Aanwervingsexamen - Directeur (A7) Departement Stadsontwikkeling

1. Verantwoordelijkheden inzake beheerscontrole

Diagnosticeren van de werking van het departement en verbeteracties voorstellen

Uitwerken en formuleren van strategische en operationele doelstellingen en acties ten behoeve van de politieke verantwoordelijken door voorstellen en oplossingen te formuleren om een passende besluitvorming te bevorderen in overeenstemming met de waarden van de administratie

Deelnemen aan de verwezenlijking van de strategische doelstellingen van de entiteit en deze samen met de gemeentesecretaris en het directiecomité realiseren

Omzetten van de strategische doelstellingen in een operationeel plan en de nodige middelen identificeren om dit plan te implementeren, het volledige strategisch plan invoeren op het platform Strat&gov en zorgen voor de rapportering

Uitwerken, controleren en opvolgen van de begrotingen

Opvolgen, communiceren, controleren en evalueren van de implementering van de doelstellingen en projecten

Actief bijdragen tot de uitwerking van overheidsopdrachten, overeenkomsten en reglementen met betrekking tot de ontwikkelde activiteiten

Proactief bijdragen tot de opstelling van dossiers in het kader van projectoproepen

Superviseren van het administratieve en juridische beheer van de dossiers

Toezien op een optimaal beheer van de middelen door een moderne dienstverlening te garanderen, die het mogelijk maakt de standaardprocessen en -procedures, de digitalisering en de klantentevredenheid te vereenvoudigen en transparanter te maken, met als doel de burgers een kwaliteitsvolle dienstverlening te bieden

Uitwerken van een beleid voor de klachtenbehandeling en instaan voor de opvolging ervan

Opvolgen van de wettelijke en vernieuwende evoluties inzake de verschillende beleidsdomeinen

2. Verantwoordelijkheden inzake personeelsbeheer

Verzekeren van een sociaal management en toezien op het welzijn van de medewerkers (pesterijen, arbeidsongevallen, conflictbeheersing, herinschakeling, enz.) alsmede op de naleving van de arbeidsvoorwaarden en de gezondheids-en veiligheidsvoorschriften

Leiden, coördineren, superviseren en evalueren van het personeel en samenwerken met het management

Organiseren van de vorming van het personeel

Kennis en goede praktijken delen om de autonomie, de vaardigheden en de motivatie van het personeel te ontwikkelen

Organiseren van een goede interne communicatie aan de hand van regelmatige staf- en dienstvergaderingen.

Deelnemen aan de aanwerving en HR-ontwikkeling van medewerkers: onthaal en integratie, functieomschrijving, opleiding, mobiliteit, evaluatie, benoeming, loopbaan

Plannen van het previsioneel beheer van het kader en het personeelsbestand

3. Verantwoordelijkheid inzake interne controle

Diagnosticeren van de werking van de entiteit en verbeteracties voorstellen

De bestaande procedures analyseren en pertinente verbeteringen formuleren die moeten leiden tot het bereiken van de vastgelegde strategische doelstellingen

Het departement vertegenwoordigen en instaan voor de doeltreffendheid van de kwaliteit van het werk en de tevredenheid van de burger.

4. Interne betrekkingen

Rapporteren van de noden, realisaties en resultaten van het departement aan de gemeentesecretaris en het directiecomité

Actief deelnemen aan het Directiecomité en het Managementteam door onder andere alle nuttige informatie te communiceren die bijdraagt aan de transversale samenwerking

Doorstroming van de informatie verzekeren op een transversale en proactieve manier.

5. Permanente doelstellingen

Strategische doelstellingen ontwikkelen en voorstellen aan het directiecomité

De schakel zijn tussen beleidsbeslissingen en uitvoering binnen het departement

Zorgen voor de invoering van een interne controlecultuur in de organisatie van het departement door te zorgen voor procesbeheer, risicobeheersing, voortdurende verbetering en rapportage

Het privacybeleid strikt toepassen in samenwerking met de adviseur informatiebeveiliging en met inachtneming van de AVG

Opzetten en organiseren van interne en externe communicatie

Zorgen voor nauwe samenwerking met andere diensten van de administratie.

