Officemanager

Contenuto del lavoro

Functieomschrijving

Als kantoormanager van BAAKN Advocatenkantoor ben jij de spilfiguur die zorgt voor de vlotte werking van het kantoor. Je bent verantwoordelijk voor de algemene operationele organisatie en het financieel beheer van de interne boekhouding. Jij zorgt ervoor dat de advocaten en medewerkers zich volledig kunnen focussen op hun kernactiviteiten door een professioneel beheer van alle ondersteunende processen.

Operationele taken

• Coördineren en optimaliseren van de dagelijkse werking van het kantoor
• Aansturen en ondersteunen van het secretariaat
• Opvolgen en beheren van kantoorcontracten (leveranciers, onderhoudsdiensten, IT-ondersteuning, sponsorcontracten, … .), melden en opvolgen van klachten of storingen binnen de werking van het kantoor (softwarestoring, storing telefoon of internetverbinding melden, opvolgen aantal afdrukken, …)
• Organiseren en optimaliseren van interne processen en procedures, in overleg met de vennoten, voorbereiden maandelijkse managementvergaderingen
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor alle operationele vragen van medewerkers en externe partijen
• Na intern overleg met de vennoten nauw contact met marketingpartner van BAAKN en opvolgen uitvoering contract: interne opvolging voor het aanleveren content door medewerkers (eigen opmaak planning), opvolging uitvoering planning van publicaties, bijsturen lay out en look & feel van publicaties op instructie van vennoten

Financieel beheer

• Verantwoordelijk voor het opstellen en opvolgen van de interne boekhouding (aan - en verkoopfacturen) op instructies van de vennoten
• Debiteurenbeheer en creditmanagement
• Voorbereiden van maandelijkse en jaarlijkse financiële rapportages
• Maandelijkse opvolging gerealiseerde omzet
• Ondersteuning bieden bij budgetbeheer en kostencontrole
• Nauw samenwerken met de externe accountant en het aanleveren van de nodige documenten
• Beheer van verzekeringen en compliance met betrekking tot financiële verplichtingen
• Beheer derdenrekening (dagelijks)
• Onderhouden en opbouwen van cliëntrelatie aangaande allerhande vragen over facturatie en afbetalingen

Vereisten

• Minimaal een bacheloropleiding in bedrijfsmanagement, boekhouding of een gelijkaardige richting of gelijkwaardig door aangetoonde werkervaring of referenties
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen de juridische of zakelijke dienstverlening
• Grondige kennis van MS Office (Excel, Word, Outlook) en ervaring met boekhoudsoftware (Exactonline)
• Goede kennis van financiële processen en administratieve procedures
• Ervaring in het optimaliseren van operationele werkprocessen

Persoonlijke competenties

• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden
• Nauwkeurig en oog voor detail
• Duidelijk, doch klantgericht communiceren
• Proactief en oplossingsgericht ingesteld
• Stressbestendig en in staat prioriteiten te stellen
• Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie

Wat bieden wij?

• Een uitdagende en veelzijdige functie binnen een professioneel en ambitieus advocatenkantoor
• Een aantrekkelijk salaris, aangevuld met extralegale voordelen
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen
• Een aangename werksfeer in een modern kantoor

Ben jij de gedreven en georganiseerde kantoormanager die wij zoeken?

Aarzel niet en solliciteer vandaag nog! Stuur je CV en motivatiebrief naar info@baakn.be