Personal Assistant en onthaalbediende te Antwerpen

Jouw werkdag is dynamisch. Je hebt een gevarieerd takenpakket met organisatorische en administratieve taken.

Personal Assistant (3 dagen per week):

• Je ondersteunt en ontzorgt onze CEO in haar dagelijkse werkzaamheden (telefonie, agendaplanning, organisatie van verplaatsingen, communicatie, voorbereiding van vergaderingen, onthaal, ...).
• Jij bent een betrouwbare rechterhand;
• Jij organiseert en coördineert de interne en externe, veelal vertrouwelijke, informatie over de werking van de organisatie alsook administratie van de CEO;
• Bijkomende activiteiten kunnen zijn: dossiers (contracten van leveranciers, juridische zaken,...) of specifieke evenementen (organisatie van seminaries, netwerkbijeenkomsten, ...) volledig opvolgen en coördineren;
• Afspraken en planning; telefonische oproepen en bezoekers filteren;
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren;
• Beslissingen, dienstnota’s, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern;
• Verplaatsingen organiseren;
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...);
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren;
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...);
• Bepaalde activiteiten van het (management)team coördineren

Receptie en secretariaat (2 dagen per week):

• Beantwoorden van de telefoon
• Onthaal van cliënten
• Mailbox beheren
• Ingaande en uitgaande post afhandelen
• Vergaderzalen voorbereiden en opruimen
• Secretariaatstaken
• Je ontzorgt onze advocaten en het kantoor waar mogelijk.
• Je plant afspraken en termijnen in
• Je maakt nieuwe dossiers aan
• Het beheer van dossierdatabase valt mee onder jouw verantwoordelijkheid.
• Je verzorgt het fysieke en digitale klassement van de dossiers.
• Je verzorgt de lay-out van uitgaande documenten.
• Je coördineert de planning van de vergaderzalen en organiseert de conference calls.
• Boeken en tijdschriften worden door jou besteld en je verzorgt de verdeling ervan
• Je ondersteunt onze advocaten bij de opzoekingen voor het samenstellen van zittingsdossiers.

Onze klant is een advocatenkantoor te Antwerpen.

• Een diploma zegt niet alles maar we verwachten dat je een bepaalde complexiteit aan kan en vooral veel taken tegelijk kunt managen
• Ke bent een optimistische en administratieve duizendpoot.
• Je werkt nauwkeurig, efficiënt, denkt vooruit en functioneert zowel goed zelfstandig als in team.
• je probeert elke dag het verschil te maken
• je bent leergierig, klantgericht, flexibel en stressbestendig
• Je deelt je talent graag
• je bent Nederlandstalig met een goede kennis van de andere landstaal en het Engels zowel schriftelijk als mondeling
• je kan vlot werken met Office (Word/Excel/Outlook/Powerpoint)
• je zoekt een voltijdse job van 38u
• je bent bereid af en toe langer dan jouw werkdag te werken

• Een dynamische en losse werksfeer.
• Ontwikkelingsmogelijkheden in een enthousiast team.
• Een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en een hospitalisatie- & groepsverzekering.
• Een voltijdse job (38u/week), waarbij je soms tot 18u werkt.