Coördinatie van en toezicht op de verschillende diensten

Opstellen van strategische documenten

Naam

Definitie

Professioneel en integer handelen

Eerlijk en consequent handelen op persoonlijk en op professioneel vlak. Alsook handelen in overeenstemming met de verwachtingen en waarden van het gemeentebestuur en eisen van de functie

Geavanceerd :

• Ik ga op een neutrale en respectvolle wijze om met anderen (collega’s, hiërarchie, externen)
• Ik respecteer de regels,
• procedures, gemaakte afspraken en beslissingen en kom deze na
• Ik behandel vertrouwelijke en persoonlijke gegevens met de nodige discretie
• Ik respecteer het materiaal
• Ik neem de verantwoordelijkheid op voor eigen fouten en vergissingen
• Ik spreek anderen erop aan wanneer regels en afspraken niet worden nageleefd
• Ik handel consequent volgens de ethische normen die bij de functie horen
• Ik ben door mijn gedrag een voorbeeld voor anderen
• Ik zorg ervoor dat de verwachtingen i.v.m. waardig en integer gedrag gekend en duidelijk zijn en breng dit ook ter sprake

Klantgerichtheid

Aandacht hebben voor de noden en wensen van medewerkers en externen en er op een gepaste manier aan tegemoet komen

Geavanceerd :

• Ik benader iedereen op een vriendelijke en professionele manier
• Ik luister naar de vraag, vraag door, ik geef volledige en correcte informatie aan de klant en verwijs hen door indien ik niet kan helpen
• Ik neem klachten ernstig
• Ik onderzoek gericht de wensen, behoeften en verwachtingen van externen en medewerkers
• Ik ga kritisch na op welke punten de dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd en formuleer concrete voorstellen om deze te verbeteren
• Ik neem klachten ernstig en trek lessen uit de klachten
• Ik voorzie voor de eigen dienst/departement in een systematische bevraging rond klantentevredenheid
• Ik zet processen op om een kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening te garanderen
• Ik zet de nodige structuren op zodat klachten efficiënt en effectief behandeld kunnen worden
• Ik stimuleer en geef advies aan anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren

Resultaatgerichtheid

De inzet, de wil en de ambitie tonen om doelstellingen en resultaten te behalen door de nodige acties en initiatieven te nemen en er steeds de volle verantwoordelijkheid voor te nemen

Geavanceerd:

• Ik ben betrokken bij mijn werk/het gemeentebestuur
• Ik realiseer de gevraagde taken met oog voor kwaliteit
• Ik bereik de doelstellingen op een efficiënte en effectieve manier
• Ik controleer de goede uitvoering van mijn werk
• Ondanks obstakels, blijf ik vastbesloten om mijn doelstellingen te halen
• Ik ga actief op zoek naar de best mogelijke manier om de doelen te bereiken
• Ik stel opties voor en neem initiatieven om de kwaliteit van mijn werk te verbeteren.
• Ik ontwikkel een doelgericht en concreet actieplan
• Ik bepaal doelstellingen (SMART) voor mijn gemeentebestuur/medewerkers en informeer medewerkers hierover
• Ik spreek anderen aan op het bereiken van de doelstellingen wanneer dit nodig blijkt

Samenwerken

Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat of doelstelling op niveau van een team, een dienst/afdeling, een departement, het gemeentebestuur of in samenwerking met externen, dit met teamgeest en respect voor de anderen. Het collectieve belang dient steeds boven op het persoonlijke belang te staan

Geavanceerd :

• Ik ben vriendelijk, loyaal, respectvol in de dagelijkse omgang met mijn collega’s
• Ik geef en vraag informatie, advies en hulp aan collega’s
• Ik ontwikkel goede en effectieve werkrelaties met andere teamleden
• Ik lever een actieve bijdrage aan de werking van het team
• Ik kom binnen het team uit voor de eigen mening maar ik voer loyaal de teambeslissing uit
• Ik onderneem tijdig gepaste acties indien er conflicten en/of spanningen zijn in de groep
• Ik neem initiatieven om de samenwerking, sfeer of het resultaat te verbeteren
• Ik stimuleer kennisoverdracht
• Ik betrek anderen bij de besluitvorming
• Ik zoek actief naar samen werkingsverbanden met derden (medewerkers, organisaties)
• Ik moedig collega’s in het team aan om mee te werken aan voorstellen of verbeteringen,
• Ik stimuleer teamleden om zelf hun geschillen op te lossen

Naam

Definitie

Leiding geven

Richting en sturing geven aan een groep medewerkers om de gestelde doelstellingen te bereiken, het onderlinge samenwerking motiveren en bevorderen en de competenties van medewerkers correct beoordelen

Geavanceerd :

