Planificatrice/Planificateur et gestionnaire de projet (espaces de travail)

1. RÉSUMÉ
Le Service Gestion des infrastructures et des installations (IFM) a pour mission de soutenir les processus politiques et de prise de décisions de l’OTAN en assurant la gestion et la maintenance du site du siège. L’IFM fournit des prestations multiservices/multitechniques (facility management) au Secrétariat international (SI), à l’État-major militaire international (EMI), aux délégations des pays membres et des pays partenaires, aux organismes indépendants, ainsi qu’à toutes les autres entités implantées au siège de l’OTAN. L’IFM est chargé d’assurer la gestion globale, la supervision et le contrôle technique et financier de l’ensemble des services internes et externalisés d’aménagement, de maintenance, de transport et de logistique, ainsi que des petits et grands projets d’investissement. Il est également responsable de la gestion des actifs et des stocks nécessaires au soutien des différentes fonctions du siège.
Sous la supervision de la/du chef de la Section Espaces de travail et gestion de projet, la/le titulaire du poste est responsable de la gestion des projets liés aux espaces de travail du SI, de l’EMI, des délégations des pays membres et des pays partenaires, et des agences de l’OTAN implantées au siège de l’Organisation.
Elle/Il est chargé(e) de coordonner, de planifier et de mettre en œuvre les projets de déménagement de bureaux et d’aménagement des espaces (des déménagements habituels aux réorganisations de grande ampleur), y compris les projets connexes de rénovation des bureaux et d’adaptation de leur agencement.
En outre, elle/il coordonne, planifie et met en œuvre d’autres projets architecturaux au siège de l’OTAN afin d’adapter les installations aux nouveaux besoins professionnels, d’améliorer le confort et la qualité des espaces de travail, ou de remédier à des problèmes.
Elle/Il est en contact direct avec les clients (sur le terrain jusqu’au niveau des hauts responsables), avec les équipes de soutien, d’exécution et de maintenance, et avec les responsables de l’IFM, pour vérifier que les demandes des clients sont conformes et faisables, et pour veiller à la mise en œuvre rapide des projets.
Elle/Il travaille en étroite collaboration avec l’Équipe CAD/BIM, qui relève de la Section Aménagement des espaces et gestion des projets, pour s’assurer que toute la documentation sur les travaux réalisés (relative à l’architecture, aux aspects techniques et à l’occupation des espaces) est archivée en temps voulu et au bon format.

ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérées comme autant d’atouts :

• une expérience des modèles et des solutions « New Ways of Working » (conception et mise en œuvre) ;
• une bonne compréhension de l’environnement international et de la structure du siège de l’OTAN ;
• une bonne connaissance des solutions BIM, ainsi que des logiciels FMIS, comme PLANON ou ARCHIBUS.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion de projet
Planifie et coordonne les déménagements de bureaux du SI, de l’EMI et des agences de l’OTAN, et répond aux demandes ponctuelles des délégations des pays membres et des pays partenaires, qu’il s’agisse de simples demandes ou de demandes concernant des entités plus grandes. Planifie et coordonne des projets spécifiques de construction, de réfection et de rénovation de bâtiments. Coordonne et planifie les déménagements et les travaux et veille à ce que le personnel et les ressources internes et/ou externes nécessaires (notamment de l’ICTM, du NOS, etc.) soient disponibles afin que les délais fixés pour les activités prévues puissent être respectés dans toute l’Organisation.

Développement de l’expertise
Prête son concours à la/au chef de la Section Espaces de travail et gestion de projet pour l’examen et l’actualisation des diverses procédures et politiques et des divers accords sur les niveaux de service (SLA) en rapport avec les déménagements de bureaux et l’amélioration continue de l’occupation des espaces. Met à profit son expertise, interprète les politiques existantes et donne des avis au sujet des bonnes pratiques à suivre.

Gestion des connaissances
Apporte un soutien à la/au chef de la Section en s’appuyant sur les retours d’expérience et d’information du terrain, sur des rapports d’activité réguliers et sur des systèmes de suivi. Lance la recherche et la collecte de données pour les systèmes de gestion des connaissances dans son domaine d’expertise.

Gestion de l’information
Collabore avec l’Équipe CAD/BIM pour la gestion et l’actualisation de la documentation sur les travaux réalisés, ainsi que de la base de données et des plans d’occupation des espaces, au moyen d’outils FMIS et CAD et de processus internes.

Gestion des parties prenantes
Établit des propositions pour l’occupation des bureaux et des propositions de projets suivant les demandes et les besoins des clients. S’occupe notamment de gérer les demandes de rénovation/réparation de bureaux, de proposer des solutions et d’établir des estimations chiffrées pour les déménagements et les réfections.

S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

4. STRUCTURE ET LIAISONS

La/Le titulaire du poste relève de la/du chef de la Section Espaces de travail et gestion de projet et assure une coordination régulière avec l’Équipe CAD/BIM de l’IFM et avec les chefs des Sections Maintenance des bâtiments, Services techniques, Services logistiques et Soutien des activités.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.

5. COMPÉTENCES

6. CONTRAT

Contrat proposé (hors détachement) : contrat d’une durée déterminée de trois ans ; renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu’il soit transformé en contrat de durée indéterminée.

Clause contractuelle applicable :
Conformément à la politique des contrats, il s’agit d’un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d’assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu’a l’Organisation d’exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l’adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international.
La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l’expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l’administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d’un agent détaché n’excède pas six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l’OTAN.

NOTE: Quelles que soient leurs qualifications et leur expérience, les candidat(e)s retenu(e)s pour un poste à grade jumelé sont nommé(e)s au grade le moins élevé. La promotion au grade le plus élevé n’est pas automatique et n’est en principe pas accordée au cours des trois premières années passées dans le poste.
Lorsque certaines conditions sont réunies, l’agent en fonction peut être nommé immédiatement au grade le plus élevé, et la période de trois ans peut être réduite, d’un maximum de vingt-quatre mois, pour les candidat(e)s externes. Ces conditions sont décrites dans la directive du Secrétariat international relative aux postes à grades jumelés.

7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT

8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Voir la version anglaise.