Administratief medewerker secretariaat Stafhouder

작업 내용

De Nederlandse Orde van Advocaten bij de balie te Brussel is op zoek naar een administratieve medewerker. Ben je op zoek naar een gevarieerde job? Ben jij organisatorisch en administratief sterk? Dan ben jij de persoon die we zoeken!

Jouw verantwoordelijkheden:

Je staat in voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van het secretariaat van de Stafhouder.

- Je staat mee in voor het tijdig indienen van adviezen voor kandidaat-magistraten: afspraken vastleggen met de kandidaat-magistraten en verslaggevers (fysiek of via videoconferentie), alle nodige documenten overmaken aan verslaggevers, lijst up-to-date houden, opmaken van e-mails voor verzending van de adviezen.

- Je organiseert de zittingen van de Verzoeningskamer Ereloongeschillen: verzending uitnodigingen voor zittingen en opvolging, agenda opmaken,…

- Je zorgt voor de opvolging van de goedkeuring van de oprichtingsaktes.

- Je bent verantwoordelijk voor alle administratie die te maken heeft met tuchtzaken: aanmaken dossiers, lijsten bijhouden, opmaken van gestandaardiseerde brieven, bijwerken van gegevens, notuleren tijdens tuchtverhoren, stukkenbundels kopiëren,…

- Je staat mee in voor de controles van de derdenrekeningen en de witwaspreventiecontroles: opmaken van gestandaardiseerde e-mails, lijsten bijhouden, beantwoorden van inkomende e-mails,…

- Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van de voorbereidende vergaderingen van de algemene vergaderingen van de OVB: reservatie zalen en catering, uitnodigingen verzenden,…

- Ondersteuning in algemene administratieve taken van het secretariaat: telefonie, onthaal, activatie advocatenkaarten, organiseren van vergaderingen (fysiek of via videoconferentie), up-to-date houden van lijsten, dossiers aanmaken, bijwerken van gegevens van advocaten, klassement,…

Jouw profiel

- Je beschikt minstens over een diploma middelbaar onderwijs en bezit relevante werkervaring in een administratieve soortgelijke functie of een bachelor-diploma.

- Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en je hebt een goede kennis van het Frans en het Engels (mondeling en schriftelijk).

- Je bent discreet.

- Je bent goed in het plannen, organiseren en coördineren van werk.

- Je bent een gedreven nauwkeurig persoon en zet graag de puntjes op de ‘i’.

- Je werkt graag in team, maar bent tegelijk zeer zelfstandig.

- Flexibiliteit draag je hoog in het vaandel en veranderende omstandigheden schrikken je niet af.

- Je hebt een goede kennis van MS Office (Word, Excel en Outlook).

- Je kan vlot overweg met nieuwe softwareprogramma’s.

- Je hebt een verzorgde uitstraling.

Dienstverband: Voltijds, Onbepaalde duur

Werkschema:

• ma-vr

Thuiswerken:

• Nee