Administratief medewerker - vakgroep Bio-ingenieurswetenschappen

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

In deze functie kom je terecht in de vakgroep Bio-ingenieurswetenschappen (DBIT), een dynamische vakgroep met internationale uitstraling die baanbrekend onderzoek uitvoert in de toegepaste biologische wetenschappen en die de opleidingen bio-ingenieurswetenschappen en moleculaire biologie organiseert. Je werkt nauw samen met professoren en onderzoekers van drie individueel functionerende onderzoeksgroepen (Microbiologie, Plantengenetica en Organische Chemie), waarbij je verantwoordelijk bent voor de planning, organisatie en coördinatie van diverse administratieve taken die de dagelijkse werking van deze onderzoeksgroepen ondersteunen.

Dit is een greep uit je gevarieerde takenpakket:

• Administratieve en logistieke ondersteuning van de dagelijkse werking van de onderzoeksgroepen (bv. postbeheer, plaatsen en opvolgen van bestellingen, nazicht en invoeren van facturen, invoeren van onkosten);
• Invoeren gegevens van wetenschappelijke output in databanken;
• Administratieve ondersteuning van professoren bij het uitvoeren van beleidstaken (bv. praktische organisatie selectieprocedures voor aanwerving van onderzoekers, ondersteuning bij het opstellen van agenda’s en verslagen van vergaderingen);
• Administratieve opvolging van personeelsaangelegenheden (bv. uitvoeren en opvolgen van de aanstelling van nieuwe medewerkers);
• Aanspreekpunt voor onderzoekers, medewerkers en studenten (bv. onthaal verzorgen en praktisch advies bieden bij vragen);
• Coördinatie van de externe communicatie van de onderzoeksgroepen (bv. up-to-date houden van de websites);
• Administratieve ondersteuning bieden bij de organisatie van congressen, lezingen en workshops.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

• Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: je hebt minimum een diploma van hoger middelbaar onderwijs en bij voorkeur een professionele bachelor of diploma hoger onderwijs van het korte type (bijvoorbeeld in “Office Management”).

• Je bent sterk in administratieve verwerking, je bent goed georganiseerd met duidelijke managementvaardigheden. Ervaring in een academische omgeving is een plus.

• Je hebt zeer goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus.

• Je kan vlot overweg met computers en je bent in staat om je op korte termijn nieuwe softwarepakketten eigen te maken.

• Je kan goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access), en hebt ervaring met sociale netwerk-systemen, website ervaring is ook een plus.

• Flexibiliteit en stressbestendigheid zijn voor jou essentiële begrippen.

• Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet en integer te werk.

• Je staat erom bekend een harde, dynamische werker te zijn; je staat graag ten dienste van je collega’s, van onderzoekers en studenten en je creëert door je opgebouwde expertise een belangrijke meerwaarde.

• Je kan goed omgaan met mensen; je houdt ervan om met anderen samen te werken; je bent ‘open minded’ en jong van geest.

• Je kan ook goed individueel en zelfstandig functioneren.

• Je neemt initiatief en bent steeds bereid om bij te leren.

• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een Contract onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 3, 4 of 5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
• Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
• Voordelige sportmogelijkheden;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurantsaan een aantrekkelijk tarief;
• Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan uiterlijk 15/08/2022 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
• Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 18/08/2022 (onder voorbehoud van wijzigingen).
• Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 22/08/2022(onder voorbehoud van wijzigingen).

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Prof. Eveline Peeters via Eveline.Peeters@vub.be of 02/629 19 06.

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer mevr. Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be of 0470/49 38 60.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werking

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen

Omvang: voltijds

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 3-4-5

Wijze van begeven: werving