Hoofd Administratieve aangelegenheden/Office Manager Brussel

Onze klant is een internationale federatie actief in het domein van duurzame ontwikkeling. Hun belangrijkste missie is het aanbieden van een brede waaier van diensten aan hun leden. Deze diensten variëren van het opvolgen van EU-wetgeving tot het stimuleren van uitwisseling van ‘best practices’ door middel van de organisatie van workshops en conferenties. Ze zijn in het centrum van Brussel gelegen en hebben ongeveer 70 medewerkers.

Ze zijn vandaag op zoek naar een Office Manager voor hun Global Growth Departement.

Doel van de rol

• De administratieve activiteiten overzien die de operaties binnen de 15 satellietkantoren wereldwijd faciliteren
• Een vlotte werking van deze kantoren verzekeren d.m.v. het coördineren van bepaalde HR gerelateerde, financiële en juridische informatie in samenwerking met de lokale departementshoofden (van HR & Administration, Finance, Legal) in het Brusselse hoofdkantoor
• Issues of problemen binnen de satellietkantoren intern op de agenda zetten en verder uitzoeken, alsook een vlotte & transparante communicatie verzekeren tussen het hoofdkantoor in Brussel en de satellietkantoren
• Nauw samenwerken met en rapporteren aan de 3 Regionale Directeurs en de Secretaris-Generaal
• Coachen en aansturen van de Assistente binnen het departement

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Coördineren van de financiële administratie van het Global Growth departement; het overzien van de financiële administratie & budget van de satellietkantoren (in samenspraak met het hoofd van elk kantoor)
• Verwerken van inkomende en uitgaande facturen en betalingen
• Erop toezien dat alle informatie gevalideerd wordt en ook op tijd wordt verzameld door alle kantoorverantwoordelijken; eveneens verzekeren dat het ganse proces overeenstemt met bedrijfsreglementeringen, -richtlijnen en voorschriften
• Beheren van de algemene administratie van het departement in overeenstemming met de statuten en interne regels, onder supervisie van de Raad van Bestuur en rekening houdend met de bedrijfsrichtlijnen
• Als aanspreekpunt optreden tussen de verantwoordelijken van de satellietkantoren in de verschillende landen en het HR Departement in Brussel om zo te zorgen voor een vlot beheer van alle HR-aspecten in de satellietkantoren (contracten, functieomschrijvingen, arbeidscontracten, rekruteringen, training & development, enz.)
• Coachen en superviseren van de assistente van het departement (die ook vanuit Brussel werkt)
• In samenwerking met een externe advocaat, de Financiële Directeur en het kantoor van de Secretaris-Generaal; de compliance aspecten van de regionale kantoren coördineren (huidige structuren, contracten, wettelijk kader van de verschillende structuren, fiscale issues, enz.).
• Faciliteren van de communicatie en coördineren van de informatiedoorstroming met interne en externe stakeholders: ondersteuning bieden qua workflow management en wettelijke procedures, reserveren van zakenreizen, formatteren van documenten, enz.
• Teamleden in Brussel en in de satellietkantoren ondersteuning & begeleiding bieden, erop toezien dat hun persoonlijke ontwikkeling en welzijn in overeenstemming zijn met de bedrijfswaarden (RISE). Zorgen voor de handhaving van bedrijfsbeleid en -procedures.
• De jaarlijkse evaluaties coördineren in samenwerking met de verantwoordelijken van de satellietkantoren, erop toezien dat de processen correct gevolgd worden en binnen de juiste termijnen. Helpen bij het ontwikkelen en implementeren van duidelijke en inclusieve HR-processen.
• Participeren in de implementatie van een HR-strategie gebaseerd op het stimuleren van autonomie, betrokkenheid, samenwerking, samenhorigheid, creativiteit, openheid en aanvaarding van constructieve feedback. Identificeren en promoten van doorgroeimogelijkheden voor de medewerkers.

Onze ideale kandida(a)t(e) beantwoordt aan het volgende profiel:

• Een Master diploma in een relevant domein (Financiën, Economie, Rechten, HR, Internationale Relaties, …)
• Minstens 10 jaar ervaring waarvan 5 jaar in een zeer gelijkaardige rol (Office Management; administratieve coördinatie met HR, juridische & financiële verantwoordelijkheden; strategische/high-level Executive Assistant rol inclusief project management verantwoordelijkheden, enz.)
• Een voorgaande ervaring in een multinationale en multiculturele context is cruciaal, evenals aandacht hebben voor culturele gevoeligheden (de 15 satellietkantoren zijn verspreid over de 5 continenten)
• Een excellente mondelinge en schriftelijke communicatie in het Engels. Een zeer goed niveau in het Frans, Spaans of Duits is eveneens vereist.
• Goede kennis van MS Office (Word Excel, PowerPoint)
• In staat zijn om complexe issues en problemen zelfstandig maar ook in teamverband aan te pakken, sterk analytisch en probleemoplossend vermogen
• Matuur en besluitvaardig persoon met een sterke zin voor verantwoordelijkheid & initiatief, in staat om mensen te overtuigen en te engageren
• Sterke project management vaardigheden, procesmatig aangelegd
• Coöperatieve spirit, in staat om dagelijks met virtuele teams te werken, sterke multitasking vaardigheden, in staat om de juiste prioriteiten te stellen en deze ook flexibel aan te passen aan wisselende omstandigheden
• Hoge motivatie om op een positieve en flexibele manier bij te dragen aan een heel boeiend & dynamisch maar complex team

Aanbod

• Startdatum: zo snel mogelijk
• Een voltijds contract van onbepaalde duur
• Locatie: bedrijf is centraal gelegen in Brussel en bijgevolg vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.
• Een competitief salaris met een volledig extralegaal voordelenpakket, inclusief maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering, 100% terugbetaling van de kosten van het openbaar vervoer, thuiswerkmogelijkheden, …).
• De mogelijkheid om boeiende ervaringen en ideeën uit te wisselen met leden en met topexperten over de hele wereld en dit binnen een zeer internationale en multiculturele omgeving.
• Een unieke sector en omgeving waar er echt een verschil gemaakt wordt (duurzame ontwikkeling)!