administratief medewerker (M/V/X) (m/v)

HUMMUSis een collectief dat opleidingen verzorgt, procesbegeleidingen op maat aanbiedt en onderzoekswerk verricht rond de methode deep democracy. Onze klanten zijn bedrijven en organisaties, zowel profit als non-profit, overheidsinstanties, scholen en mensen die individueel met een vraag naar opleiding of begeleiding komen. Jij werkt voor een jong en dynamisch bedrijf waar een klein team ondersteuning biedt aan een groep van 20 freelancers en waarmee we jaarlijks een 300 klanten bedienen.

Functieomschrijving

Jouw opdracht bestaat erin om administratief en organisatorisch de werking van HUMMUS vlot te laten verlopen.
Je houdt het cursuscentrum draaiende, behandelt vragen van klanten waarvoor je offertes en de planning maakt, beheert de agenda van de zaakvoerder, plant begeleiders en freelancers in, maakt de facturen, behandelt bestellingen via onze webwinkel...
Kortom: door jou loopt de dagelijkse werking op HUMMUS gesmeerd. Want waar het kan neem je initiatief om proactief onze manier van werken nog beter te maken.
En zo is voor jou geen enkele werkdag dezelfde want steeds kom je met andere mensen in contact. Meer over ons vind je op www.deep-democracy.be

Concreet

¿ Je waakt over een optimale planning van de medewerkers van HUMMUS en plant afspraken en opdrachten voor klanten in. Je beheert de kalender van alle trainingen en evenementen die HUMMUS zelf organiseert, en zorgt dat daar alles praktisch voor geregeld is.

¿ Je verwerkt de inschrijvingen voor de trainingen van HUMMUS en andere evenementen, en regelt alle praktische zaken. Je bezorgt de deelnemers praktische informatie, bestelt de catering, maakt de aanwezigheidsattesten.

¿ Je volgt de vragen van klanten (individuen en organisaties) van begin tot einde op: je neemt de vraag aan via telefoon of mail, je boekt een intake in, je matcht een klantvraag met een freelancer, je volgt op of alles praktisch geregeld is en je maakt achteraf de facturen op en volgt de betalingen op.

¿ Je maakt facturen voor klanten, checkt betalingen en zorgt voor een nauwkeurige registratie van alle kosten van HUMMUS.

¿ Je volgt nauwkeurig de bestellingen in onze webwinkel op en verzendt de postpakketten met boeken en andere producten.

¿ Je vaste werkstek is het huis van HUMMUS in Mechelen, ons kloppend hart. Je doet op de dagen dat je aanwezig bent het onthaal, zet de zalen klaar en ontvangt de deelnemers. Verder zorg je ervoor dat alle nodige materialen voor ons huis op tijd besteld zijn.

Profil

¿ Je bent een kei in administratief werk en houdt daarbij van contact met de klanten.

¿ Je bent een teamspeler die graag samenwerkt en voelt je thuis in een ondersteunende rol.

¿ Je kan nauwgezet een procedure volgen waarbij je de flexibiliteit hebt om onverwachte problemen snel en in overleg met alle betrokkenen op te lossen.

¿ Je werkt vlot met met de gangbare softwarepakketten zoals Word, Excel en Powerpoint, en hebt (een eerste) ervaring met het beheren van een klantenbestand.

¿ Je communiceert perfect in het Nederlands en kan een onthaalgesprek voeren in Engels en Frans.

¿ Je communiceert klantgericht zowel mondeling, telefonisch als via e-mail.

Connaissances linguistiques