• Ik vertrouw de teamleden taken en opdrachten toe op basis van hun vaardigheden en communiceer over de operationele doelstellingen op korte termijn
• Ik voorzie het nodige materiaal voor de medewerkers
• Ik organiseer gesprekken/ vergaderingen met het team en ik zorg ervoor dat het team samenwerkt, informatie uitwisselt en onderling communiceert
• Ik stuur, begeleid en motiveer de medewerkers. Ik geef continu duidelijke en constructieve feedback aan de medewerker zowel over negatieve als positieve aspecten van zijn functioneren, en stuur bij indien nodig
• Ik pas mijn communicatiestijl aan in functie van de persoon
• Ik waak over het welzijn op het werk
• Met het team bepaal ik de prioriteiten, doelstellingen en de manier waarop deze bereikt moeten worden
• Ik leg deadlines vast en ga na of deze worden nageleefd
• Ik ga actief op zoek naar de nodige middelen om de doelstellingen te behalen
• Ik zoek naar een oplossing zelfs al zijn de middelen niet voorhanden
• Ik geef het team suggesties en aanwijzingen om de werking van het team te verbeteren
• In onderneem acties om het enthousiasme en engagement van het team te vergroten
• Ik coördineer en harmoniseer de doelstellingen en prioriteiten van het team met de strategische doelstellingen van het gemeentebestuur
• Ik stel nieuwe middelen voor om samen de doelstellingen te behalen
• Ik draag het beleid en de visie van het team uit

Coachen

Het ondersteunen en begeleiden van medewerkers in hun ontwikkeling zodat ze in staat zijn om te groeien als persoon en in hun functie en resultaten te kunnen behalen

Geavanceerd :

• Ik bied medewerkers de mogelijkheid om ideeën voor te stellen en uit te werken
• Ik stimuleer medewerkers om eerst zelf oplossingen te vinden voor problemen die zich voordoen
• Ik geef positieve en negatieve feedback over het functioneren van medewerkers
• Ik begeleid en motiveer nieuwe medewerkers bij het uitvoeren van hun werk
• Ik schep duidelijkheid omtrent taken, rollen en verantwoordelijkheden
• Ik onderneem acties om het inzicht van de medewerker in diens eigen functioneren te versterken
• Ik voer regelmatig coachings- en functioneringsgesprekken met mijn medewerkers
• Ik maak een correcte inschatting van de sterktes punten en verbeterpunten van mijn medewerkers
• Ik stimuleer medewerkers om nieuwe en uitdagende opdrachten aan te gaan
• Ik stimuleer medewerkers om aandacht te hebben voor hun loopbaanontwikkeling
• Ik adviseer over de mogelijkheden van training en het ontwikkelen van leerkansen binnen en buiten het gemeentebestuur
• Ik maak samen met mijn medewerkers een ontwikkelingsplan op waardoor ze hun vaardigheden, attitudes en kennis kunnen verbeteren

Naam

Definitie

Visie ontwikkelen en implementeren

De visie en strategie van het gemeentebestuur ontwikkelen en communiceren en/of de daaruit voortvloeiende doelstellingen en acties realiseren en evalueren/monitoren

Geavanceerd :

• Ik ontwikkel actieplannen en meet de impact voor mijn rechtstreekse omgeving
• Ik ken en begrijp de missie, strategie en doelstellingen van de dienst en gemeentebestuur
• Ik bepaal doelstellingen die aansluiten bij de strategische oriëntatie van het gemeentebestuur
• Ik denk na over projecten en noden op lange termijn en hoe we ze kunnen realiseren
• Ik zet de doelstellingen voor mijn team om in de praktijk en communiceer hierover
• Ik ontwikkel heldere actieplannen in lijn met de uitgezette strategie
• Ik definieer en implementeer de strategische oriëntatie van het bestuur toe en ontwikkel strategische plannen en voorzie ik toekomstige noden van het bestuur
• Ik draag bij aan de ontwikkeling van een gezamenlijke visie met de strategische verantwoordelijken van mijn organisatie
• Ik kan mijn medewerkers inspireren om zich in te zetten bij het nastreven van de strategische doelstellingen van mijn organisatie

Verandering sturen

Maatregelen nemen om tegemoet te komen aan veranderende contexten en om het werk en de werking van het team efficiënter te doen verlopen door invloed uit te oefenen op de organisatie, met gebruik van de passende methoden en werkmiddelen

Geavanceerd :

