Chef (espaces de travail et gestion de projet)

1. RÉSUMÉ
Le Service Gestion des infrastructures et des installations (IFM) a pour mission de soutenir les processus politiques et de prise de décisions de l’OTAN en assurant la gestion et la maintenance du site du siège. L’IFM fournit des prestations multiservices/multitechniques (facility management) au Secrétariat international (SI), à l’État-major militaire international (EMI), aux délégations des pays membres et des pays partenaires, aux organismes indépendants, ainsi qu’à toutes les autres entités implantées au siège de l’OTAN. L’IFM est chargé d’assurer la gestion globale, la supervision et le contrôle technique et financier de l’ensemble des services internes et externalisés d’aménagement, de maintenance, de transport et de logistique, ainsi que des petits et grands projets d’investissement. Il est également responsable de la gestion des actifs et des stocks nécessaires au soutien des différentes fonctions du siège.
La/Le titulaire du poste est chargé(e) de diriger et de gérer la Section Espaces de travail et gestion de projet du siège de l’OTAN. Il lui est principalement demandé de veiller à ce que l’utilisation et l’affectation des espaces dans les bâtiments répondent aux priorités et aux objectifs du siège et à ses politiques en matière de prestations multiservices/multitechniques et de sécurité. Elle/Il assure l’interface entre l’IFM et les clients du SI, de l’EMI, des délégations des pays membres et des pays partenaires, ainsi qu’avec les prestataires de services internes et externes pour tout ce qui concerne les projets d’utilisation des espaces et de déménagement de bureaux.
Elle/Il est également chargé(e) de la gestion des projets de rénovation, de modification et de réfection des bâtiments et des projets d’aménagement des espaces au siège de l’OTAN, et elle/il assure la coordination et la mise en œuvre de tous les besoins en matière de conception, de planification et de coordination de projet.

Elle/Il veille également à ce que tous les plans des bâtiments et plans techniques du siège soient actualisés régulièrement afin de correspondre à la situation la plus récente et à ce qu’ils puissent être intégrés directement dans les différents systèmes (facility management, protection incendie et sécurité).

2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d’atouts :

• le niveau de compétence IV (« intermédiaire avancé ») dans la seconde langue officielle de l’OTAN ;
• une bonne compréhension des processus métiers de l’OTAN ;
• une certification en gestion de projet (p. ex. Prince 2 ou PMP) ;
• une expérience des modèles et des solutions « New Ways of Working » (conception et mise en œuvre) ;
• la souplesse nécessaire pour faire face à une crise ou pour répondre à des besoins urgents.
  

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion de projet
Coordonne les accords sur les niveaux de service (SLA) avec les prestataires de services internes pour les déménagements et l’affectation des espaces (p. ex. le Bureau de sécurité de l’OTAN (NOS) ou l’Agence OTAN d’information et de communication (NCIA)). Supervise la gestion de projets de construction et d’aménagement d’espaces sur le site de l’OTAN (rénovations, réfections, modifications etc.), y compris la gestion des divers intervenants internes ou externes. Supervise la gestion de projets techniques et de construction (rénovations, modifications, réfections, etc.) à la résidence de la/du secrétaire général(e). S’occupe de la gestion du cycle de vie et de l’analyse de tous les équipements OTAN servant à la fourniture des services lui incombant, et formule des recommandations pour ces équipements.

Gestion de l’information
Veille à ce que les plans et les données des bâtiments gérés par la Section soient enregistrés et actualisés régulièrement et à ce qu’ils puissent être intégrés directement dans les différents systèmes informatiques utilisés au siège (p. ex. systèmes de conception assistée par ordinateur (CAO), systèmes de gestion des données bâtiment (BIM, Sharepoint, VAULT), FMIS, systèmes de sécurité et de protection incendie, etc.) Travaille avec la plate-forme FMIS et s’en sert fréquemment pour gérer des tâches et des projets et documenter les prestations des fournisseurs.

Efficacité organisationnelle
Veille à ce que les politiques et processus standard qui régissent l’activité soient suivis de manière systématique et à ce qu’ils soient dûment communiqués et adoptés à l’échelle de la Section. Élabore des programmes et une stratégie relatifs au lieu de travail pour améliorer la qualité du service et garantir l’adéquation entre les besoins de l’OTAN et l’environnement de travail. En collaboration avec la/le chef de la Section Soutien des activités de l’IFM, contribue à la revue annuelle du catalogue des services de l’IFM, à l’élaboration et à la mise en application des critères généraux de contrôle qualité et d’assurance qualité IFM, ainsi que de SLA et d’indicateurs clés de performance (KPI) en rapport avec les services techniques.

