Dossierbeheerder Studentenadministratie

Hogeschool PXL is met meer dan 10000 studenten en 1150 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio.In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagenwe elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijkleiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen excellentie in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.

• Uitvoeren van alle stappen bij het inschrijven van de studenten;

• Behandelen van aanvragen tot laattijdige inschrijving;

• Behandelen van aanvragen tot toelating op basis van bijzondere toelatingsvoorwaarden;

• Opvolging en verwerking individuele trajecten, faciliteiten, vrijstellingen, …;

• Samenstelling en opvolging van studentendossiers;

• Opvolging elektronisch studentendossier in Bamaflex;

• Aanvragen tot studievoortgangscontrole;

• Puntenadministratie;

• Voorbereiding deliberaties;

• Administratieve opvolging bij het afsluiten van de dossiers na proclamatie of uitschrijving;

• Je volgt het Vlaams opleidingsverlof (beleid en praktische uitvoering) op als aanspreekpunt voor de hogeschool;

• Je volgt de werkzaamheden van de dienst Studiegelden voor de basisopleidingen (bachelor, graduaten, bachelor-na-bachelor) mee op (o.a. maken van berekeningen, versturen van overschrijvingen, opvolgen van communicatie met de studenten en de ouders etc.)

• Ondersteuning bij introductiedagen;

• Medewerking bij infodagen en proclamaties;

• Opstellen van allerhande lijsten;

• Specifieke mailings naar studentengroepen;

• EHBO;

• Je kan zelf je taken plannen, je hebt zin voor orde en systematiek.

• Je anticipeert op problemen, wijzigende reglementering, … die zich binnen jouw takendomein voorzien, je beschikt hiervoor over een analytisch vermogen en werkt bij voorkeur oplossingsgericht.

• Je ben goed in het maken van syntheses en kan deze op een heldere manier presenteren.

• Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties.

• Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht.

• Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep.

• Je bent contactvaardig en weet tegelijk discreet om te gaan met confidentiële informatie.

• Je hebt een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid en organisatiebetrokkenheid.

• Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayersmentaliteit.

• Je hebt bij voorkeur minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie en je hebt voeling met het hoger onderwijs (cfr. dossierbeheerder – coördinerende rol, zelfstandig werken)

• Je voldoet aan de algemene voorwaarden voor de toegang tot een ambt van de hogeschool (cfr. artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs; http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=14650).

• Kennis met het softwarepakket Bamaflex;

• Basistalenkennis Engels en Frans;

• Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, …);

• Notie van EHBO.

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

• Weerhouden kandidaten uit de preselectie worden uitgenodigd voor deelname aan de selectiegesprek. De selectie kan worden uitgebreid met een assessment- en/of technische proef naargelang noodwendigheid.

• Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of beperking.

• Het selectiegesprek zal doorgaan in de week van 20/12/2021. Noteer het alvast in je agenda.