Management assistant Apotheek

Functieomschrijving

• Je biedt administratieve ondersteuning aan het departement Apotheek en de leidinggevende(n).
• Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit (o.a. stockbeheer, bestellingen SAP, probleemmeldingen, beheer vergaderzalen, controle facturen) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van het departement.
• Je bent het eerste aanspreekpunt bij ongediertebestrijding en schoonmaak en stuurt de nodige personen aan tot actie. Daarnaast help je de gerelateerde Zenya documenten up to date te houden.
• Je zorgt voor een klantvriendelijk onthaal van externen, artsen, nieuwe medewerkers en studenten. Je bent het eerste aanspreekpunt. Je verwijst naar de juiste instanties.
• Je beheert de agenda van de vergaderzalen en zorgt voor een stipte opvolging van reserveringen (met de nodige feedback aan de organisator) en catering. Notuleren en opmaken van verslagen kan tot de opdracht behoren.
• Je publiceert dienst gerelateerde informatie op de intranetsite van het departement.
• Je staat in voor de opmaak van allerlei documenten. Je typt brieven, mails en verzorgt lay-out en spelling. Je zorgt voor de nodige sjablonen en werkt mee aan optimalisatie van de administratieve processen van de dienst.
• Je verwerkt en filtert inkomende mails en zorgt ervoor dat er binnen een aanvaardbare timing een correct antwoord verstuurd wordt. Je staat in voor de ontvangst, sortering en verdeling van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
• Je beantwoordt interne en externe telefonische oproepen, je verstrekt informatie en/of schakelt gericht door.
• Je beantwoordt vragen, problemen en klachten en rapporteert daar intern over.
• Je helpt mee aan de organisatie, registratie en opvolging van interne en externe vormingssessies of symposia.
• Je rapporteert frequent voorkomende of kritieke knelpunten om werkprocessen te verbeteren.
• Je houdt de personeelsadministratie bij in SP-Expert (tijdsregistratie).
• Je staat in voor het beheer van diverse (elektronische) documenten en hun archivering. Je registreert en klasseert relevante informatie voor een maximale toegankelijkheid van bestanden, dossieraanmaak en opvolging.
• Je bouwt een netwerk op binnen het ziekenhuis, om zo efficiënt aan correcte informatie te geraken en je opdrachten zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren.
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden en past nieuwe inzichten toe in de praktijk. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten, werkoverleg of werkgroepen. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.
• Je rapporteert dagelijks aan je leidinggevende.

Gewenst profiel

• Je hebt een bachelordiploma in een (bij voorkeur) administratieve richting en ervaring in een administratieve functie. Kennis van medische terminologie en de werking in een ziekenhuis is een grote meerwaarde.
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren.
• Kennis van de interne structuur en werking van het ziekenhuis is een pluspunt, je bent bereid kennis op te bouwen van de diensteigen terminologie en activiteiten.
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.
• Je speelt in op de (zorg)behoeften en noden van je patiënten, hun omgeving en/of je klanten. Je hebt oog voor je eigen welzijn en dat van collega’s.
• Je bent en toont je verbonden met je collega’s, opdracht en beroep.
• Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen/deadlines te behalen.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
• Je bent polyvalent én flexibel, zowel naar taken als naar uurrooster. Je kan meerdere activiteiten en deadlines parallel opvolgen, je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere.
• Je bent sterk in plannen en organiseren, je stelt de juiste prioriteiten. Je kan omgaan met stress en werken tegen deadlines.
• Je bent leergierig en bezit het nodige doorzettingsvermogen om nieuwe taken aan te leren.
• Je kan "out of the box" denken om doelstellingen van efficiëntie, optimalisatie en uniformiteit in de werking te bereiken.

Selectieprocedure

• Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen, nauwkeurigheid, plannen en organiseren, kennis van MS Word en MS Excel (uitsluitend) en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). Kandidaten die voldoen aan de diplomavoorwaarden zullen een uitnodiging voor het afleggen van de pc testen ontvangen via mail op 21 februari 2023. Kijk zeker de ongewenste mails / spam na indien je geen mail zou ontvangen hebben. Indien je reeds bent opgenomen in de wervingsreserve voor management assistant hoef je deze testen niet opnieuw te doen.
• Deel 2: screening op CV en motivatiebrief.
• Deel 3: competentiegericht interview op dinsdag 7 maart 2023 (namiddag).