Niveau C - assistent - medewerker dienst LIK & gerechtelijk bureel

PZ Lokeren is een dynamisch korps dat bestaat uit 120 personeelsleden.

U zal deel uitmaken van de de stafdienst Lokaal Informatiekruispunt & Gerechtelijk bureel.

• • Administratieve ondersteuning bieden binnen de afdeling/dienst en zorgt hierbij voor een correcte registratie en behandeling van allerlei binnenkomende en uitgaande dossiers.
  • Beheer en opvolging van de inkomende en uitgaande informatiestromen zoals : algemeen e-mailbeheer, telefoon- en faxbeheer, in- en uitgaande briefwisseling.
  • Administratieve verwerking van de briefwisseling met bijzondere aandacht voor de huisstijl en correct taalgebruik.
  • Registreren en doorsturen allerlei binnenkomende en uitgaande administratieve en gerechtelijke stukken (briefwisseling, kantschriften, …).
  • Beantwoorden van telefonische vragen in verband met administratieve en gerechtelijke dossiers.
  • Meewerken aan een vlotte werking van het secretariaat.
  • Toepassen van instructies.
  • Voorbereiding en verslaggeving van vergaderingen.
  • Zelfstandig opvolgen en afhandelen alle zaken m.b.t. de toegekende bevoegdheidsdomeinen, binnen het opgegeven kader.
  • Dagelijks aanspreekpunt voor interne en externe diensten/personen waarbij een klantgerichte en positieve houding centraal dienen te staan. Meer specifiek het uitbouwen en onderhouden van een netwerk aan contacten met de parketadministratie.
  • Bijhouden en bijwerken van het register in beslagnames + periodiek overbrengen naar Parket
  • Bijhouden en bijwerken van het register “getakelde voertuigen” + periodiek overmaken aan Parket.
  • Bijhouden en bijwerken van het register rijverboden.
  • Opstellen informatieberichten (tekst en beeld).
  • Administratie en contact met stadsdiensten o.a. GAS, aanhoudingen, onmiddellijke intrekkingen enz…
  • Visioneren van beelden van het stadscameranetwerk (real time en retro-actieve bevragingen), het aanleggen van fotodossiers van inbreuken.
  • Beschikbaar zijn voor bijkomende ordediensten (bijv. Lokerse Feesten, …)

• • Gegevens en ideeën mondeling kunnen overbrengen in AN op een vriendelijke, beleefde, tactvolle, correcte, vlotte en duidelijk gestructureerde manier.
  • Uiteenlopende documenten begrijpen en gebruiken om zijn taken uit te voeren, alle nuttige informatie inwinnen.
  • Feiten, ideeën, meningen alsook aan het werk gerelateerde courante documenten schriftelijk overbrengen in de juiste structuur en terminologie, zonder schrijffouten en in begrijpbare, grammaticaal correcte taal.
  • Het vermogen om informatie van derden met gezond verstand te beoordelen en daarbij het essentiële van het bijkomstige te kunnen onderscheiden.
  • Verzorgd voorkomen
  • Discreet, tactvol, beleefd, assertief, respectvol en stressbestendig. Geheimhoudingsplicht.
  • Kennis van de eigen organisatie en zichzelf kunnen situeren in de eigen organisatiestructuur + kennis van de hoofdactiviteiten van het eigen werkdomein.
  • Het zelfstandig correct gebruiken van de juiste technische hulpmiddelen bij het uitvoeren van taken volgens de geldende voorschriften en normen.
  • Het zelfstandig, correct en systematisch uitvoeren van te kennen en steeds terugkerende taken.
  • De gekregen instructies uitvoeren op een ordelijke en methodische manier met het respecteren van de tijdslimieten.
  • Zijn activiteit opvolgen, de hindernissen die men tegenkomt identificeren en ze signaleren.
  • Bereidheid samen te werken met collega’s, andere diensten, ander functionaliteiten.
  • Actief luisteren naar anderen. Initiatief nemen tot samenwerking indien gepast/gewenst;
  • Wederzijds begrip en respect.
  • Zich een mening vormen over een eenvoudig onderwerp en die mening kunnen verdedigen.
  • Het vermogen om niet toe te geven aan emoties, zijn zelfbeheersing behouden.
  • Zelfvertrouwen, vastberadenheid en zekerheid in de functie.
  • Initiatief nemen.
  • Het effectief en efficiënt invullen van de eigen werktijd.
  • Veranderingsbereidheid en –capaciteit.

Tijdens een interview zal worden gepeild of de kandidaten voldoen aan hogergenoemd profiel.