• Ik onderzoek en test nieuwe werkmethodes uit
• Ik maak een lijst van de behoeften op het vlak van verandering
• Ik breng de betrokken mensen samen en ik leg uit waarom iets verandert
• Ik stel vernieuwingen voor om de werking van de dienst te verbeteren
• Ik zoek en gebruik nuttige middelen voor verandering
• Ik organiseer overleg over de verandering met sleutelpersonen
• Ik stel mensen gerust in verband met de verandering
• Ik stuur strategische en belangrijke veranderingen die het functioneren van het gemeentebestuur gaan optimaliseren
• Ik anticipeer en pas mijn strategie aan in functie van de weerstand aan verandering
• Ik slaag erin om de veranderingen die ik opstart te consolideren en te integreren

Beslissen

Tijdig nemen van juiste beslissingen op basis van (on)volledige informatie en doelgericht initiëren van acties teneinde de genomen beslissingen uit te voeren / te laten uitvoeren

Geavanceerd :

• Ik neem eenvoudige beslissingen op basis van duidelijke regels en procedures en neem mijn verantwoordelijkheid
• Ik steun mijn voorstellen op een evenwichtige probleemanalyse.
• Ik schat de beschikbare informatie correct in en weeg voor-en nadelen af om tot een juiste beslissing te komen
• Ik breng alle betrokken partijen op de hoogte van mijn beslissing
• Ik weet waarover ik mag beslissen en wanneer het aan mijn hiërarchie toekomt om te beslissen
• Ik betrek anderen bij besluitvorming, maar neem de eindbeslissing
• Ik neem de best mogelijke beslissingen zelf in moeilijke situaties
• Ik neem beslissingen waarvoor voldoende, maar nog niet alle informatie aanwezig is en houd rekening met de mogelijke gevolgen
• Ik neem verantwoorde of berekende beslissingen
• Ik neem beslissingen in complexe situaties en conflicten
• Ik neem beslissingen, ook als er geen regels en procedures bestaan
• Ik neem cruciale beslissingen die een impact hebben op de lange termijn
• Ik neem beslissingen binnen mijn functie ondanks weerstand en tegendruk van anderen

Conflicten beheren

Correct identificeren van de onenigheid/conflicten, gesprekken stimuleren, de mogelijke opties bespreken en het tot een akkoord/ oplossing brengen van de betrokken partijen

Geavanceerd :

• Ik neem maatregelen om een conflict op te lossen waarbij ik niet betrokken ben en moedig de partijen aan om een oplossing te vinden. Hierbij houd ik rekening met de standpunt van de andere te partijen
• Ik onderzoek de behoeften en weerstand van beide partijen
• In geval van conflicten luister ik naar elke partij, blijf ik objectief en stel ik me neutraal op
• Ik volg opleidingen rond conflictbeheer
• Ik zoek een oplossing voor het conflict, dat soms emotioneel geladen kan zijn
• Ik bemiddel om met de verschillende partijen een constructief akkoord te vinden met het oog op de toekomst
• Ik neem een eindbeslissing als er geen akkoord wordt gevonden
• Ik analyseer het conflict en bekijk de mogelijke scenario’s om een conflict aan te pakken
• Ik voorzie eventuele aankomende conflicten en neem maatregelen om ze te vermijden
• Ik stuur procedures en/of taakverdeling bij en neem de nodige maatregelen om conflictsituaties in de toekomst te vermijden
• Ik stimuleer mijn medewerkers om zich te vormen inzake conflictbeheer
• Ik organiseer een dialoog met mijn teamleden en/of met andere diensten/departementen
• Ik ga conflicten niet uit de weg en waak erover dat er tijdig een oplossing komt
• Ik ben een referentiepersoon op gebied van conflictbeheersing

Communiceren

Zich schriftelijk en mondeling uitdrukken op een duidelijk en begrijpelijke manier, zodat anderen de inhoud van de boodschap volledig begrijpen

Geavanceerd :

• Ik breng de boodschap op een duidelijke en begrijpelijke manier over en ga na of de boodschap voor alle gesprekspartners duidelijk is
• Ik laat mijn gesprekspartner uitpraten zonder hem of haar te onderbreken
• Ik stel vragen indien er onduidelijkheden zijn
• Ik schrijf en/of vul documenten op een nauwkeurige manier in
• Ik richt mij op de kern van de zaak en formuleer mijn boodschap op een gestructureerde en coherente manier
• Ik pas mijn taalgebruik aan het publiek aan
• Ik ga na of iedereen de boodschap begrepen heeft, ook door non-verbale signalen op te pikken
• Ik ben in staat om de inhoud van een boodschap schriftelijk op een beknopte wijze over te brengen
• Ik ben in staat het woord te nemen voor een publiek
• Ik breng moeilijke boodschappen duidelijk en direct over
• Ik maak gebruik van aangepaste communicatietechnieken
• Ik ga kritiek of moeilijke vragen niet uit de weg en geef een duidelijk antwoord

