Deskundige personeel (B1-B3)

Functiebeschrijving

1. Personeelsbeheer

Instaan voor de opmaak en het beheren van de persoonlijke dossiers van de medewerkers.
Doel: up-to-date houden van de informatie over de loopbaan van de verschillende medewerkers

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

• ontwikkelen van een performante en efficiënte loonadministratie met het oog op een correcte en tijdige betaling van de wedden, toelagen en vergoedingen
• toezien op een correct beheer en gebruik van het tijdsregistratiesysteem
• bijhouden van verschillende vergoedingen: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, onregelmatige prestaties …
• beheren en up to date houden van diverse dossiers: Dimona, pensioen, RSZ, …
• beheren en up to date houden van personeelsgegevens: adreswijzigingen, wijzigingen gezinssituatie, wijziging tewerkstelling, ...
• behandelen van aanvragen voor tijdelijke verlofstelsels
• opvolgen van aangiftes van arbeidsongevallen
• doorsturen van de nodige gegevens naar het sociaal secretariaat ter verwerking van de loonadministratie
• uitvoeren van gespecialiseerde werkzaamheden op het vlak van lonen, arbeidsvoorwaarden en personeelsbeheer

2. HR-beleid

Verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het HR-beleid van de organisatie.
Doel: ervoor zorgen dat de organisatie steeds beschikt over competente en gemotiveerde medewerkers, nodig om haar opdracht en doelstellingen te verwezenlijken

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

• invoeren van een HR-beleid en adequate processen in elke fase van tewerkstelling in de organisatie: instroom, doorstroom en uitstroom
• coachen, motiveren en ondersteunen van de dienst- en afdelingshoofden volgens de principes en richtlijnen van het HR-beleid
• zorgen voor een goed sociaal klimaat in de organisatie incl. het uitwerken en opvolgen van een positief aanwezigheidsbeleid
• organiseren van de onboarding van nieuwe personeelsleden, jobstudenten en stagiairs
• Organiseren van een kwalitatief HR-beleid inzake de werking en omkadering van de vrijwilligers
• organiseren van acties en activiteiten in kader van het welzijnsbeleid, evaluatiebeleid, ontwikkelbeleid, …
• begeleiden van moeilijke personeelsgesprekken (bv. ontslag, re-integratie na ziekte of afwezigheid, …)

3. Optimaliseren van het personeelsbudget en -bezetting

Het beheren en managen van het algemeen personeelsbudget over de ganse organisatie.
Doel: toezien dat budgetten en middelen op een kostenefficiënte manier worden ingezet

Dit omvat onder meer volgende taken:

• opvolgen van de personeelsbezetting en de formatie en signaleren van eventuele personeelsbehoeften aan het diensthoofd
• adviseren en ondersteunen bij de wijziging van het organogram
• ondersteunen van diensthoofden bij de opmaak van het personeelsbudget
• opvolgen van de subsidies en Riziv-financiering
• uitwerken van specifieke opdrachten rond kengetallen personeel

4. Rechtspositieregeling en diverse reglementen

Het opvolgen van de rechtspositieregeling en diverse reglementen rekening houdend met de steeds wijzigende regelgeving.
Doel: zorgen voor de opvolging van het juridisch kader voor personeelsbeheer en -beleid

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

• opmaken van ontwerpteksten voor de rechtspositieregeling, arbeidsreglementen en andere personeelsgerelateerde documenten
• realiseren van een uniforme toepassing van de regelgeving
• deelnemen aan het syndicaal overleg in een ondersteunende rol
• de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie
• vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen dienst

5. Communicatie

Instaan voor een open communicatie naar de burgers, de collega’s, externe partners en het bestuur.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

• staat mee in voor een vlot en professioneel contact met collega’s van de eigen dienst en daarbuiten
• signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers
• actief deelnemen aan intern en extern overleg
• beantwoorden van binnenkomende vragen en opmerkingen en doorverwijzen indien nodig
• uitleggen van complexe personeelsmaterie op een laagdrempelige wijze aan de medewerkers en leidinggevenden van de organisatie
• onderhouden van een constructief contact met de vertegenwoordigers van de vakorganisaties

Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

Competenties

• Integriteit
• Analytisch denken
• Plannen & organiseren
• Klantgerichtheid
• Teamwerk & samenwerken
• Organisatiebewustzijn
• Veranderingsbereidheid
• Leerbereidheid

Toelatingsvoorwaarden:

Algemene toelatingsvoorwaarden (= elke kandidaat moet hieraan voldoen):

Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je:

• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor je solliciteert. Dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag je daarover een schriftelijke toelichting voorleggen;
• De burgerlijke en politieke rechten genieten;
• Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van hun werk. Dit moet nagegaan worden voor de effectieve tewerkstelling.

Algemene en bijzondere aanwervingsvoorwaarden :

• Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
• In het bezit zijn van een bachelordiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs in een studierichting met affiniteit in personeelszaken of human resource management of vrijwilligerswerking.
• Slagen voor een selectieprocedure

Salaris

De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschaal B1-B3.

Nuttige beroepservaring uit de privésector of als zelfstandige wordt voor deze functie voor een maximaal in aanmerking genomen, op voorwaarde dat je ervaring relevant is voor de functie (deskundige personeel (HR) of ervaring met vrijwilligerswerking). Beroepservaring uit de overheidssector wordt onbeperkt meegenomen voor de valorisatie van de anciënniteit.

Extralegale voordelen

• Maaltijdcheques van 7,5 EUR waarvan je zelf 1,09 EUR bijdraagt
• Gratis hospitalisatieverzekering
• Fietsvergoeding van 0,15 EUR per km
• Terugbetaling treinabonnement en abonnement De Lijn voor woon-werkverkeer
• Smartphone
• Ruime opleidingsmogelijkheden
• Aansluiting bij de sociale dienst GSD-V met tal van voordelen en de kortingskaart PlusPas
• Vakantie: 32 dagen op jaarbasis, extra verlof bij dienstanciënniteit:
  > 5 jaar ononderbroken anciënniteit: +1 dag;
  >15 jaar ononderbroken anciënniteit: +1 dag;
  > 25 jaar ononderbroken anciënniteit: +2 dagen;
  > 30 jaar ononderbroken anciënniteit:+ 2 dagen.

En wat nog meer ...

• Een uitgebreid aanbod van functiegerichte opleidingen en on-the-job-trainingen.
• Een flexibele arbeidsorganisatie met glijtijden, kansen tot telewerk en aandacht voor de work-life balance.
• Een gevarieerd aanbod van personeelsactiviteiten en teambuilding om je collega’s beter te leren kennen.

Solliciteren ?

We verwachten je kandidatuur uiterlijk 23 december 2021 om 23u59u,via onze website jobs.nieuwpoort.be.
Een volledige kandidatuur bevat je cv, motivatiebrief, een kopie van je diploma en een recent uittreksel uit het strafregister (max. 3 maanden oud).