financieel administratief medewerker

Beschrijving

Laat de stad door je aderen stromen bij de Dienst FM Onderwijs van het Departement Facility Management.

We zoeken momenteel 2 financieel administratief medewerkersdie binnen de Dienst FM Onderwijs zullen werken. Je bent individueel én samen met jouw collega’s verantwoordelijk voor een goede administratieve ondersteuning van de dienst. Indien nodig spring je bij in het werk van collega’s. Je werkt actief mee aan initiatieven die de werking van de dienst in efficiëntie verbeteren of zorgen voor een administratieve vereenvoudiging.

Bouw mee aan een stad voor alle Gentenaars via onderstaande taken:

• Je maakt bestelbonnen op en verwerkt deze in de beschikbare toepassingen zoals SAP, SRM, Ariba, Planon en MS Excel.
• Ter ondersteuning van de interne bestellers, volg je de verdere afhandeling van deze bestellingen op. Je behandelt de vorderingen voor deze bestellingen en maant, indien nodig, contractanten aan om creditnota’s op te maken.
• Op periodieke basis bevraag je de interne collega’s over de stand van zaken van de bestelling(en), vorderingen en/of facturatie.
• Je behoudt het overzicht van de gemaakte en geplande uitgaven van de dienst en rapporteert hierover.
• Je respecteert de gemaakte interne afspraken. Dit zowel op dienstniveau als organisatiebreed.
• Je werkt op een transparante wijze waardoor collega’s eenvoudig taken van jou kunnen overnemen.
• Daarnaast heb je allerlei andere administratieve taken:
  • Je zorgt voor de administratieve verwerking van as-built-dossiers (digitaliseren, archiveren en ontsluiten), verslagen, keuringen, attesten, vergunningen en werkorders.
  • In het gebouwbeheersysteem Planon beheer je actief de gegevens.
  • Je biedt ook ondersteuning bij de verwerking en opvolging van raamcontracten, vorderingsstaten en prijsvragen.
  • Je behoudt het overzicht van de gepresteerde uren en gemaakte kosten door de uitvoerende teams van de dienst.
  • Je notuleert tijdens interne vergaderingen en zorgt voor een goede organisatie hiervan.
  • Uit beschikbare gestelde informatie maak je technische en/of financiële rapporten op.
• Je bemant enkele dagen per week de telefoonpermanentie.

Wat krijg je van ons?

• Een voltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op C niveau.
• Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks startloon vanaf € 2.303 (0 jaar ervaring)
• Een afwisselende job, met veel menselijk contact en heel wat verantwoordelijkheden;
• De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen;
• Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag;
• Ecocheques (€200 per jaar);
• Een aantrekkelijke tweede pensioenpijler;
• Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding;
• Een gratis hospitalisatieverzekering;
• Eindejaarspremie;
• Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen;
• De mogelijkheid tot telewerk en glijdende werkuren;
• De tewerkstellingsplaats is Sint-Salvatorstraat 16 in Gent. In functie van het toegewezen takenpakket kan er gevraagd worden om tijdelijk of sporadisch ook op andere locaties te werken.

We vullen deze vacatures in en leggen een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is.Deze gebruiken we dan ook voor toekomstige vacatures. Ook andere diensten kunnen beroep doen op deze wervingsreserve bij gelijkaardige functies.

Wat zijn de voorwaarden?
Om deel te nemen moet je voldoen aan volgende voorwaarden:

• Ofwel heb je een diploma hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig diploma of een attest/certificaat van een opleiding tot administratief medewerker uitgereikt door een erkende onderwijsinstelling.
• Ofwel heb je 1 jaar relevante professionele werkervaring als administratief medewerker of een ervaringsbewijs administratief medewerker.
• Bij start voldoe je aan de algemene voorwaarden.

Ben jij onze nieuwe administratief medewerker?
Schrijf je in ten laatste op 11/01/2024 door onderaan op de knop ’Solliciteer nu’ te klikken.
Je sollicitatie is pas geldig als je alle onderstaande documenten aan je dossier hebt toegevoegd:

• Een recent cv. Vermeld de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud in je cv. Het moet duidelijk zijn dat je aan de ervaringsvereiste voldoet.
• Een kopie van je diploma. Als je een hoger secundair onderwijs hebt, voeg dit dan toe aan jouw online dossier. Een aantal computergestuurde testen zijn voor jou dan niet-eliminerend.

Ben je laatstejaarsstudent?
Ook jij kan solliciteren. Je moet wel bewijzen dat je laatstejaarsstudent bent op het moment van uiterste inschrijvingsdatum door je inschrijvingsbewijs toe te voegen.

Heb je een buitenlands diploma?
Bezorg ons dan vóór de uiterste inschrijvingsdatum een gelijkwaardigheidsattest of het bewijs dat je de gelijkwaardigheid van je diploma hebt aangevraagd. Hiervoor kan je bij NARIC terecht.
Wat zijn de selectiestappen?
De selectie start met een preselectie op basis van competenties/ervaring en motivatie voor deze functie. Hierna worden de volgende stappen doorlopen:

• Computergestuurde testen die relevant zijn voor het niveau en de inhoud van de functie. Deze testen worden enkel afgenomen als je niet beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs.
• Een vaardigheids- en inzicht deeldat bestaat uit een set van proeven waarbij jij jouw administratieve vaardigheden en expertise kan aantonen.
• Een mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een aantal competenties aantoont via o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases,...

Het vaardigheids- en inzicht deel gaat onder voorbehoud van wijzigingen door op 23 januari 2024, het mondeling deel gaat door op 6 februari en 9 februari 2024. Bekijk zeker ook je spam. Soms komen onze uitnodigingen hier in terecht.
Welke competenties meten we in de selectieprocedure?

• Klantgericht handelen
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Schriftelijk communiceren
• PC kennis hebben
• Organiseren
• Nauwkeurig werken

Heb je nog vragen over deze vacature?

• Over de functie-inhoud:
  Contacteer Lieven Willems, afdelingshoofd Facilitair Beheer, Dienst FM Onderwijs, 0497 48 37 17, Lieven.Willems@stad.gent.
• Over de procedure en arbeidsvoorwaarden:
  Onze collega van Dienst Selectie staat voor je klaar: Laure Caus, 0470 21 36 15, Laure.Caus@stad.gent.
  Of bel ons op 09 266 75 60 of mail naar jobs@gent.be.

Gent is voor iedereen!
Gent gaat voluit voor gelijke kansen en erkent de diverse samenleving waarin we leven. Jouw uniekheid op basis van leeftijd, geslacht, genderidentiteit, etnische afkomst, geaardheid, geloof, beperking of nationaliteit versterkt onze organisatie.