EEN ADMINISTRATIEF MEDEWERKER - OPLEIDINGEN EN ARBEIDSGENEESKUNDE (m/v/x)

Taken:

Opleidingen

De administratief medewerker is, in samenwerking met de verantwoordelijke voor de opleidingen, verantwoordelijk voor:

• Het organiseren van interne opleidingen: logistieke en administratieve opvolging

• Reservering van lokalen en materiaal
• Beheer van de groepen
• Uitnodigingen via Outlook
• Ontvangst van de trainer

• Beheer van externe opleidingen: administratieve opvolging

• Inschrijvingen via internet of e-mail
• Bevestigingen
• Uitnodigingen via Outlook

• Het beheren van de administratie in verband met alle soorten opleidingen:

• Nummering en bijwerking van dossiers
• Codering van gegevens in een overzichtstabel in Excel
• Verzending van evaluaties via Surveymonkey en follow-up in een Excel-spreadsheet
• Opvolging van facturen
• Het opstellen van listings
• Het klasseren en archiveren van documenten

Arbeidsgeneeskunde

De administratief medewerker is, in samenwerking met de referent in de Arbeidsgeneeskunde, verantwoordelijk voor het toezicht op de gezondheid van de werknemers die specifieke functies of welbepaalde risicoactiviteiten uitvoeren (blootstelling aan chemische of toxische producten, gebruik van machines,...):

• Het toepassen van de wetgeving met betrekking tot het welzijn en de gezondheid van de werknemers in het bedrijf;
• De nodige bijeenkomsten verzorgen voor het personeel;
• Naamlijsten van het personeel bijhouden;
• De relatie tussen het Centrum voor Arbeidsgeneeskunde en het OCMW verzekeren;
• Het samenstellen, verwerken, opvolgen en bijwerken van medische dossiers en archieven;
• De opvolging van de facturen verzorgen;
• Het opstellen en verzenden van brieven en e-mails.

Vereiste kwaliteiten voor de functie

Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure:

• In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een administratieve richting, dat toegang geeft tot niveau C van de Brusselse lokale overheden;
• Eerdere relevante ervaring in een vergelijkbare positie is een grote troef.

Gedragsvaardigheden:

• Reactief en proactief, initiatief kunnen nemen;
• Zelfstandig;
• Communicatief;
• Georganiseerd en gestructureerd;
• Nauwkeurig en methodisch, een analytische geest;
• Flexibel en veelzijdig.

Technische competenties:

• Zowel mondelinge als schriftelijke beheersing van het Frans om doelgericht te kunnen communiceren en duidelijke mededelingen te kunnen schrijven;
• Geschreven Nederlands begrijpen is een grote troef;
• Zeer goede kennis van Word, Excel en Outlook;
• In staat zijn om een agenda en administratieve taken optimaal te beheren.

Wij bieden

• Een voltijds contract voor onbepaalde duur in de salarisschaal C (bruto voltijds maandsalaris, zonder anciënniteit: 2245,31 euro);
• Een mogelijkheid tot erkenning en waardering van uw anciënniteit die verband houdt met de functie;
• Een tweetaligheidsbonus (via het examen van Selor);
• Eindejaarspremie;
• Gratis openbaar vervoer;
• Maaltijd tickets;
• Een korting van 10% van Ethias voor verzekeringen op individuele basis;
• Hospitalisatieverzekering;
• Een gunstig aantal vakantiedagen;
• Een individueel aangepast opleidingsprogramma;
• Een aangename werkomgeving in volle ontwikkeling (met respect voor het evenwicht tussen werk en privéleven).