Assistant administratif

仕事内容

La fonction au sein de l’organisation

Les Services du Collège réuni (SCR) constituent l’Administration de la Commission communautaire commune (Cocom).

Chargés de la mise en œuvre des politiques de santé et de bien-être en région bruxelloise, ils sont au service de :

• De toutes celles et ceux qui bénéficient des services des institutions de santé et d’aide aux Personnes sur le territoire bruxellois (aide sociale, primo arrivants, protection de la jeunesse, troisième âge, …) ;
• De tous les sportifs participant à des événements à Bruxelles ou faisant partie du « groupe cible » bruxellois, dans le cadre de la lutte contre le dopage ;
• Des personnes contaminées ou susceptibles de l’être par une maladie infectieuse ;
• De la première ligne (médecins généralistes, …), ainsi que de plusieurs centaines d’établissements et services (hôpitaux, CPAS, service de soins, centres d’accueil, ...) bilingues actifs dans le domaine de la santé et de l’aide aux personnes en région bruxelloise.

Les SCR rassemblent une centaine de collaborateurs au sein d’une administration active, bilingue, où polyvalence et dynamisme sont les maîtres-mots.

Les Services du Collège réuni de la Cocom se composent de quatre Directions et d’un Service d’étude :

• « Santé & Aide aux Personnes » ;
• « Contrôle » : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom ;
• « Coordination & Procédures » : services transversaux d’appui aux autres Directions (RH, coordination administrative, service juridique) ;
• « Budget & Finances » : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ;
• L’ « Observatoire de la Santé et du Social », un service d’étude.

La Direction « Santé & Aide aux Personnes » réunit des profils professionnels variés : juristes, médecins, infirmiers, spécialistes de la santé … s’y côtoient. Sa mission stratégique est de tendre vers un système de soins de santé et d’aide aux personnes, qualitatif et accessible à tous, à Bruxelles.

Cette direction comprend deux pôles, eux-mêmes subdivisés selon les secteurs considérés :

• Santé : ce pôle est structuré en 3 cellules :

Etablissements de soins (hôpitaux, maisons de soins psychiatriques, institutions d’habitation protégée) ;

Première ligne & Soins ambulatoires ;

Médecine préventive (lutte contre le dopage, vaccination, …) & Maladies transmissibles.

• Aide aux personnes : ce pôle gère des matières variées telles que :

Le sans-abrisme ;

L’accueil des personnes d’origine étrangère et le trajet d’intégration ;

L’aide sociale, la réinsertion des détenus, l’aide à la jeunesse, le contrôle des films, …

L’assistant administratif travaillera au sein de la Direction « Santé & Aide aux Personnes », sera associé aux missions d’une ou plusieurs cellules composant la direction et travaillera en étroite collaboration avec les responsables desdites cellules.

Les missions liées à la fonction

L’assistant administratif donnera un support administratif aux activités de chacun des collaborateurs de la ou des cellules pour laquelle ou lesquelles il sera affecté.

Il sera plus particulièrement amené à organiser et assurer le suivi des tâches administratives et organisationnelles pour un ou plusieurs supérieur(s) hiérarchique(s) de la Direction « Santé & Aide aux Personnes » afin de le(s) soutenir dans l’accomplissement de leurs activités (gestion des maladies à déclaration obligatoire, gestion des programmes de dépistage de maladies telles que le cancer, lutte contre le dopage, …).

Les domaines de responsabilité

En tant qu’assistant administratif,la fonction exige de :

• Veiller à la coordination journalière des activités ;
• Définir la priorité des questions, des e-mails, des dossiers, des notes pour la Direction ;
• Etablir un planning et s’assurer du suivi des différentes étapes d’un dossier, fixer les priorités, organiser son travail et suivre les tâches en collaboration avec le chef de service ;
• Collaborer activement avec le chef de service afin de l’informer de l’état d’avancement des demandes, lui faire part des difficultés, se montrer proactif et proposer des solutions ;
• Participer aux réunions avec les acteurs-clés et en assurer l’ordre du jour, la rédaction des PV et leur diffusion ;
• Participer à la coordination officieuse de la réglementation en assistant le chef de service dans le suivi ou les changements de la réglementation et suggérer des modifications ;
• Assurer la réception et la distribution des mémos, des avis, des textes, des documents, ..., entre la Direction, les autres services ou les partenaires externes et rapporter correctement et au moment approprié.

En tant que conseiller,la fonction exige de :

• Accompagner, informer et formuler des conseils ou des avis complets et clairs ;
• Entretenir des interactions avec les partenaires internes et externes, en sachant adapter sa communication à l’interlocuteur et en utilisant la voie de communication la plus adéquate à cet effet ;
• Informer les partenaires internes (SCR) ou externes des difficultés d’application de la réglementation ou de la législation et mettre l’expérience issue de la pratique au profit de ces partenaires, lors notamment de l’adaptation de la réglementation ou de la législation.

