Management assistant maag darm en leverziekten

Functieomschrijving

• Je wordt 100% tewerkgesteld in het algemeen secretariaat op de dienst maag-, darm- en leverziekten.
• Je verzorgt voornamelijk de secretariële werkzaamheden voor de dienst (patiëntenbrieven typen, onderzoeksresultaten toevoegen, typen van attesten, telefonische interne en externe oproepen beantwoorden en gericht doorschakelen).
• Je handelt patiëntenadministratie af in specifieke dossiers.
• Je verzorgt de communicatie: doorsturen info naar (huis)artsen, behandelen e-mail van de dienst.
• Je staat in voor het ontvangen, sorteren en verdelen van de inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
• Je verzorgt het onthaal van de patiënten, klanten, bezoekers en kan ad hoc problemen oplossen.
• Je verzorgt de logistiek van de dienst (catering bestellen, vergaderzalen klaarzetten, ontvangen van bestellingen, facilink inbrengen, …).
• Je bent het aanspreekpunt en zorgt hierbij voor een vlotte en correcte afhandeling.
• Je evalueert voortdurend de diensteigen administratieve processen en brengt voorstellen tot verbetering aan.
• Je wordt tewerkgesteld in dagdiensten.
• Je rapporteert aan het medisch diensthoofd en de hoofdverpleegkundige.

Gewenst profiel

• Je hebt minstens een bachelordiploma in een administratieve of economische richting. Bij voorkeur heb je ook al enkele jaren ervaring in administratieve functie.
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren. Indien je al kennis hebt van EPD en Ultragenda is dit een pluspunt.
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.
• Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen/deadlines te behalen, je bent creatief en zoekt naar oplossingen bij problemen.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster. Je kan omgaan met stressvolle situaties.

Selectieprocedure

Deel 1: Computergestuurde testen naar redeneervermogen, plannen en organiseren, Word en Excel (uitsluitend) + een persoonlijkheidsvragenlijst

Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.

Deel 3: competentiegericht interview op woensdag 23 februari 2022. (namiddag)