Teamleader logistiek magazijn

De Coördinatie en Steundirectie van Brussel (CSD) moet bijdragen, in overleg met de administratieve overheden en andere eenheden van de geïntegreerde politie die werkzaam zijn binnen het arrondissement, evenals met de pertinente nationale en grensoverschrijdende partners inzake veiligheid, op hoog niveau van veiligheid ten voordele van het arrondissement door aan de eenheden van de federale politie en de lokale politie die er aanwezig zijn, gespecialiseerde en supralokale producten en steun aan te leveren en dit zowel operationele als niet-operationele.

De sectie Financiën & Logistiek van de dienst PLIF - Middelenbeheer van de CSD ziet erop toe dat de niet-operationele steun inzake financiën en logistiek verzekerd wordt voor de eenheden van de federale politie, aanwezig binnen het arrondissement en in het bijzonder voor de Federale Gerechtelijke Politie van Brussel. Zij neemt eveneens actief deel aan het in plaats stellen van een optimaal en transparant beleid "financiën en logistiek" binnen de CSD en de FGP.

Bestaansreden van de functie:

Onder leiding van de sectiechef logistiek en financieel manager werkt de teamleider mee aan de ontwikkeling van een efficiënt logistiek en financieel beleid en staat hij in voor het dagelijkse beheer van de dienst teneinde een professioneel en klantgericht beheer van de werkingsmiddelen te bekomen.

Rollen:

Als omkaderend personeel, de ter beschikking gestelde mensen en/of middelen optimaal en in overeenstemming met het beleid van de hiërarchie beheren om de vastgelegde doelstellingen te bereiken.

• Een planning opstellen en deze aanpassen op basis van onvoorziene situaties.
• De medewerkers concrete instructies of opdrachten geven.
• De taken onder de ploegleden verdelen door de prioriteiten van elke werkaanvraag vast te leggen.
• Toezien op de kwaliteit en de uitvoeringstermijnen van de taken en indien nodig verbeteringen aanbrengen.
• In middelen voorzien voor de werking en toezien op het gebruik ervan.
• De planning van zijn dienst afstemmen op de planning van de andere diensten.
• De activiteiten van zijn ploegen organiseren en controleren.
• Een overzicht hebben van de door de desk behandelde dossiers.

Als ploegverantwoordelijke, de collega’s voor wie hij verantwoordelijk is, begeleiden in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling om iedereen in staat te stellen zijn kennis en competenties te ontwikkelen en om een positief en constructief werkkader te stimuleren.

• Plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken voeren in het kader van de evaluatieprocedure.
• Constructieve feedback geven en wijzen op de verbeterpunten van de medewerkers.
• De ontwikkelingsbehoeften van de medewerkers vaststellen en aangepaste acties voorstellen.
• De medewerkers opleiden op de werkplaats.
• De medewerkers responsabiliseren.
• Ingrijpen bij problemen of conflicten in verband met de werkrelaties of de werking van de ploegen
• Begeleiden van nieuwe medewerkers tijdens hun integratie in de ploeg en bij het aanleren van nieuwe taken.
• De werkopdrachten invoeren en opvolgen

Als technisch deskundige, op basis van zijn expertise in zijn activiteitendomeinen analyses uitvoeren en adviezen formuleren voor het management, de diensten die hierom verzoeken en de partners om de leidinggevenden in staat te stellen de juiste beleidskeuzes te maken en/of de medewerkers te helpen bij hun taken.

• De ploeg op technisch gebied adviseren en de sectiechef L&F eindbeslissingen voorstellen.
• Steun verlenen bij de coördinatie van de logistieke dossiers.
• Adviezen geven in het kader van specifieke logistieke dossiers.
• Dossiers of situaties vanuit technisch oogpunt analyseren.
• De werkprocedures en -processen beschrijven.
• Analyseren van de werking van de processen vanuit een streven naar optimalisatie
• Deelnemen aan werkgroepen, vergaderingen leiden,…
• De contacten met de externe partners zoals de Regie der Gebouwen verzekeren.

Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

• De dossiers over de verschillende domeinen van de logistiek beheren (infrastructuur, uitrusting, beheer van het magazijn, onderhoudspersoneel …)
• Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen.
• De vastgelegde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels.
• De kernelementen van het dossier opsporen, analyseren en structureren.
• Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures.
• Een kwantitatieve en kwalitatieve controle uitvoeren van de door derden uitgevoerde werkzaamheden en de door hen geleverde diensten, benodigdheden en facturen.
• Marktonderzoeken uitvoeren en de investeringsdossiers voorbereiden.
• Risicoanalyses maken in zijn activiteitendomein.

Als helpdesk (zie ook "contactpersoon"), technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.

• Antwoorden op specifieke werkaanvragen en de uitvoering ervan organiseren.
• Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten.
• Om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen.
• Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels.
• Documenten, brochures, informatie … ter beschikking stellen van de klanten.

Als plannings-deskundige, de uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het praktische verloop van de activiteiten te verzekeren.

• De binnenkomende informatie kwalitatief toekennen (post, e-mails, …).
• Het beheer verzekeren van de routinematige opvolging
• De actieve opvolging van de dossiers beheren en toezien op de uitvoering ervan.
• Zich ervan vergewissen dat elk lid van de ploeg de specifieke technische richtlijnen en de procedures eigen aan de sectie goed naleeft.
• De binnenkomende post of mails alsook de functionele mailbox beheren.
• Instaan voor de goede uitvoering van de vastgelegde procedure en de referentiepersoon ervan zijn.
• Instaan voor het agendabeheer van de dienst
• Overeenkomstig de veiligheidsregels en de regels op het gebied van welzijn op het werk controleren of elk personeelslid van de werkplaats de geschikte werkkledij en naargelang van de uitgevoerde taken het daartoe voorziene veiligheidsmateriaal draagt

Als logistieke ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

• De voorraden en de bestellingen beheren.
• Zorgen voor de ontvangst, de opslag en de levering van het materiaal en/of van de wisselstukken.
• Het logistieke materiaal/het gereedschap reserveren of erin voorzien voor de uitvoering van de dagelijkse taken
• De verschillende inventarissen bijhouden.
• Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven en formulieren opstellen.
• Presentaties, principenota’s, brochures … opstellen

Praktische kennis

• Integreren - Via het leggen van relevante verbanden diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel, alternatieven naar voor brengen en deze synthese en alternatieven verder uitwerken in een waardevolle en sluitende conclusie.
• Beslissen - Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en de nodige acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren.
• Stress beheren - Resultaatgericht reageren op frustraties, obstakels en tegenwerking door kalm te blijven, de eigen emoties te controleren en constructief te reageren op kritiek.

Verwachte gedrag

• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de ’klanten’ bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
• Adviseren - Gericht advies geven aan anderen binnen en buiten de organisatie en een vertrouwensrelatie met hen uitbouwen op basis van eigen geloofwaardigheid en expertise.
• Samenwerken - Groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijke doelstellingen en door conflicten met collega’s bij te leggen.
• Objectieven behalen - Resultaten boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de kwaliteit van ondernomen acties, door de opportuniteiten te identificeren en gerichte acties op het juiste moment en binnen de beschikbare termijn te ondernemen.

Préselectie op dossier (op basis van CV, motivatiebrief, relevant werkervaring)

Interview

Wervingsreserve: 24 maanden