MEDEWERKER (TELEFONISCH) ONTHAAL EN ADMINISTRATIE (m/v)

Je takenpakket

Er zijn twee grote activiteitenluiken in je takenpakket: (telefonisch) onthaal en administratie.

Het onthaal, in hoofdzaak telefonisch (via een centraal nummer overheen de CGG-vestigingen), omvat het kwaliteitsvol en performant:

o ontvangen en verwerken (in een CGG-registratiesysteem) van telefonische aanmeldingen van mensen die een hulpvraag hebben naar het CGG;

o ontvangen en behandelen, eventueel doorschakelen enz. van andere inkomende telefoons;

o onthalen en opnemen ¿ in de vestiging zelf ¿ van eventuele vragen van cliënten, van collega¿s en teams voornamelijk in de eigen vestiging, van andere bezoekers in de vestiging;

Administratieomvat het voor de werking van CGG(-vestiging) ¿ in afstemming met teamverantwoordelijke(n), teams, collega¿s ¿ actief en passend opnemen van:

o Algemene administratieve taken:

• het opmaken van brieven, e-mails, vergaderverslagen of andere documenten,
• het opvolgen van administratieve processen om de secretariële werking op vlak van vb. cliëntzorg, personeelsmaterie, mutualiteiten vlot te laten verlopen,
• het klasseren, kopiëren, scannen van documenten e.d.,
• ¿;

o Taken i.v.m. voorraad van (bureau)materiaal of andere stock: opvolgen, bestellen, ¿;

o Taken i.v.m. opvolging van dienstverlening ten aanzien van CGG(-vestiging): eventuele leveringen aan CGG(-vestiging), al dan niet nagekomen afspraken van externe dienstverleners, ¿

Profil

We zijn op zoek naar een collega die:

• Zo snel mogelijk beschikbaar is d.w.z. bij voorkeur vanaf eind oktober,
• Van aanpakken weet m.a.w. zich vb. op korte termijn wat kan inwerken,
• In goed overleg met leidinggevende(n) en collega¿s (pro)actief taken opneemt op een degelijke wijze,
• Ervaring in een functie als deze wenst op te doen, bij voorkeur in het domein van (geestelijke) gezondheidszorg en welzijn.

Dit vertaalt zich in je kennis en vaardigheden alsook in je houding.

Vaardigheden

Je kan, je hebt ¿

¿ Aan de telefoon op passende wijzen contact leggen, aangaan en afronden met een verscheidenheid van mensen en specifiek naar/met hulpvragers de nodige stappen doorlopen om het aanmeldingsproces kwaliteitsvol en performant te doorlopen;

¿ Administratief-secretariële vaardigheden: dactylo, vlot gebruik van klassieke toepassingen zoals Word, Excel, mail, internet; snel overweg kunnen met toepassingen in het CGG;

¿ Het vermogen om soms taken te kunnen combineren vb. boodschappen kernachtig en tevens volledig en correct kunnen noteren en doorgeven;

¿ Zin voor orde en stiptheid;

¿ Een evenwicht behouden tussen zelfstandig werken en goed samenwerken in teamverband, vanuit je relationele en communicatieve vaardigheden.

Houding

Je bent ¿

¿ Een persoon met een positieve uitstraling en inbreng;

¿ Discreet (zie ook beroepsgeheim in de sector) en tactvol;

¿ Een verantwoordelijk iemand, die externe en interne klantvriendelijkheid hoog in het vaandel draagt;

¿ Een persoon met organisatie;

¿ Open naar zeer verschillende mensen en culturen vanuit een pluralistische visie.

Jeplaats in het organogram van de organisatie

Je maakt deel uit van het team van medewerkers onthaal en administratie, met je werkplek voornamelijk in onze vestiging in Asse. Je rechtstreeks leidinggevende is de teamverantwoordelijke onthaal en administratie, eveneens werkzaam in de vestiging in Asse.

Connaissances linguistiques