetert en vervolledigt de patiëntendossiers.
• Je staat in voor het opmaken van allerlei (medische) documenten.
• Je klasseert en archiveert diverse (papieren en digitale) documenten op een snelle en gestructureerde manier.
• Je bereidt de verpleegdossiers voor: alle administratie m.b.t. opname, verblijf, behandeling en ontslag van patiënten.
• Je staat in voor het bewaken en bijsturen van de opname- en ontslagplanning in nauw overleg met de opnamedienst.
• Je treedt in overleg met de leidinggevende, de verpleegkundige of arts waar nodig.
• Je zorgt voor een optimale informatiedoorstroom en onderhoudt zowel interne als externe contacten.
• Je volgt het intern en extern vervoer voor patiënten op.
• Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit (bv. stockbeheer, probleemmeldingen via Facilink, …) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
• Je formuleert op eigen initiatief voorstellen inzake een adequatere werking van het onthaal en secretariaat.
• Je blijft bij op het vlak van de vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.

Gewenst profiel

• Je hebt bij voorkeur een administratieve opleiding gevolgd en hebt administratieve ervaring (waaronder klassement, archivering, postbedeling).
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je hebt ervaring met EPD, UltrAgenda, Oazis, SP-Expert of je bent bereid dit aan te leren.
• Kennis van de interne structuur en werking van het ziekenhuis is een pluspunt, je bent bereid kennis op te bouwen van de diensteigen terminologie en activiteiten.
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.
• Je speelt in op de (zorg)behoeften en noden van patiënten, hun omgeving en/of je klanten. Je hebt oog voor je eigen welzijn en dat van collega’s.
• Omgaan met diversiteit binnen het secretariaat, in klantenbenadering en klantenattitudes is voor jou een aangename uitdaging.
• Je bent en toont je verbonden met je collega’s, opdracht en beroep.
• Je bent discreet en integer. Je houdt je aan interne (diensteigen) procedures, reglementen en richtlijnen.
• Je staat open voor vernieuwing en groeit mee met verandering. Je werkt actief mee aan de verbetering van kwaliteit, omgeving, processen en producten.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
• Je bent sterk in planning en organisatie. Je bepaalt effectief doelen en prioriteiten, plant de nodige acties en gebruikt tijd en middelen om de vooropgestelde doelen/deadlines te bereiken.
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster en beschikt hierbij over de nodige stressbestendigheid.

Selectieprocedure

Deel 1: Computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), administratieve vaardigheden, plannen en organiseren en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). De testen gaan door op het UZ Gent.

Deel 2: screening op CV en motivatiebrief.

Deel 3: competentiegericht interview op donderdag 9 november 2023 (voormiddag).