Administratief assistent

작업 내용

De functie binnen de organisatie

De Diensten van het Verenigd College (DVC) vormen de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).

Ze zijn bevoegd voor de uitvoering van het gezondheids- en welzijnsbeleid in het Brussels Gewest en staan ten dienste van:

• Iedereen die gebruik maakt van de gezondheids- en welzijnsinstellingen op het Brussels grondgebied (sociale bijstand, nieuwkomers, jeugdbescherming, ouderen,…);
• Alle sporters die deelnemen aan evenementen in Brussel of die behoren tot de Brusselse ‘doelgroep’ in het kader van de strijd tegen doping;
• Personen die besmet zijn of besmet kunnen worden met een besmettelijke ziekte;
• De eerste lijn (huisartsen,…) maar ook enkele honderden tweetalige instellingen en diensten (ziekenhuizen, OCMW ’s, zorgdiensten, opvangcentra,…) die actief zijn op het gebied van gezondheid en bijstand aan personen in het Brussels Gewest.

De DVC brengen een honderdtal medewerkers samen in een actieve, tweetalige administratie waarbij veelzijdigheid en dynamiek de sleutelwoorden zijn.

De Diensten van het Verenigd College bestaan uit vier Directies, een Studiedienst en een Communicatiedienst:

• ‘Gezondheid & Bijstand aan Personen’;
• ‘Controle’: administratieve en financiële controle van instellingen die door de GGC erkend of gesubsidieerd zijn;
• ‘Coördinatie & Procedures’: transversale ondersteunende diensten voor de andere Directies (HR, administratieve coördinatie, juridische dienst);
• ‘Begroting & Financiën’; het toezicht op de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
• Het ‘Observatorium voor Gezondheid en Welzijn’, een studiedienst.

De Directie ‘Gezondheid & Bijstand aan Personen’ verenigt verschillende beroepsprofielen: juristen, artsen, verpleegkundigen, gezondheidsspecialisten, … werken naast elkaar. Haar missie is te werken aan een kwalitatief hoogstaand systeem van Gezondheidszorg en Bijstand aan personen, toegankelijk voor iedereen in Brussel.

Deze Directie bestaat uit twee afdelingen die zelf weer onderverdeeld zijn naargelang de desbetreffende sectoren:

• Gezondheid: deze afdeling is gestructureerd in 3 cellen:

Zorginstellingen (ziekenhuizen, psychiatrische verzorgingstehuizen, instellingen voor beschermd wonen);

Eerste lijn & Ambulante zorg;

Preventieve geneeskunde (anti-doping, vaccinatie, …) & Overdraagbare aandoeningen;

• Bijstand aan personen: deze afdeling behandeld uiteenlopende zaken zoals:

Dakloosheid;

Opvang van mensen van buitenlandse afkomst en het integratieproces;

Sociale bijstand, re-integratie van gevangenen, jeugdbijstand, filmcontrole,…

De administratief assistent werkt binnen de Directie ’Gezondheid & Bijstand aan personen’, is betrokken bij de taken van een of meerdere cellen waaruit de directie bestaat en werkt nauw samen met de leidinggevenden van deze cellen.

Doelstellingen van de functie

De administratief assistent verleent administratieve ondersteuning bij de activiteiten van elk van de medewerkers van de cel(len) waaraan hij wordt toegewezen.

Meer in het bijzonder zal hij administratieve en organisatorische taken moeten organiseren en opvolgen voor een of meerdere hiërarchische meerderen van de Directie ’Gezondheid & Bijstand aan personen’ om hen te ondersteunen bij de uitvoering van hun activiteiten (beheer van ziekten waarvoor een aangifteplicht bestaat, beheer van opsporingsprogramma’s voor ziekten zoals kanker, strijd tegen doping,…)

Verantwoordelijkheden

Als administratief assistentvereist de functie:

• Het verzekeren van de dagelijkse coördinatie van de activiteiten;
• Het bepalen van de prioriteit van vragen, e-mails, dossiers, nota’s voor de Directie;
• Het opstellen van een planning en zorgen voor de opvolging van de verschillende fases van een dossier, het stellen van prioriteiten, het werk organiseren en het opvolgen van taken in samenwerking met het diensthoofd;
• Het actief samenwerken met het diensthoofd om deze te informeren over de voortgang van aanvragen, informatie te delen over moeilijkheden, proactief te zijn en oplossingen voor te stellen;
• Het deelnemen aan vergaderingen met belangrijke actoren en zorgen voor de agenda, het opstellen van de notulen en de verstrekking hiervan;
• Het deelnemen aan de informele coördinatie van de regelgeving door het diensthoofd bij te staan aangaande de controle of wijziging van de regelgeving en door wijzigingen voor te stellen;
• Het verzekeren van de ontvangst en verstrekking van memo’s, mededelingen, teksten, documenten,… tussen de Directie, andere diensten of externe partners en hierover correct en tijdig verslag uitbrengen.

Als adviseurvereist de functie:

• Het begeleiden, informeren en formuleren van volledige en duidelijke adviezen of opinies;
• Het onderhouden van interacties met interne en externe partners, de communicatie aanpassen aan de gesprekspartner en hiervoor het meest geschikte communicatiekanaal gebruiken;
• Het informeren van de interne (DVC) of externe partners over moeilijkheden bij de toepassing van de wet- of regelgeving en de in de praktijk opgedane ervaring gebruiken ten behoeve van deze interne partners, met name bij de aanpassen van de wet- of regelgeving.

