Responsable de formation

Contenuto del lavoro

offre d’emploi RC2024/022CDD bis

La Philosophie et Sciences Sociales – Service centre de formation continue en sciences humaines et sociales (HUSCI) recrute :

Un·e agent.e administatif.ve de formation

Pour un CDD d’un an à temps plein

(En vue d’un CDI contractuel)

Contexte :

QUI SOMMES-NOUS ?

ULB Husci est le Centre de formation continue en Sciences Humaines et Sociales de l’Université libre de Bruxelles. Notre mission est de proposer et rendre accessible des parcours et formations de qualité tout au long de la vie. Pour cela, nous accompagnons, innovons, créons et rêvons avec des organisations et professionnel·les pour qu’ils puissent développer leur employabilité et compétitivité. Nous cherchons à ouvrir l’Université et transférer les savoirs vers la société pour dynamiser la participation citoyenne et faciliter la cohésion sociale.

ULB HUSCI est un des leaders de la formation tout au long de la vie à Bruxelles et en Wallonie ouvert à toutes et tous. Nous accueillons plus de 2.500 personnes par an. Nos programmes bénéficient des dernières innovations de la recherche et sont résolument construits pour libérer le potentiel de chaque apprenant·e, peu importe leurs parcours antérieurs. Pour nous, les mots : humain, écoute, innovation, service et confiance ne sont pas que des slogans. Ils nous guident pour accompagner nos apprenant·es tout au long de la vie.

ULB HUSCI connait un développement rapide de son catalogue de formation nécessitant le recrutement d’un·e coordinateur·trice de formation sur le campus de Charleroi ou sur le campus du Solbsoch.

Missions essentielles :

Le rôle du/de l’agent.e administratif.ve de formation est d’assurer l’organisation pratique et logistique d’un ensemble de certificats et formations courtes. Entre autres, la gestion et le suivi des inscriptions des étudiant·es, le suivi de l’organisation pratique ainsi que le secrétariat. Ce travail se fait au sein de l’équipe de coordination sous la supervision de la responsable opérationnelle.

Mission 1 : Gestion administrative des formations

• Elaboration des horaires
• Réservations des locaux
• Contacts avec les intervenant·es et étudiant·es
• Participation à l’implantation de nouveaux programmes de formation (supports, communication, planification…)
• Participation à l’organisation pratique d’évènements (supports com, logistique…) tels que les proclamations, des conférences, des sessions d’infos…

Mission 2 : Secrétariat de formation

• Rappels de cours
• Demandes et réception des supports de cours
• Organisation de l’espace online de formations sur Moodle
• Catering
• Suivi des accréditations (avec le responsable qualité)
• Réponses aux demandes des étudiants
• Soutien aux cours en ligne (outils Teams de la suite Microsoft office, Zoom)
• Suivi des tableaux d’honoraires pour les paiements des intervenants (avec la coordinatrice financière)
• Suivi des factures (avec la coordinatrice financière)
• Préparation et organisation pratique des examens
• Suivi des travaux de fin de formation
• Suivi des conventions et rédaction des rapports d’activité

Ces tâches se font en concertation directe avec les membres de l’équipe de coordination de formations et la responsable opérationnelle.

Profil :

• Être titulaire d’un bachelier ou d’un CESS avec une expérience professionnelle probante et reconnu par la FWB.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissance et compétences générales :

• Polyvalence
• Adaptation et gestion du changement
• Flexibilité
• Orthographe irréprochable
• Maitrise indispensable de la suite Office (Outlook, Word, Excel, Teams…)
• Gestion des priorités
• Aptitudes organisationnelles exigées et compétences à la planification
• Assertivité

Connaissance et compétences spécifiques :

• Une expérience dans le domaine du secrétariat est souhaitable
• La connaissance de l’anglais et/ou du néerlandais est un atout.
• Des connaissances en webdesign (gestion d’un site web, blog…) sont un atout.

Qualités requises :

• Capacité à travailler dans une équipe de première ligne
• Être orienté·e service et solution
• Capacité d’adaptation et d’initiative
• Sens des responsabilités / fiabilité
• Sens de la relation client
• Ponctualité
• Rigueur
• Sens du service

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d’une institution avec des valeurs sociétales fortes
• Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
• Une formation permanente
• Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
• Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d’affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)

Politique d’égalité des chances :

La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.