En tant que soutien à la gestion de dossiers,la fonction exige de :

• Rassembler, traiter et ordonner les informations concernant les dossiers se rapportant à l’ensemble des matières traitées par le service et prendre contact avec les interlocuteurs nécessaires afin de disposer de tous les éléments utiles à la suite du traitement des dossiers ;
• Déterminer et exécuter la réglementation ou la procédure à laquelle est soumis le dossier, actualiser et améliorer les procédures existantes et, le cas échéant, en établir de nouvelles ;
• Utiliser les applications informatiques ad hoc et tenir à jour les outils de gestion (encodage dans les différents fichiers, mises à jour régulières, élaboration d’état des lieux, …) et gérer le classement et l’archivage des différentes pièces des dossiers ;
• Vérifier si l’information dans le dossier est complète, correcte, consistante et cohérente ;
• Participer activement aux réunions d’équipes et faciliter le traitement collectif des dossiers par le service ;
• Contrôler et, au besoin, adapter les lettres-types et les formulaires en fonction de la réglementation.

En tant qu’expert des processus,la fonction exige de :

• Analyser les processus du département, identifier les phases critiques, formuler des propositions d’amélioration afin de fournir au management les informations nécessaires à l’optimisation des processus essentiels ;
• Analyser et décrire les processus-clés et leurs phases critiques ;
• Veiller à l’implémentation des améliorations qui ont été validées.

En tant que soutien à la gestion de connaissances,la fonction exige de :

• Réunir, vérifier, actualiser et consolider, en tableaux et graphiques, les données concernant les matières gérées par le service afin de servir de base aux rapports, documents et publications et de promouvoir l’image de qualité de l’organisation ;
• Acquérir les connaissances nécessaires pour le traitement et le suivi corrects des dossiers, notamment l’utilisation des outils de gestion informatique ;
• Organiser, conserver et mettre à jour les informations utiles au service ainsi que les données électroniques (fichiers, répertoires et banques de données) ;
• Assurer un traitement rapide et efficient des données en écrivant des programmations dans Microsoft Office et divers programmes statistiques pour automatiser les procédures ;
• Suivre la procédure administrative en matière de classement papier ou électronique afin d’assurer l’accessibilité des données (apposition d’étiquettes, réalisation d’index, …), tant pour le service que pour ses clients ;
• Répondre à des demandes d’informations des collaborateurs, des citoyens, par téléphone ou par courriel, soumettre les questions les plus spécifiques à la hiérarchie et, après analyse, les diriger vers l’instance compétente.

Conditions administratives pour postuler

Diplôme et/ou expérience

Diplôme demandé

Le candidat à l’emploi d’assistant administratif doit être :

Porteur d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat ou bachelier).

Expérience

• Une connaissance des différents domaines de compétences de l’administration est un atout (santé ou aide aux personnes) ;
• Une expérience dans une administration publique ou une connaissance de l’administration publique est un atout ;
• La connaissance de la deuxième langue bruxelloise est un atout.

Ce que nous offrons pour ce poste

• Barème B101 [min. 28.667,31 € ; max. 51.056,57 €] indexé selon le coefficient d’augmentation en vigueur (1,7410 au 01/04/2020) ;
• Chèques-repas d’une valeur faciale de 8 euros par jour presté (avec une retenue de 1,09 €) ;
• Assurance hospitalisation, en ce compris enfant(s) et conjoint (jusqu’à 66 ans inclus) ;
• Accessibilité aisée via les transports en commun ;
• Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ;
• Possibilité d’une indemnité vélo et ou d’un abonnement Villo! ;
• Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine ;
• Possibilité de télétravailler ;
• 35 jours de congé par an ;
• Service social (avantages collectifs et individuels de nature culturelle, sportive, récréative ou festive) ;
• Nombreuses possibilités de formation ;
• Possibilité de bénéficier d’allocations de bilinguisme avantageuses.

Tout acte de candidature comporte :

• une lettre de motivation contenant un exposé des titres et expériences que le candidat fait valoir pour postuler à l’emploi ;
• un CV à jour.

Chaque candidature doit être envoyée par mail pour le 21/09/2021 à 18h. Tout renseignement relatif au contenu de la fonction, à la procédure et à l’équivalence des grades peut être obtenu auprès de Monsieur Piset Nuon Neava, Attaché - Service RH 02/552 01 37 ou de Madame Charlot Simoens, Assistante administrative - Service RH 02/552 01 33.

Deadline sollicitaties: 21/9/2021

Type d’emploi : Temps Plein, CDI

Salaire : 28.667,31€ à 51.056,57€ par an

Avantages :

• Aide au transport quotidien
• Assurance hospitalisation
• Cadeau de Noël
• Chèques repas
• Formation continue
• Horaires flexibles
• Indemnité kilométrique vélo
• Ordinateur de fonction
• Programme de bien-être
• Télétravail

Horaires :

• Horaires aménageables
• Lun-Ven
• Travail de jour

Rémunération supplémentaire :

• 13ème mois
• Pécule de vacances

Formation:

• Bachelier (Exigé)

Langue:

• Néerlandais (Optionnel)

Télétravail:

• Temporairement en raison du COVID-19