Gestion financière
Établit des spécifications ou supervise l’élaboration de spécifications concernant les bâtiments pour des appels d’offres lancés dans le cadre de projets et évalue ces offres. Contribue à l’établissement du plan financier à moyen terme (MTFP) et du budget annuel et est responsable de l’exécution du budget qui lui est confié.

Planification et exécution
Élabore et met en œuvre des concepts d’aménagement de bureaux qui répondent aux besoins métier du siège de l’OTAN. Gère et coordonne l’affectation des espaces, les déménagements et les aménagements, l’objectif étant d’allouer et d’utiliser les espaces disponibles au siège de l’OTAN de façon efficace et rationnelle. Établit et gère les catalogues mobilier et accessoires de bureau ainsi que la stratégie d’achat.

Gestion des parties prenantes
Assure l’interface au niveau de la gestion entre les clients (Secrétariat international (SI), État-major militaire international (EMI), pays membres et pays partenaires) et les prestataires de services concernés par la gestion des espaces et des déménagements dans l’ensemble de la Section, ainsi qu’avec d’autres sections internes ou prestataires externes (Section Logistique, NOS, NCIA, entreprises externes, etc.). Supervise la mise en œuvre des programmes Santé et sécurité pour ce qui concerne sa Section, suivant ce que détermine l’administratrice/l’administrateu Santé et sécurité.

Gestion des personnes
Dirige la Section Espaces de travail et gestion de projet au sein de l’IFM. Assure la gestion et le contrôle de l’Équipe Aménagement des espaces et gestion des déménagements et de l’Équipe CAO. S’occupe d’établir tous les rapports internes et tous les dossiers officiels nécessaires concernant les activités de sa Section. Supervise le perfectionnement des membres de son équipe au travers d’une démarche proactive d’encadrement, de mentorat et de développement professionnel. Fixe des objectifs et des normes pour ce qui est des performances attendues et assure le suivi des performances. Veille à ce que tous les membres du personnel bénéficient de possibilités de développement professionnel adéquates et d’une bonne formation aux questions de sécurité pour tous les aspects de leur travail. Promeut l’intégrité, le professionnalisme et la redevabilité au travers d’un encadrement solide et inclusif.

S’acquitte d’autres tâches en rapport avec ses fonctions, selon les instructions reçues.

4. STRUCTURE ET LIAISONS
La/Le titulaire du poste relève de la/du chef du Service Gestion des infrastructures et des installations et collabore étroitement avec cette personne ainsi qu’avec les autres membres de la Section afin de garantir la cohérence des plans et leur conformité avec les spécifications techniques. Elle/Il travaille en étroite collaboration avec le Service Achats et contrats pour ce qui est de la passation de marchés et de la définition de spécifications. Elle/Il assure la coordination avec les prestataires externes pour les demandes de soutien de projets.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 3
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : 2

5. COMPÉTENCES

Voir la version anglaise.

6. CONTRAT

Contrat proposé (hors détachement) : contrat d’une durée déterminée de trois ans ; renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu’il soit transformé en contrat de durée indéterminée.

Clause contractuelle applicable :
Conformément à la politique des contrats, il s’agit d’un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d’assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu’a l’Organisation d’exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l’adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international.
La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l’expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l’administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d’un agent détaché n’excède pas six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l’OTAN.

NOTE: Quelles que soient leurs qualifications et leur expérience, les candidat(e)s retenu(e)s pour un poste à grade jumelé sont nommé(e)s au grade le moins élevé. La promotion au grade le plus élevé n’est pas automatique et n’est en principe pas accordée au cours des trois premières années passées dans le poste.
Lorsque certaines conditions sont réunies, l’agent en fonction peut être nommé immédiatement au grade le plus élevé, et la période de trois ans peut être réduite, d’un maximum de vingt-quatre mois, pour les candidat(e)s externes. Ces conditions sont décrites dans la directive du Secrétariat international relative aux postes à grades jumelés.

7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Voir la version anglaise.

8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Voir la version anglaise.