Ondersteuner internationale mobiliteiten en mobiliteitstool – O&S, International Office (100%)

Contenuto del lavoro

• VACATURE-
  
  

Bij UCLL, de hogeschool van de Moving Minds, vind je een omgeving vol innovatie, maatschappelijke betrokkenheid en creativiteit. Hier gaan we verder dan traditioneel onderwijs en onderzoek. We brengen mensen en ideeën in beweging, in Limburg, Vlaams-Brabant en zelfs ver daarbuiten. Wil jij deel uitmaken van ons gedreven team, en word jij onze nieuwe Moving Mind?

Ondersteuner internationale mobiliteiten en mobiliteitstool – O&S, International Office (100%)

Het team waarvan je deel uitmaakt is ingebed in de hogeschoolbrede Dienst Onderwijs en Studenten (O&S). Je werkt dagelijks nauw samen met vier collega’s die samen als international back office de mobiliteiten van de studenten en docenten (hoofdzakelijk binnen Erasmus-beurzen systeem) opvolgen. Bijzondere aandacht en tijd in je opdracht gaan uit naar de gebruikersondersteuning en -professionalisering van de digitale beheerstool Mobility Online.

Als ondersteuner mobiliteiten en mobiliteitstool in de dienst O&S ben je verantwoordelijk voor de communicatie, professionalisering en helpdeskrol m.b.t. Mobility Online, naast het functioneel beheren van de tool. Samen met de andere collega’s van het international back office sta je in voor informatie, beheer, ondersteuning en rapportering van de internationale mobiliteit van studenten en personeel.

Verantwoordelijkheden

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor gebruikersvragen bij de digitale beheertool Mobility Online. Je neemt vragen binnen, beantwoordt ze vanuit je (IT-)kennis van de tool die je opbouwt, of dispatcht ze naar de betreffende collega’s met oog op een klantvriendelijke doorlooptijd van vraag tot antwoord.
• Je staat in voor een deel van de communicatie met zowel studenten als collega’s m.b.t. mobiliteiten en Mobility Online en begeleidt hen mee doorheen de administratieve procedures.
• Je bent, in nauw overleg met de functioneel beheerder, verantwoordelijk voor het ontwerp en de realisatie van professionaliseringsinitiatieven m.b.t. Mobility Online. Je doet de redactie van handleidingen, organiseert online of fysieke workshops en Q&A-sessies voor de eindgebruikers.
• In teamverband met de andere medewerkers van het International Office ondersteun en beheer je mee de beursmogelijkheden en flows voor internationale mobiliteiten van studenten en personeel.
• Je werkt mee aan:
• een goed functionerende, op expertise gebaseerde back office voor internationalisering,
• de communicatie over Internationalisering naar diverse doelgroepen en via verschillende kanalen zoals intranet, online of fysieke infosessies, ad hoc beantwoorden van binnenkomende vragen,
• de voorbereiding, opvolging en rapportering van mobiliteiten en beurzen binnen de teamwerking en in de respectievelijke systemen,
• de verdere ontwikkeling van de digitale beheertool Mobility Online samen met de functioneel beheerder,
• de optimalisatie van de mobiliteitsprocessen. Je respecteert hierin de tijdslijnen.
  
  
• Je plant en coördineert je eigen werk met oog voor efficiëntie, kwaliteit en prioriteiten.
• Je engageert je voor een continuering van de ondersteuning bij acute voorvallen met flexibiliteit in werkuren.
• Je rapporteert aan de O&S teamcoördinator Onderwijs en Internationalisering.
  

Profiel

• Je beschikt over een stevige set didactische en ICT-vaardigheden. Je kan via een gepaste methodiek en aanpak als geen ander eindgebruikers wegwijs maken in wat zij moeten weten.
• Ervaring met IT- of helpdeskaspecten van digitale tools is een sterke troef.
• Je handelt met focus op dienstverlening en vanuit een uitgesproken houding van klantvriendelijkheid.
• Je hebt een sterk probleemoplossend vermogen: je zoekt naar- en komt tot haalbare oplossingen via de juiste communicatie. Je bouwt een intern netwerk op en coacht medewerkers van wie je informatie nodig hebt en met wie je samenwerkt.
• Je bent resultaatsgericht met oog voor detail en respect voor deadlines en procedures.
• Je bent communicatief sterk: je kan moeilijke materie verwerken en vervolgens doelgericht vertalen voor de verschillende stakeholders, je bent daarbij toegankelijk en overtuigend.
• Zowel je geschreven als gesproken Nederlands als Engels zijn bijzonder vloeiend.
• Je bent een teamspeler, met de nodige flexibiliteit bij bv. hiaten in- of bij onvoorziene (team)omstandigheden in de ondersteuning die soms acuut voorvallen.
• Je hebt bij voorkeur een bachelor diploma.
• Regelmatige verplaatsingen naar en tussen de verschillende UCLL campussen zijn voor jou geen probleem.
  
  

Wij bieden een uitdagende functie in een dynamische organisatie

• Een overeenkomst (100%, of 80% is bespreekbaar) van bepaalde duur t.e.m. 31/08/2025, als contractueel bediende bij UC Leuven vzw, met startdatum zo snel mogelijk (in onderling overleg bespreekbaar). Het contract kan verlengd worden na een positieve evaluatie. Interne kandidaten kunnen hun statuut behouden of krijgen een tijdelijke ambtswijziging naar het ATP-statuut.
• Verloning volgens het officiële barema B11.
• Er kan tot maximaal 10 jaar nuttige beroepservaring worden meegenomen.
• Mogelijkheid tot virtueel of fysiek reizen voor contacten met internationale partners.
• Standplaats is één van de Leuvense UCLL-campi, onderling overeen te komen.
• Verder bieden we:
• 100% terugbetaling van duurzame mobiliteit voor woon-werkverkeer (openbaar vervoer en/of fiets),
• een onkostenvergoeding voor mobiliteit i.f.v. dienstverplaatsingen,
• de mogelijkheid tot flexibele combinatie van hybride/telewerken en on-campus werken,
• een mooi aantal vakantiedagen,
• interessante opleidingsmogelijkheden,
• een laptop,
• kortingen via Samen Aankoop,
• een Lerarenkaart,
• en de optie om een hospitalisatieverzekering te nemen aan een gunstig tarief.
  
  
  

Deze functie kan in aanmerking komen voor omzetting naar statutair vacante uren of benoeming, volgens de geldende interne procedures.

Lees meer over onze arbeidsvoorwaarden op de website.

Selectieprocedure

Solliciteren kan enkel via CV Warehouse en dit tot en met 22 oktober 2024.

De selectie doorloopt volgende stappen: briefselectie op basis van CV en motivatiebrief, gevolgd door een interview met de selectiecommissie.

Voor meer informatie kan je terecht bij Jeroen Thys, Teamcoördinator Dienst O&S - Onderwijs en Internationalisering (jeroen.thys@ucll.be, +32 499 421 572).

UCLL wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing komen. We selecteren kandidaten op basis van hun competenties, passies en talenten, ongeacht gender, leeftijden, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking.