Secretaris-coördinator

Niet gevonden wat je zocht? Sla je zoekopdracht dan op en maak een job alert aan op de online sollicitatiemodule om automatisch op de hoogte te blijven van interessante toekomstige vacatures. Meer informatie kan je hier vinden.

Departement: Chemie/Biochemie
Regime Voltijds of deeltijds mogelijk

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20 000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6 000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

De Faculteit Toegepaste Ingenieurswetenschappen van de Universiteit Antwerpen zoekt voor de onderzoeksgroep ELCAT een voltijdse (80-100 %) secretaris-coördinator.

Functie

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je coördineert, plant en ondersteunt de activiteiten van de leden van de onderzoeksgroep op het vlak van onderwijs (bv. bachelor- en masterproeven), internationalisering (bv. congressen) en dienstverlening (bv. activiteiten voor studiekiezers of alumni).
• Je waarborgt een efficiënt verloop van de administratieve en logistieke processen in de onderzoeksgroep, zowel vanuit een uitvoerende als vanuit een coördinerende rol.
• Je ondersteunt de interne werking van de onderzoeksgroep door de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve en logistieke taken. Daarbij zorg je er in het algemeen voor dat de onderzoekers in een aangename omgeving kunnen werken en zich goed ondersteund weten en dat externe partners correct onthaald worden (ter plekke en ‘virtueel’). Het gaat bij deze opdracht concreet om bij voorbeeld de planning en organisatie van vergaderingen, selectiegesprekken, kleine evenementen zoals een summer of winter school; agendabeheer; klassement; planning en coördinatie van kleine interne verhuizingen en andere infrastructuurkwesties; economaat en de ondersteuning van de bestelprocedures in de groep; websitebeheer.
• Je voert administratieve opdrachten uit ter ondersteuning van de leiding van de onderzoeksgroep en van de beleidswerkzaamheden van de betrokken medewerkers. Het gaat bij voorbeeld om het tussentijds rapporteren van relevante gegevens aan de verantwoordelijke(n), het voorbereiden van nota’s en documenten, het actualiseren en superviseren van de informatie in databanken en brochures, het beheer van de netwerkschijf.
• In samenspraak met de facultaire dossierbeheerder-expert financiën en de office manager sta je mee in voor de administratieve ondersteuning van het management van de onderzoeksgroep op het vlak van financiën (projectmiddelen) en personeelsaanstellingen.
• Je treedt waar nodig op als tussenpersoon tussen de onderzoeksgroep enerzijds en het decanaat en de administratieve diensten van de universiteit anderzijds.

Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving.

Profiel

• Je bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Ervaring in een vergelijkbare context of op een vergelijkbaar niveau strekt tot aanbeveling.
• Je kan vlot overweg met MS Office, in het bijzonder met Excel. Je bent vaardig met Teams, OneDrive en/of vergelijkbare tools voor online samenwerking en overleg.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Engels en het Nederlands.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je bent stressbestendig en wendbaar. Je beschikt aantoonbaar over interculturele competenties.
• Je toont in je dossier aan dat je sterk bent in richting geven en in plannen en organiseren, dat je goed zelfstandig kan werken in een professionele context en tegelijkertijd de voordelen van structureel overleg en samenwerking weet te benutten.

Aanbod

• We bieden je in een eerste fase een deeltijds (50%) vervangingscontract en een deeltijds (50%) contract van onbepaalde duur. Wanneer het vervangingscontract eindigt, wordt een bijkomend deeltijds (50%) contract van onbepaalde duur aangeboden.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 5.1-7.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 5) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op Campus Drie Eiken, in een dynamische en stimulerende werkomgeving. Binnen de vijf jaar verhuist de groep normaliter naar Campus Groenenborger. Je bent dagelijks aanwezig op de campus. Occasioneel telewerken is mogelijk.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

Solliciteren?

• Je kan tot en met 6 januari 2021 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’, vervolledig het online sollicitatieformulier en voeg zeker als bijlage je motivatiebrief toe.
• De selectiecommissie zal zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties bekijken. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte en informeren we je over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure. We vragen alvast om met deze data rekening te houden in je agenda: selectieproeven tussen 17 en 20 januari 2022 en selectiegesprekken op 24 januari 2022.
• Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met mw. Esmeralda Aerts, office manager, tel. 03 265 41 88, esmeralda.aerts@uantwerpen.be.

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.