Community & Office Manager Co-Working Space in Gent

Als Community & Office Manager ben je de spilfiguur om een levendige, boeiende omgeving te creëren voor al onze leden, bezoekers en gasten. Je runt de dagdagelijkse business, je bent verantwoordelijk voor klantenbinding en je bouwt met trots mee aan een actieve gemeenschap.

Je bent hét aanspreekpunt van de co-working space. Je zorgt voor het beheer en onderhoud en volgt de administratieve afhandelingen mee op.

Functie: Een typische dag in onze co-working space

Je start met een “killer koffie” en neemt jouw agenda door om te overlopen wie je zal ontmoeten.

Je zorgt dat alles klaar staat om de gasten een inspirerende bijeenkomst/meeting te bezorgen in een aangename en huislijke sfeer. Je controleerde vooraf alle nodige afspraken met onze Food & Beverages partner(s) en kijkt de vooropgestelde verzoeken na. Met jouw opmerkzaamheid check je de ruimtes ook op netheid zodat je waar nodig, de schoonmaakploeg kan bijsturen.

Je bevindt je meestal bij de receptie zodat je precies weet wat er speelt en begroet de binnenkomende members. Je begeleidt ze naar hun vergaderruimte en helpt ze bij het opstarten.

Een gesprek en rondleiding met een nieuw lid staat als volgt op jouw programma met als doel hen beter te leren kennen en te weten wat het bedrijf inhoudt. Je kan hen in contact brengen met andere members en ondertussen ook uitnodigen op een van onze events die je zelf zal organiseren.

Morgen verhuist er een nieuw bedrijf naar ons kantoor dus bereid je een welkomstpakket voor en de badges en sleutels liggen klaar voor hun check-in.

Hierna is het tijd om te genieten van een lekkere lunch waarbij je spontaan aansluit bij de co-workers; hen zo beter leert kennen en je met jouw persoonlijke flair verder bouwt aan de community. Dankzij dit actief contact begrijp je hun wensen en kan je hier sneller op inspelen.

‘s Middags staat er een overlegmoment ingepland met de jouw mentor/manager om te horen waar je graag in ondersteunt wordt of waar jouw uitdagingen op dat moment liggen.

Na de vergadering maak je een nieuwsbrief of bedenk je nieuwe content voor de socials. Je neemt ook tijd om je te focussen op administratieve taken zoals: het beheren van boekingen inclusief de facturatie, bestellen en beheren van catering en andere diensten, houd je de stockbeheer in de gaten,… . Je speelt een rol in de administratieve ondersteuning van het Alides sales & admin-team, waarvan je ook deel zal uitmaken.

Voor je het weet is het tijd om onze interactieve netwerksessie dat vanavond doorgaat voor te bereiden.

We zijn op zoek naar:

• een vlotte, warme en enthousiaste persoonlijkheid die van multitasken houdt en zeer hands-on is in het bieden van oplossingen.
• ervaring in een hospitality gerelateerde job is een meerwaarde maar wij staan ook open voor gemotiveerde en leergierige junior profielen.
• vloeiend in Nederlands en Engels, zowel schriftelijk als mondeling.
• uitstekende organisatorische skills.
• basiskennis van office pakket en social media is een plus.

• een inspirerende werkomgeving met ruimte voor eigen ideeën en initiatieven.
• training en persoonlijke ontwikkeling.

Wist je trouwens dat Gent zich vandaag profileert als dé city voor high-technologische investeringen en Gent beschouwd wordt als één van dé digitale start-up- en scale-upsteden? Van een top werklocatie gesproken!