Administratrice/Administrateur (Trésorerie)

仕事内容

Emplacement principal

Belgique-Bruxelles

Organisation

OTAN SI

Horaire

Temps plein

Salaire (Base de paie)

: 4 346,80Euro (EUR) Mensuelle

Grade NATO Grade G11-G15

Description

:

• RÉSUMÉ
  

Le Bureau du contrôle financier (OFC) est responsable de la gestion des systèmes de contrôle financier et budgétaire applicables à plusieurs entités OTAN, et en premier lieu au budget civil du Secrétariat international (SI). Dépositaire des fonds versés par les pays membres, c’est un prestataire de services fiable, qui apporte de la valeur ajoutée dans le domaine financier et dans celui des achats à l’appui des divisions de première ligne et de la réalisation de leurs objectifs. Il travaille dans le respect des normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) et d’autres bonnes pratiques, notamment la gestion du risque d’entreprise.

Il est responsable des opérations et de l’information financières pour les éléments suivants : SI, régimes de pensions ou apparentés à l’échelle de l’OTAN (actuellement : régime de pensions à prestations définies, Caisse de prévoyance, régime de pensions à cotisations définies et fonds de couverture médicale des agents à la retraite), organismes et projets basés au siège de l’OTAN (actuellement : sites de contrôle de la précision des détecteurs et des armes des forces navales de l’OTAN (FORACS OTAN) et Centre d’information et d’analyse sur la sécurité des munitions (MSIAC)), fonds extrabudgétaires, et arrangements bilatéraux, y compris l’accord sur le remboursement de l’impôt passé avec les États-Unis. Le budget du SI couvre le fonctionnement du Siège, à Bruxelles, ainsi que celui des bureaux externes.

Les normes applicables à l’OTAN dans le domaine financier sont le Règlement financier de l’OTAN, les règles et procédures financières, les IPSAS, le Règlement du personnel civil de l’OTAN et le code de conduite OTAN.

L’OFC utilise un progiciel de gestion intégré (Oracle EBS) destiné à faciliter la gestion des ressources et du travail quotidien des différents services. Le Service Trésorerie compte quatre postes, dont la/le chef de Service. Il assume les fonctions de trésorerie : gestion des relations avec les banques et les gestionnaires financiers, exécution des opérations de trésorerie et de change, gestion des liquidités, compte rendu afférent à ces activités, etc.

En application des règles en vigueur au sein de l’Organisation, l’administratrice/administrateur (trésorerie), est chargé(e) d’exécuter, sous la responsabilité de la/du chef du Service Trésorerie, les opérations de trésorerie faisant intervenir des fonds internationaux OTAN ou des fonds extrabudgétaires, y compris des moyens alloués à des fonds d’affectation spéciale. La/Le titulaire du poste supervise et exécute des activités de gestion de trésorerie ou de gestion de placements, gère les relations avec les banques et les gestionnaires financiers et assure le recouvrement de fonds au nom des entités relevant du périmètre de responsabilité de l’OFC. Elle/Il participe à la production d’une information financière qui soit pertinente et conforme aux normes adoptées, ainsi qu’à l’élaboration et à l’établissement d’états financiers. Elle/Il s’assure que la réglementation budgétaire, les normes comptables, les règles relatives au contrôle interne et les principes de saine gestion financière applicables à l’OTAN sont respectés.

L’administratrice/administrateur (trésorerie) remplace la/le chef du Service Trésorerie en son absence ; elle/il peut ainsi être amené(e) à participer aux réunions de comités tels que le Comité des budgets ou le Comité des investissements.

• QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
  

ACQUIS ESSENTIELS

La/Le Titulaire Du Poste Doit

• posséder un diplôme universitaire en économie, en comptabilité, en administration des affaires, en administration publique, en finance, en gestion ou dans une discipline apparentée, ou bien avoir suivi une formation professionnelle équivalente en comptabilité ou en finance ;
• avoir occupé pendant au moins trois dans, dans le secteur public ou privé, un rôle similaire dans la Trésorerie ;
• avoir de l’expérience dans un poste impliquant d’effectuer des paiements internationaux et de gérer des fonds, et avoir dans ce cadre établi une comptabilité en devises et géré et contrôlé des opérations bancaires ainsi que de la Gestion de liquidités et des prévisions
• avoir le souci du service au client ;
• avoir de bonnes aptitudes à la communication (orale et écrite) et de bonnes aptitudes relationnelles ;
• posséder de bonnes capacités d’analyse ;
• avoir une expérience avérée de la gestion d’équipes ;
• être capable de définir des priorités et de gérer plusieurs tâches à la fois ;
• avoir une expérience avérée de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré comme SAP ou Oracle E-Business Suite, et de l’utilisation d’outils professionnels de gestion de la trésorerie ;
• avoir une solide connaissance des systèmes et logiciels bureautiques standard (traitement de texte, tableurs et bases de données principalement) ;
• avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau et le niveau III (« intermédiaire ») dans l’autre.
  

ACQUIS SOUHAITABLES

Seraient Considérées Comme Autant D’atouts

• une expérience de l’exercice de fonctions de gestion financière dans une organisation internationale et/ou une administration nationale ;
• une expérience avérée de l’utilisation d’outils professionnels de gestion de la trésorerie et des liquidités, comme les logiciels de banque électronique pour entreprises et les outils de planification de la trésorerie ;
• la connaissance d’un ensemble spécifique de normes comptables (p. ex. les normes internationales d’information financière (IFRS) ou les IPSAS) ;
• une expérience avérée de l’utilisation d’Oracle Financials ;
• une certification professionnelle en gestion de liquidités ou de trésorerie, délivrée par une association professionnelle reconnue (certification Certified Treasury Professional ou équivalente).
• RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
  

Gestion financière

Établit les appels de contributions (au budget civil, au budget militaire et au budget des pensions), en en référant à la/au chef du Service Trésorerie et, dans le cas du budget militaire, en consultant les grands commandements et certains autres organismes OTAN s’il y a lieu. Établit les tableaux des contributions et calcule les montants dus par les pays membres participant aux divers organismes OTAN, rédige les lettres adressées à ces pays et assure le suivi des contributions non versées. Gère les comptes bancaires, avec la/le chef du Service Trésorerie. Assure le suivi des besoins de trésorerie et des besoins en devises, et établit des prévisions à ce sujet. Place les fonds relevant du SI ou d’autres entités pour lesquelles l’OFC travaille. Supervise les opérations de trésorerie ainsi que les placements confiés à des tiers, et en assure le suivi. Supervise et signe le rapprochement entre les comptes bancaires et les autres documents comptables de l’Organisation. S’agissant des assurances et des pensions, contrôle les cotisations versées par les divers organismes OTAN et transférées à la compagnie d’assurance ou aux gestionnaires financiers. Supervise le calcul des taux de conversion OTAN. En collaboration avec les autres services de l’OFC, gère les instruments de paiement, notamment les cartes de crédit. S’assure que la réglementation budgétaire, les normes comptables, les règles relatives au contrôle interne et les principes de saine gestion financière applicables à l’OTAN sont respectés.

Développement de l’expertise

Contribue à l’établissement de documents à caractère comptable ou budgétaire, y compris des tableaux de statistiques et les états financiers du SI et d’autres entités OTAN. Traite toutes les opérations et demandes concernant les décaissements ou les encaissements, les procédures de trésorerie, les appels de contributions, l’information financière relative à la trésorerie ou aux placements et les opérations liées au remboursement de l’impôt aux ressortissants des États-Unis ou au compte rendu y afférent. Entretient et développe sa connaissance des IPSAS, de la planification des ressources d’entreprise, de la gestion des risques et du contrôle interne. Avec la/le chef du Service Trésorerie, détermine comment structurer les comptes bancaires et les comptes de trésorerie pour que la gestion et les opérations soient les plus efficaces possibles. Se tient au fait des services bancaires et des outils et méthodes de transaction innovants qui présentent un bon rapport coût-efficacité, les évalue et les introduit à l’OFC selon les besoins. Veille à informer les membres de l’OFC et les parties prenantes extérieures des changements concernant les méthodes de travail (nouveautés ou révisions). Apporte son concours à l’exécution de projets, portant généralement (mais pas exclusivement) sur la mise en place et l’application de procédures métier destinées à répondre aux besoins liés à la trésorerie qui découlent du cadre COSO (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission) ou qui se rapportent à l’environnement informatique.

