Secretaris-coördinator

仕事内容

VDAB publiceert deze vacature in opdracht van een bedrijf. Om de vacature volledig te bekijken, klik je op ’Solliciteren’.
We delen je LinkedIn-profiel niet met het bedrijf dat aanwerft.

Functieomschrijving

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je coördineert, plant en ondersteunt de activiteiten van de leden van de onderzoeksgroep op het vlak van onderwijs (bv. bachelor- en masterproeven), internationalisering (bv. congressen) en dienstverlening (bv. activiteiten voor studiekiezers of alumni).
• Je waarborgt een efficiënt verloop van de administratieve en logistieke processen in de onderzoeksgroep, zowel vanuit een uitvoerende als vanuit een coördinerende rol.
• Je ondersteunt de interne werking van de onderzoeksgroep door de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve en logistieke taken. Daarbij zorg je er in het algemeen voor dat de onderzoekers in een aangename omgeving kunnen werken en zich goed ondersteund weten en dat externe partners correct onthaald worden (ter plekke en ‘virtueel’). Het gaat bij deze opdracht concreet om bij voorbeeld de planning en organisatie van vergaderingen, selectiegesprekken, kleine evenementen zoals een summer of winter school; agendabeheer; klassement; planning en coördinatie van kleine interne verhuizingen en andere infrastructuurkwesties; economaat en de ondersteuning van de bestelprocedures in de groep; websitebeheer.
• Je voert administratieve opdrachten uit ter ondersteuning van de leiding van de onderzoeksgroep en van de beleidswerkzaamheden van de betrokken medewerkers. Het gaat bij voorbeeld om het tussentijds rapporteren van relevante gegevens aan de verantwoordelijke(n), het voorbereiden van nota’s en documenten, het actualiseren en superviseren van de informatie in databanken en brochures, het beheer van de netwerkschijf.
• In samenspraak met de facultaire dossierbeheerder-expert financiën en de office manager sta je mee in voor de administratieve ondersteuning van het management van de onderzoeksgroep op het vlak van financiën (projectmiddelen) en personeelsaanstellingen.
• Je treedt waar nodig op als tussenpersoon tussen de onderzoeksgroep enerzijds en het decanaat en de administratieve diensten van de universiteit anderzijds.
  

Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving.

Profiel

• Je bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Ervaring in een vergelijkbare context of op een vergelijkbaar niveau strekt tot aanbeveling.
• Je kan vlot overweg met MS Office, in het bijzonder met Excel. Je bent vaardig met Teams, OneDrive en/of vergelijkbare tools voor online samenwerking en overleg.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Engels en het Nederlands.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je bent stressbestendig en wendbaar. Je beschikt aantoonbaar over interculturele competenties.
• Je toont in je dossier aan dat je sterk bent in richting geven en in plannen en organiseren, dat je goed zelfstandig kan werken in een professionele context en tegelijkertijd de voordelen van structureel overleg en samenwerking weet te benutten.
  

Jobgerelateerde competenties

• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Beslissingen, dienstnota’s, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
  

Aanbod

• We bieden je in een eerste fase een deeltijds (50%) vervangingscontract en een deeltijds (50%) contract van onbepaalde duur. Wanneer het vervangingscontract eindigt, wordt een bijkomend deeltijds (50%) contract van onbepaalde duur aangeboden.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 5.1-7.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 5) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op Campus Drie Eiken, in een dynamische en stimulerende werkomgeving. Binnen de vijf jaar verhuist de groep normaliter naar Campus Groenenborger. Je bent dagelijks aanwezig op de campus. Occasioneel telewerken is mogelijk.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.