Administratief medewerker onthaal en dispatch (tijdelijk) (C1-C3)

Als medewerker Onthaal en Dispatch ben je verantwoordelijk voor de goede verwerking en opvolging van de binnenkomende meldingen rond gebouwen. Je organiseert en runt hiervoor de servicedesk gebouwen en streeft continue naar tevredenheid bij de gebouwgebruikers.

Ben jij administratief en communicatief aangelegd?

IN WELK TEAM KOM JE TERECHT?

Je bent actief binnen het team gebouwen. In het organogram vind je het team terug onder de directie Ruimte. Team gebouwen telt ca. 40 medewerkers en staat in voor het duurzaam ontwikkelen en beheren van het stedelijk patrimonium. Dit betekent zowel het bouwen en verbouwen als het onderhoud en beheer van de verschillende stads- en OCMW - gebouwen. Het patrimonium in Kortrijk bestaat uit 450 gebouwen die uiteenlopende variëren in schaal en complexiteit. Het gaat over sportgebouwen, culturele infrastructuur, jeugdlokalen, Woonzorgcentra, woningen en flatgebouwen, werkplaatsen, kantoorgebouwen, bergingen en opslagplaatsen.

WAT ZIJN JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN?

• Je bent verantwoordelijk voor de intake en de opvolging van de meldingen via Topdesk.
  • Je registreert de intake, je vervolledigt en classificeert de melding en kent
  • prioriteiten toe.
  • Waar nodig vraag je bijkomende informatie op bij de aanmelders.
  • Je zorgt voor een vlotte behandeling van de eerstelijnsmeldingen.
  • Je stuurt de tweedelijnsmeldingen door na overleg met de betrokken behandelaars.
• Je organiseert de servicedesk Gebouwen.
  • Je zorgt voor een dagelijkse briefing en overleg met de behandelaars.
  • Je waakt over een correcte en coherente aanpak en opvolging door de verschillende
  • behandelaars.
  • Je volgt de doorlooptijden van de meldingen op en je zorgt voor een correcte communicatie naar de aanmelders.
• Je helpt mee met de uitbouw van TOPDESK als het platform voor (de servicedesk van) team Gebouwen.
• Je bent medeverantwoordelijk voor de realisatie van een preventief onderhoudsbeleid.
  • Je bent verantwoordelijk voor de planning en de organisatie van preventieve onderhoudstaken (oa. onderhoud daken, onderhoud HVAC, vervanging filters).
  • Je zorgt dat de informatie vlot doorstroomt naar het netwerk gebouwbeheerders.
  • Je rapporteert over de evoluties en vooruitgang in de meldingen aan de teamverantwoordelijken en gebouwbeheerders.
  • Contractbeheer: je houdt het overzicht over de lopende onderhoudscontracten en je verfijnt de bestaande service level agreements.

Belangrijk voor deze functie:

• Je bent snel beschikbaar.
• Je bent de hele periode beschikbaar.
• Je hebt kennis van of affiniteit met het onderhoud van gebouwen.
• Je kan zelfstandig werken.

WAT VERWACHTEN WE VAN JOU?

Onze waarden en bedrijfscultuur spelen een cruciale rol in ons verhaal. We vinden het dan ook belangrijk dat elke medewerker de Kortrijkse waarden uitdraagt. Ben je ondernemend? Sta je open voor andere meningen? Durf je open communiceren? En ben je een echte teamplayer. Dan zal je je helemaal kunnen vinden in onze filosofie. Kom meer te weten over onze missie en waarden.

WAT MAG JE VAN ONS VERWACHTEN?

• Een contract van bepaalde duur (één jaar) op C-niveau.
• Maaltijdcheques van 7,00 euro.
• Een gratis hospitalisatieverzekering met gunsttarief voor partner en kinderen.
• Gratis aansluiting bij GSD-V.
• Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Fietsvergoeding.
• Eindejaarspremie.
• Groepsverzekering (tweede pensioenpijler).
• Een mooi verlofpakket (33 tot 35 dagen) en een flexibel uurrooster.
• Afhankelijk van de functie mogelijkheden tot telewerk.
• Naast anciënniteit vanuit de openbare sector of onderwijs, kan ook relevante ervaring uit de privésector of als zelfstandige meegerekend worden met een maximum van 18 jaar.
• Een loopbaan met ontwikkelingskansen en nieuwe uitdagingen.

AAN WELKE VOORWAARDEN MOET JE VOLDOEN?

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs.
• Je bent snel beschikbaar en wenst je tijdelijk te engageren voor deze functie.

HEB JE INTERESSE?

Inschrijven kan tot en met 31 december 2021, enkel digitaal via https://www.jobsolutions.be/register/10241-56

HEB JE VRAGEN?

Voor meer informatie kan je contact opnemen met Bieke Verhaeghe, de selectieverantwoordelijke voor deze procedure, via vacatures@kortrijk.be of 056 27 86 61.

Bij Kortrijk staan we open voor de diversiteit van kandidaten zonder onderscheid in geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventuele handicap.