Delegeren

Het toevertrouwen en opvolgen van een opdracht, waarvoor ik verantwoordelijk ben, aan de juiste medewerker, rekening houdend met zijn/haar competenties en beschikbaarheid, waarbij ik hem/haar de nodige autonomie geef en waarbij hij/zij ruimte heeft om zich te ontwikkelen

Geavanceerd :

• Ik ken de sterke punten/talenten van mijn medewerkers, hun beschikbaarheid en de taken die aan hen gedelegeerd kunnen worden.
• Tijdens een gesprek ben ik duidelijk over de gedelegeerde taken en de grenzen daarvan, de te bereiken resultaten, de timing, de verslaggeving, terwijl ik beschikbaar blijf en zorg voor een verdere opvolging.
• Ik zie erop toe dat de medewerker zich inzet voor het nagestreefde doel en dat hij of zij over alle ressources en middelen beschikt om de gedelegeerde taken uit te kunnen voeren.
• Ik erken succes en ontwikkel de competenties van de werknemer.
• Ik delegeer ruimere opdrachten en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheden beslissingsgebieden.
• Ik geef duidelijk aan welke beslissingsbevoegdheden de medewerker krijgt ter uitvoering van de gedelegeerde opdrachten.
• Ik betrek de medewerkers bij het zoeken naar oplossingen en neem samen of na raadpleging van de medewerker beslissingen die betrekking hebben op de gedelegeerde opdrachten.
• Ik delegeer opdrachten die haalbaar zijn, maar ook een echte uitdaging vormen voor de medewerker.
• Ik delegeer belangrijkere projecten en verantwoordelijkheids-domeinen en beslissingen
• Ik bepaal samen met de medewerker het eindresultaat dat behaald moet worden en de daarmee samenhangende beslissingsbevoegdheid
• Ik daag medewerker(s) uit om hen tot betere prestaties te brengen en geef hun uitdagende opdrachten
• Ik geef medewerkers de nodige ruimte om zelf beslissingen te nemen en het werk op een autonome manier te realiseren

Kennis van de werking van de administratie

Kennis van de Gemeentewet

Schrijfvaardigheid

Goede beheersing van basis computerinstrumenten

Toepassing van evaluatietechnieken voor ondergeschikten

Een goede kennis hebben van het BWRO waarin het volgende wordt bepaald

• De plannen (strategische plannen, bestemmingsplannen, onteigeningen, …)
• De (gewestelijke en gemeentelijke) stedenbouwkundige verordeningen
• De stedenbouwkundige en verkavelingsvergunningen / -attesten (aan vergunning onderworpen handelingen, onderzoek van de aanvragen, bevoegde overheden, termijnen, speciale regelen van openbaarmaking, beroepen …)
• De bescherming van het onroerend erfgoed (bescherming, plaatsing op de bewaarlijst, inventarisatie en registratie van het onroerend erfgoed, opgravingen, …);
• De niet-uitgebate bedrijfsruimten
• Het voorkooprecht

• De stedenbouwkundige informatie
• De inbreuken en straffen

Een basiskennis hebben van het BWLKE dat de volgende doelstellingen heeft

• Alle gewestelijke beleidslijnen verenigen inzake lucht, klimaat en energie
• De behoefte aan energie minimaliseren
• De afhankelijkheid van niet-hernieuwbare energiebronnen beperken;
• Energie uit hernieuwbare bronnen gebruiken;
• Energiebesparing in het dagelijkse leven promoten;
• De energieprestaties en het binnenklimaat van de gebouwen verbeteren;
• De milieu-impact als resultaat van de mobiliteitsnoden beperken;
• De voorbeeldfunctie van de overheidsdiensten op het vlak van energie

Een basiskennis hebben van de regelgeving inzake overheidsopdrachten

Voldoende kennis hebben van de gewestelijke instellingen, organisaties en diensten waarmee de dienst zal moeten samenwerken (URBAN, Perspective, SUA, BMA, Mobiris, DIOV, DCE, Bxl-E, Citydev, BGHM, enz.)

Voldoende kennis hebben van het Algemeen Politiereglement

Kennis van het beleid inzake economische ontwikkeling, werkgelegenheid en mobiliteit in het Brussels Gewest en de gemeente Anderlecht