Administratief medewerker werven en projecten

• Fungeren als contactpersoon voor externe contractors en diverse interne diensten
• Opstelling en actualisering van het administratieve gedeelte van de bestekken
• Organisatie en beheer van de contractuele uitwisselingen met bedrijven/aannemers, het opstellen van officiële correspondentie
• Organisatie van plaats- en werfbezoeken, expertises e.a.
• Methodische ondersteuning bij het klassement van papieren en elektronische documenten
• Ondersteuning en opvolging van het uitwisselingsplatform (bijv. Bricsys, Bim 360, ..). respect voor de archiefstructuur en de naam van documenten, toegang en workflow management, ...
• Projectondersteuning bij organisatie van werven (beheer van badges, toegangen, openstellen beveiligde toegangen, extra bewaking, opleidingen, …).
• Opstellen van vergadernota’s, processen verbaal tijdens vergaderingen/ werfvergaderingen en opvolging hiervan.
• Opvolging en beheer van procedures
• Onderhouden van de contactlijst per project
• Organisatie en opvolging van de autorisatie procedures van toepassing in de zone waar de werken plaatsvinden (Works coordination, works permits, Blueliner, …).
• Organisatie van de administratieve ondersteuning van het Departement (+/- 30 personen)
• GBA rol (Gemachtigd Badge Aanvrager)
• Organisatie en opvolging van de staff meetings, SPM meeting, ....
• Ontwikkeling en beheren van de ASK AMC website
• Opvolging van HR aangelegenheden voor het Departement (intern en consultants), zoals prestatieregistratie, verlofplanning, opleidingen, enz.
• Opvragen van alle noodzakelijke data in het kader van projectreporting doorheen het subdepartement, het opmaken van de reporting die doorgestuurd wordt naar management

• Een aantrekkelijk salarispakket met tal van extralegale voordelen
• Persoonlijke opvolging en open communicatie zowel voor als na indiensttreding
• Mogelijkheid tot het volgen van extra opleidingen
• Inspirerende netwerkevents en legendarische afterwork drinks
• Sterk netwerk van toonaangevende klanten
• Expertise binnen Engineering

Have you got what it takes?

• Je beschikt over een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring
• Je hebt minstens 5 jaar relevante werkervaring in organiserende en/of coördinerende functie
• Je hebt sterke organisatorische en leidinggevende vaardigheden
• Je hebt een grondige kennis van MS Office en specifieke project gerelateerde applicaties
• Je bent een vlotte communicator in het Nederlands, het Frans en het Engels (mondeling en schriftelijk)