Gestion de l’information

Prend des initiatives, donne des orientations et rend des avis sur la gestion des procédures liées à la trésorerie au sein du Service, et veille à la mise en œuvre de ces procédures. Élabore des documents à caractère administratif ou comptable pour approbation par la/le chef du Service, et apporte notamment des contributions aux documents clés tels que les rapports financiers et les rapports au Comité des investissements.

Gestion des connaissances

Veille à ce que les observations et recommandations du Collège international des auditeurs externes de l’OTAN (IBAN) soient prises en considération de façon appropriée. Fournit les informations concernant son domaine de compétence qui sont nécessaires à l’établissement des rapports demandés par les pays ou par le Comité des budgets. Met par écrit les procédures du Service.

Gestion des personnes

Sous la supervision et la conduite de la/du chef du Service Trésorerie, gère l’équipe qui compose ce service et assure le suivi de son travail. Encourage l’esprit d’initiative et la créativité et aide les agents à se développer et à se perfectionner sur le plan professionnel. Fait régulièrement le point sur les performances et assure la remontée d’information et l’accompagnement professionnel. Communique au sujet des bonnes pratiques en matière de comptabilité. Veille à ce que les membres de l’équipe bénéficient de formations appropriées.

Gestion des parties prenantes

Forge et entretient des relations de travail efficaces au sein de l’OFC ainsi qu’avec les divisions/bureaux indépendants du SI intervenant dans l’exécution des procédures administratives et financières, de manière à assurer efficacité et respect des délais à l’appui de leurs activités. Collabore avec les agents responsables de l’exécution des budgets et des programmes pour s’assurer que les opérations nécessitant l’intervention du Service Trésorerie s’effectuent de manière rapide et efficace. Conserve la confiance des clients en respectant les échéances fixées, en prêtant attention aux détails, et en préservant la confidentialité lorsqu’il y a lieu. Assure le recouvrement des factures impayées, avec la diligence requise et tout le tact et la diplomatie voulus. Assure la liaison nécessaire avec les divisions/bureaux indépendants ainsi qu’avec les autres titulaires de budget pour faire en sorte que les paiements soient exécutés correctement et en temps utile et que les normes applicables à l’OTAN ainsi que les bonnes pratiques soient respectées. Développe le rôle de prestataire de services qu’exerce l’OFC envers les divisions/bureaux indépendants et les pays de l’Alliance.

Gestion de projet

Aide la/le chef du Service Trésorerie à superviser et à contrôler le travail du Service afin de s’assurer que les tâches sont exécutées dans les délais voulus et en conformité avec la réglementation de l’Organisation, et que les contrôles appropriés sont en place et appliqués, et en particulier que la séparation des tâches est dûment observée. Travaille en étroite collaboration avec ses collègues de l’OFC, d’autres services du siège de l’OTAN ou des bureaux satellites de l’Organisation pour régler toute question relative à la gestion de la trésorerie ou à la gestion financière qui pourrait se poser.

S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

• STRUCTURE ET LIAISONS
  

La/Le titulaire du poste relève de la/du chef du Service Trésorerie. Elle/Il est aidé(e) par deux assistant(e)s, dont elle/il supervise le travail. Elle/Il assure la coordination nécessaire avec les autres divisions/bureaux indépendants du SI et avec les agences. Selon les besoins, elle/il assure également la coordination avec les autres services de l’OFC.

Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 2

• COMPÉTENCES
  

Voir la version anglaise.

• CONTRAT
  

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• PROCESSUS DE RECRUTEMENT
  

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• INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
  

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