Als ondersteuning aan het dossierbeheervereist de functie:

• Het verzamelen, verwerken en opvragen van informatie aangaande de dossiers met betrekking tot alle zaken die door de dienst behandeld worden en het contacteren van de nodige gesprekspartners om over alle nuttige elementen te beschikken na de verwerking van de dossiers;
• Het bepalen en uitvoeren van de regelgeving of de procedure waaraan het dossier onderhevig is, de bestaande procedures bijwerken en verbeteren en, indien nodig, nieuwe procedures vaststellen;
• Het gebruiken van de ad hoc IT-applicaties en het actueel houden van de beheersinstrumenten (codering in de verschillende bestanden, regelmatige updates, opstellen van de stand van zaken,…) en het beheren van de klassering en archivering van de verschillende dossierstukken;
• Het controleren of de informatie in het dossier volledig, correct, consistent en samenhangend is;
• Het actief deelnemen aan de teamvergaderingen en het vergemakkelijken van de collectieve verwerking van de dossiers door de dienst;
• Het controleren en, indien nodig, het aanpassen van de standaardbrieven en -formulieren volgens de regelgeving.

Als procesdeskundigevereist de functie:

• Het analyseren van de processen van het departement, identificeren van de kritische fasen, formuleren van verbeteringsvoorstellen om het management te voorzien van de nodige informatie om de essentiële processen te optimaliseren;
• Het analyseren en beschrijven van de sleutelprocessen en hun kritieke fasen;
• Het verzekeren van de uitvoering van de gevalideerde verbeteringen.

Als ondersteuning van het kennisbeheer vereist de functie:

• Het verzamelen, controleren, bijwerken en bundelen van gegevens aangaande de door de dienst beheerde zaken in tabellen en grafieken om als basis te dienen voor verslagen, documenten en publicaties en om het kwaliteitsimago van de organisatie te bevorderen;
• Het verwerven van de nodige kennis voor de correcte behandeling en opvolging van dossiers, met inbegrip van het gebruik van IT-beheersinstrumenten;
• Het organiseren, bijhouden en bijwerken van de voor de dienst nuttige informatie en elektronische gegevens (bestanden, registers en databanken);
• Het zorgen voor een snelle en efficiënte gegevensverwerking door het schrijven van programmaties in Microsoft Office en diverse statistische programma’s om procedures te automatiseren;
• Het volgen van de administratieve procedure aangaande papieren of elektronische archivering om de toegankelijkheid van gegevens te waarborgen (etiketten aanbrengen, inhoudsopgaven creëren,…) zowel voor de dienst als voor de klanten;
• Het antwoorden op informatie-aanvragen van medewerkers, burgers, per telefoon of mail, en de meest specifieke vragen voorleggen aan de hiërarchie en deze, na analyse, doorverwijzen naar de bevoegde instantie.

Administratieve voorwaarden om te solliciteren

Diploma en/of ervaring

Gevraagd diploma

Kandidaten voor de functie van administratief assistent moeten in het bezit zijn van een diploma van het hoger onderwijs van het korte type (graduaat of bachelor).

Ervaring

• Kennis van de verschillende bevoegdheidsgebieden van de administratie is een pluspunt (gezondheid of bijstand aan personen);
• Ervaring binnen een overheidsinstantie in of kennis van overheidsadministratie is een pluspunt;
• Kennis van de tweede Brusselse taal is een pluspunt.

Wat wij aanbieden voor deze functie

• Weddeschaal B101 [min. 28.667,31 € ; max. 51.056,57 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (1,7410 op 01/04/2020);
• Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met een aftrek van 1,09 €);
• Hospitalisatieverzekering, inclusief kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
• Gemakkelijke bereikbaarheid met het openbaar vervoer;
• Gratis openbaar vervoer van en naar het werk;
• Mogelijkheid tot het verkrijgen van een fietsvergoeding en/of een Villo! Abonnement;
• Flexibele dienstregeling voor de 38-urige werkweek;
• Mogelijkheid tot telewerken;
• 35 verlofdagen per jaar;
• Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
• Talrijke opleidingsmogelijkheden;
• Mogelijkheid om te genieten van een gunstige tweetaligheidspremie.

Alle kandidaatstellingen moeten het volgende omvatten:

• een sollicitatiebrief met een toelichting over de kwalificaties en ervaring die de kandidaat kan voorleggen met betrekking tot de functie;
• en bijgewerkt CV.

Elke kandidaatstelling moet via mail verzonden worden voor 21/09/2021 voor 18u. Alle informatie betreffende de inhoud van de functie, de procedure en de gelijkwaardigheid van graden kan worden verkregen bij Dhr. Piset Nuon Neava, Attaché - Dienst HR 02/552 01 37 of Mevr. Charlot Simoens, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 33.

Deadline sollicitaties: 21/9/2021

Dienstverband: Voltijds, Onbepaalde duur

Salaris: €28.667,31 - €51.056,57 per jaar

Aanvullende betalingen:

• 13e maand
• Vakantiegeld

Voordelen:

• Eindejaarsgeschenk
• elektronische maaltijdcheques
• Fietsvergoeding
• Flexibele werkuren
• Gezondheidsprogramma
• gratis hospitalisatieverzekering
• Laptop van de zaak
• Openbaar vervoer vergoeding
• Thuiswerkopties

Werkschema:

• Dagdienst
• Flexibel werkrooster
• ma-vr

Opleiding:

• Bachelor (Vereist)

Taal:

• Frans (Aanbevolen)

Thuiswerken:

• Tijdelijk vanwege COVID-19