Administratief medewerker VPE Hematologie en stamceltransplantatie

Functieomschrijving

• Je staat in voor een efficiënt en klantvriendelijk onthaal van patiënten, bezoekers, artsen. Je streeft naar een kwaliteitsvolle dienstverlening.
• Je beantwoordt interne en externe telefoonoproepen, geeft informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
• Je maakt afspraken voor opnames, consultaties, behandelingen en onderzoeken en bevestigt deze aan patiënten.
• Je staat in voor de opmaak van allerlei (medische) documenten. Je typt brieven en verzorgt lay-out en spelling.
• Je verzorgt de patiëntenadministratie en beheert, verbetert en vervolledigt patiëntendossiers.
• Je bereidt de verpleegdossiers voor: alle administratie voor opname, verblijf, behandeling en ontslag van patiënten.
• Je bewaakt de opname – en ontslagplanning en stuurt ze bij in nauw overleg met de opnamedienst.
• Je staat in voor de correcte ontvangst en verzending van stalen volgens de voorgeschreven procedures.
• Je zorgt voor de correcte en volledige ingave van alle technische prestaties voor een correcte tarificatie.
• Je volgt intern patiëntenvervoer op.
• Je klasseert en archiveert diverse (papieren en digitale) documenten op een snelle en gestructureerde manier.
• Je staat in voor het mailverkeer en postsortering van de dienst.
• Je houdt de personeelsadministratie bij in Sp-Expert (tijdsregistratie en werkplanning)
• Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit (bv. Stockbeheer, probleemmeldingen via facilink, reservatie vergaderzalen) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
• Je formuleert op eigen initiatief voorstellen voor een adequatere werking van het onthaal en secretariaat.
• Je notuleert bij werkvergadering en maakt verslagen op.
• Je zorgt voor een optimale doorstroming van informatie en onderhoudt interne en externe contacten. Je overlegt met leidinggevende(n), verpleegkundige(n) of arts(en) waar nodig.
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.
• Je staat in voor de vervanging en overname van taken bij afwezigheid van collega’s.

Gewenst profiel

• Je hebt minstens een diploma secundair onderwijs. Administratieve ervaring is een pluspunt.
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren.
• Kennis van de interne structuur en werking van het ziekenhuis is een pluspunt, je bent bereid kennis op te bouwen van de diensteigen terminologie en activiteiten.
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.
• Je speelt in op de (zorg)behoeften en noden van patiënten, hun omgeving en/of je klanten. Je hebt oog voor je eigen welzijn en dat van collega’s.
• Je bent en toont je verbonden met je collega’s, opdracht en beroep.
• Je staat open voor vernieuwing en groeit mee met verandering. Je werkt actief mee aan de verbetering van kwaliteit, omgeving, processen en producten.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
• Je bent sterk in planning en organisatie. Je bepaalt effectief doelen en prioriteiten, plant de nodige acties en gebruikt tijd en middelen om de vooropgestelde doelen/deadlines te bereiken.
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen, nauwkeurigheid, plannen en organiseren, kennis van MS Word en MS Excel (uitsluitend) en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). Kandidaten die voldoen aan de diplomavoorwaarden zullen een uitnodiging voor het afleggen van de pc testen ontvangen via mail op 20 of 21 december 2022. Kijk zeker de ongewenste mails / spam na indien je geen mail zou ontvangen hebben. Indien je reeds bent opgenomen in de wervingsreserve voor administratief medewerker hoef je deze testen niet opnieuw te doen.

Deel 2: screening op CV en motivatiebrief.

Deel 3: competentiegericht interview op maandag 9 januari 2023 (voormiddag).