Executive Assistant

仕事内容

Ter ondersteuning van onze CEO zijn we op zoek naar een gedreven en communicatieve Executive Assistant. Zie je jezelf in onderstaand profiel? Solliciteer snel en help ons meebouwen aan de gezondheidszorg van de toekomst!
Jouw challenge:
In hoofdzaak:

• Je bent de rechterhand en vertrouwenspersoon van de CEO en biedt de nodige ondersteuning aan zijn management team.
• Je ondersteunt de CEO met volgende zaken: het beheer en organisatie van agenda, de inboxbeheer, de meetings (intern & extern) en de verplaatsingen. Je treedt hierbij op als bewaker van zijn agenda, je zorgt ervoor dat de nodige zaken georganiseerd en uitgevoerd raken. Hierbij aarzel je niet om indien nodig in te grijpen op de agenda.
• Je bent het aanspreekpunt binnen de organisatie inzake facility over de diverse vestigingen: opvragen en opvolgen van herstel- en opfrissingswerken, bij overname zorg je voor de praktische integratie van deze nieuwe collega’s binnen de groep (verhuis, opzeg contracten, meubilair, etc.), afsluiten van raamcontracten inzake koffie, soep, fruit, etc. Hierbij dien je regelmatig tussen de vestigingen te verplaatsen. Je werkt hierbij nauw samen met lokale SPOC’s en het IT departement.
• Het opstellen van de jaarplanning van alle belangrijke managementvergarderingen waaronder ook de Raad van Bestuur valt onder jouw verantwoordelijkheid.
• Om een goed verloop van deze meetings te garanderen zorg je voor een optimale voorbereiding waarbij je in staat voor het samenstellen van de presentaties op basis van de geleverde input, alsook draag je zorg voor het goed verloop van de meetings met aandacht voor locaties, catering, etc.
• Verder sta je vooral in voor het opstellen van de notulen van de Raad van Bestuur, de managementmeetings en management comités. Je volgt de to do’s en projecten op die uit deze meetings voortvloeien. Hierbij zullen bepaalde to do’s – projecten aan jou toegewezen worden waar je borg moet staan voor de uitvoering en tijdige delivery.

Andere taken:

• In samenwerking met Legal sta je in voor het beheer en opvolging van contracten op groepsniveau bijv. in het kader van overnames, publicaties staatsblad, etc.
• Je helpt mee aan interne projecten waar nodig: office guidelines, super-user voor belangrijke implementaties,
• Onthaal van bezoekers & afspraken in het kantoor in Gent waar je vaste werkplek is en dit samen met je collega. Daarnaast ben je ook SPOC voor de medewerkers in het kantoor te Gent.

Naar welk talent zijn wij op zoek?

• Je bent in het bezit van een Bachelor diploma; bij voorkeur office management, vertaler-tolk, management assistent, bedrijfsmanagement, rechtspraktijk.
• Bij voorkeur heb je 5 jaar ervaring op de teller staan in een gelijkaardige functie.
• Je switcht razendsnel tussen Nederlands en Frans en bent in beide talen ook schriftelijk sterk. Verder vormt Engels voor jou geen probleem.
• Het kantoor in Gent is hoofdzakelijk jouw thuisbasis, maar je bent bereid om je te verplaatsen naar de diverse kantoren in Vilvoorde en Gembloux wanneer nodig.
• Affiniteit met facility management is een troef!
• ‘Communicatief’ is jouw middle name, daarnaast draag je integriteit/discretie hoog in het vaandel en je deinst niet terug om dingen vast te pakken en te organiseren.
• Je sterktes situeren zich op het vlak van je zin voor nauwkeurigheid, je dynamisme, “je mannetje” durven staan, je vastberadenheid en het goed kunnen omgaan met stress bij variërende/ onverwachte werkdruk en deadlines.
• MS Office heeft voor jou geen geheimen.

In ruil voor jouw passie en talent biedt Corilus jou:

• Een job waarbij je een meerwaarde biedt aan de medische sector van de toekomst.
• Onze ‘Corilus Employee College’ biedt je de mogelijkheid om tal van opleidingen te volgen.
• Een competitief salaris, aangevuld met extralegale voordelen zoals bedrijfswagen, tankkaart, GSM, maaltijdcheques, verzekeringen,…
• Een organisatie waar groei meer dan ooit centraal staat.
• Work-life balance dragen we hoog in het vaandel.

Dienstverband: Voltijds

Work Location: Multiple Locations