Gestionnaire de dossier Inspection

Onderneming

Als gemeente met meer dan 41.000 inwoners staat Sint-Pieters-Woluwe voor vele uitdagingen, die typisch zijn voor onze tijd en onze stedelijke omgeving. Deze uitdagingen zijn de drijvende krachten achter onze dagelijkse innovatie. Op alle gebieden: burgerdiensten, netheid, scholen, administratieve stappen, veiligheid, cultuur, stedenbouw, groene ruimten, sport, trottoirs en wegen, openbare verlichting.

Ons gemeentebestuur ontwikkelt zich tot een modern bestuur. De burger speelt een centrale rol, hij is de basis van onze bestaansreden.

Het welzijn van onze medewerkers vormt de kern van onze bekommernissen en we bieden het volgende aan:

Wij bieden u de mogelijkheid om deel te nemen aan een administratie die in volle verandering is, gedreven door de wens om mee te evolueren met de tijd en zich aan te passen aan de verwachtingen van haar burgers en medewerkers.

Om deze projecten uit te voeren zijn we regelmatig op zoek naar bevoegde, gemotiveerde en enthousiaste medewerkers.

Deelt u ons gevoel voor dienstverlening en algemeen belang?

Kom met ons meedoen!

Functie

Transversale activiteiten:

• Permanente bijstand bieden en vereenvoudiging van taken op vlak van tijdsbeheer, beheer van de relaties met derden, voorbereiding en opvolging van dossiers, kantoororganisatie.
• Administratieve ondersteuning bieden op het gebied van behandelde dossiers en probleemdossiers, om de medewerkers van het gemeentebestuur een snelle en correcte service te bieden en adequaat te reageren op externe verzoeken.
• De dossierstukken ontvangen en nalezen en het dossier vervolledigen met de stukken die worden voorgeschreven door de reglementering/procedure (vraag om bijkomende informatie, vraag om verduidelijking van bepaalde gegevens, vraag om welbepaalde documenten te bezorgen)
• De dossiers die nog (intern of bij derde instellingen) in behandeling zijn, opvolgen en de nodige maatregelen nemen in functie van de procedures of de regelgeving die van kracht zijn
• Contact opnemen met de externe instellingen om van hen de nodige gegevens/antwoorden te verkrijgen met betrekking tot de dossiers
• Het dossier voorbereiden voor de instantie die beslissingsbevoegdheid heeft
• Vragen met betrekking tot concrete dossiers beantwoorden
• Het personeel op de hoogte brengen van wijzigingen inzake procedures of reglementering die gevolgen hebben voor hun dossier
• Coördinatie tussen diensten beheren en ervoor zorgen dat de juiste informatie op tijd en aan de juiste persoon wordt doorgegeven

Activiteiten die met de functie verband houden:

De niet ingeschreven personen:

• Controle van de dossiers
• Nauw samenwerking met de dienst bevolking om ervoor te zorgen dat de wetgeving inzake inschrijvingskosten wordt nageleefd

De algemene gevallen:

• Beslissing om het dossier al dan niet te vervolgen

De bijzondere gevallen:

• Advies en voorstel aan de Burgemeester, die beslist of de zaak wordt voortgezet of opgegeven.

De leegstand aanpakken:

• Voorbereiding van de onderzoeken
• Voorbereiding van het dossier voor het gewest op basis van de resultaten van de uitgevoerde buurtonderzoeken, zodra de leegstand 100% zeker is

De inspecties:

• Ontvangst van klachten rechtstreeks van buurtbewoners of via de vzw PAJ of de parkeerwachters
• Sturen van een vaststellende ambtenaar op het veld in functie van het geval
• Verzending van post met verwijzing naar het politiereglement

Profiel

Technische competenties:

• Diploma: Houder zijn van een diploma in het hoger secundair onderwijs met goede ervaring in secretariaatswerk en dossierbeheer;
• De huidige IT-tools beheersen en in staat zijn om zich aan te passen aan specifieke IT-toepassingen voor de dienst;
• Over goede analytische en schriftelijke vaardigheden beschikken;
• Georganiseerd en discreet zijn;
• Kennis van de gemeentelijke wetgeving in de publieke sector is een pluspunt;
• Over een teamgeest beschikken en zelfstandig kunnen werken;

Aanbod

Talen

• Over basiskennis - schriftelijk en mondeling - van de tweede landstaal beschikken;

Het gemeentebestuur verbindt er zich toe de maatregelen ter bestrijding van discriminatie te eerbiedigen en een politiek van diversiteit te bevorderen.

Interesse?

Gelieve dan naar onze website te surfen www.woluwe1150.be in het tabblad "Jobs" en uiterlijk op 29/02/2024 te solliciteren via de aangegeven link.