Administratief medewerker

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

In je functie van “Administratief medewerker” bij de Dienst Aankoop op onze campus te Etterbeek speel je een belangrijke rol in de dagelijkse uitvoering en ondersteuning van de talrijke aankopen door de VUB-diensten.

Met oog voor timing en klantvriendelijkheid voer je, samen met je collega’s, volgende taken uit:

• Behandeling van de bestelorders (o.a. nazicht van de gegevens, controle van de procedures en wetgeving terzake, ...);
• Opmaak van administratieve documenten zoals bestelbonnen, …;
• Onderhoud van de contacten met de externe leveranciers;
• Behandeling van de briefwisseling, inkomende mails, telefoonverkeer en archivering;
• Informatieverstrekking en advies geven aan de interne klanten.

3 - Profiel

• Je hebt minimaal een diploma hoger secundair onderwijsen bij voorkeureen bachelorsdiploma.
• Je hebt goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands; kennis van Engels en Frans is een plus;
• Je kunt goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access);
• Je houdt ervan om met cijfers te werken en een goede administratieve afhandeling na te streven;
• Je werkt correct en zorgvuldig met oog voor detail en je neemt graag initiatief;
• Klantvriendelijkheid, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn voor jou essentiële begrippen;
• Bij het uitvoeren van jouw taken ga je steeds proactief te werk;
• Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet tewerk;
• Je staat erom bekend een harde, dynamische werker te zijn; je staat graag ten dienste van je collega’s en je creëert door je opgebouwde expertise een belangrijke meerwaarde;
• Je kan goed omgaan met mensen; je houdt er sowieso van om met anderen samen te werken;
• Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken;
• Je kan goed individueel functioneren;
• Je handelt vanuit de codes van integriteit, objectiviteit, gelijke behandeling en transparantie uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen.
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 3, 4 of 5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
• Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
• Voordelige sportmogelijkheden;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurantsaan een aantrekkelijk tarief;
• Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan vóór 17/01/2022 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
• Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 25/01/2022 (onder voorbehoud van wijzigingen).
• Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 01/02/2022(onder voorbehoud van wijzigingen).

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Marco Visser via marco.visser@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Avital Landau via avital.landau@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Directie Financiën

Omvang: 1

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 3-4-5

Wijze van begeven: werving