Management assistant vakgroep Fysica

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onzemanagement assistantdie graag de tanden zet inallround administratie en ondersteuningen uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

De Vakgroep Fysica aan de Vrije Universiteit Brussel omvat dynamische onderwijs- en onderzoeksteams met internationale uitstraling in verschillende disciplines. De groep bestaat uit 9 voltijdse professoren, 8 deeltijdse professoren en een 50-tal onderzoekers (pre- en postdoctoraal).

In het kader van een vervanging zoekt de vakgroep een Management Assistant voor het steunen van onze onderwijs- en onderzoeksactiviteiten.

2 - Functiebeschrijving

We zoeken een veelzijdige kracht die zich thuis voelt in een administratieve omgeving, probleemoplossend denkt, eigen initiatief neemt, en meedenkt met onze organisatie

a) Administratieve ondersteuning van het onderzoek binnen de vakgroep

• Financiële administratie (facturen, onkostennota’s, bestelbonnen...) en opvolging hiervan
• Logistieke en administratieve ondersteuning allerhande, zoals planning en organisatie van events, congressen, workshops, symposia en allerhande vergaderingen

b) Administratieve ondersteuning van het onderwijs binnen de vakgroep

• Onthaal secretariaat
• Bijdrage leveren aan het up-to-date houden van de website en andere communicatiemedia van de vakgroep

c) Administratieve ondersteuning personeelszaken

• Administratieve ondersteuning bij aanwervings- en hernieuwingsdossiers van onderzoekers en docenten, externe medewerkers, volgens duidelijk uitgeschreven procedures

De management assistant onderhoudt ook nauw contact met andere secretariaten van opleidingen binnen en buiten de instelling, alsook met de technische en administratieve ondersteuning van de onderzoeksgroepen binnen de vakgroep

Op termijn kan de bovenstaande taakomschrijving aangepast worden op basis van een verschuiving van taken binnen de vakgroep

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt minstens over een diploma secundair onderwijs of bachelor
• Je hebt goede verbale en schriftelijke communicatievaardigheden, in het Nederlands en het Engels
• Je hebt een degelijke kennis van het gebruik van de courante officetoepassingen (waaronder MS-Office) op administratief vlak
• Je hebt voldoende voeling met administratieve processen in een organisatie en voldoende voeling met boekhoudkundige processen
• Je vindt orde en nauwkeurigheid in het volbrengen van taken belangrijk
• Je hebt organisatorisch talent in het zelfstandig plannen, uitvoeren en opvolgen van taken
• Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke en betrouwbare administratieve dienstverlening

VUB wil eenweerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een deeltijds contract (50 of 60% tewerkstelling) van bepaalde duur van 4 maanden aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aangraad 4, graad 5 of graad 6.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregelingmet 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kostelozehospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekeringmet gewaarborgd inkomen;
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijdenin onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen viaBenefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
• De ruimte om jejob-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega’s met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat voor 22 maartviajobs.vub.be

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzichtpeilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze kan je thuis afleggen.

Stap 3: Eenjobinterview staat gepland op 27 maart en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer nina.hindrikx@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer annelies.jongert@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naarjobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: patr

Contract: Contract bepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen

Omvang: 0.6

Functie: Management assistant

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: werving