Assistent – HR Officer

Specifieke omschrijving met betrekking tot de functie

De HR Officer werkt voor de dienst Human Resources in de volgende gebieden, en legt daarbij de focus volgens de organisatorische behoeften van de dienst:

• Het administratieve luik beheren van het contractueel (inclusief de EHA’s) en statutair personeel (lonen, sociale documenten, het opstellen en verwerken van brieven, contracten, verzekeringen, relaties met externe dienstverleners en partners, enz.).
• De hr-processen volgen (zoals het evaluatiesysteem, de integratie en betrokkenheid, opleidingen enz.) en bijdragen tot hun permanente verbetering.
• De medewerkers en de hiërarchie informeren over de onderwerpen die deel uitmaken van zijn/haar competentiegebied.
• Bijdragen aan de organisatie en de logistiek van andere werkdomeinen die verband houden met de hr.
• De nodige gegevens verzamelen en updaten voor het opstellen en de follow-up van de hr-dashboards en bijdragen tot transversale projecten op het vlak van bv. mobiliteit, gendergelijkheid.
• Changeprocessen bewerkstelligen.

Missie van de functie

De HR Officer staat in voor de personeelsadministratie, voor de follow-up en de organisatorische en logistieke ondersteuning van de verschillende hr-processen en -tools en voor de contracten met partners en dienstverleners. Daarnaast neemt hij/zij actief deel aan de ontwikkeling en de verbetering van de verleende diensten.

Specifieke vaardigheden

• Een grondige kennis hebben van de sociale wetgeving in het algemeen en de specifieke regels voor de openbare sector.
• De specifieke software voor loonbeheer en HRIS beheersen.
• Statistische tools beheersen (tabellen, gegevensextractie …).
• Kennis van de wetgeving inzake overheidsopdrachten is een pluspunt.
• De informatie in verband met de lonen verzamelen en verwerken (afwezigheden, ziekte …).
• De lonen berekenen met naleving van de geldende regels, in samenwerking met een sociaal secretariaat.
• De documenten voor externe organen opstellen en verwerken.
• Samenvattingsdocumenten opstellen: dashboards, inkomend/vertrekkend personeel.
• De nodige documenten updaten zoals vereist door de wet- en regelgevende bepalingen.
• Een permanent toezicht houden op de geldende wetgeving.
• Prioriteiten stellen en zijn/haar werk organiseren, rekening houdend met de instructies en de uitvoeringstermijnen.
• De administratieve ondersteuning en logistiek van de dienst verzekeren.
• Nota’s, rapporten, verslagen en notulen over de voortgang van lopende projecten en processen opstellen en voorleggen.
• Verbeteringsvoorstellen voor het werk formuleren.
• Eventuele problemen in verband met de uitvoering van zijn/haar werk afbakenen, meedelen en oplossingen voorstellen.
• Continue verbetering.
• Teamspirit.
• Autonomie.
• Resultaat- en oplossingsgericht.
• Klantgericht.
• Voorbeeldigheid en ethiek.
• Actieve deelname aan het veranderingsproces.
• Proactief.
• Blijk geven van initiatief om de doelen van de functie te bereiken.
• Nauwkeurig.
• Stipt.
• Georganiseerd.
• In staat om zich aan te passen aan verschillende doelgroepen.

Startprofiel

Verplichte criteria in vet

• Een bachelordiploma in bij voorkeur in Personeelszaken.
• 2 jaar of meer ervaring in een gelijkaardige functie.
• Als u uw diploma in het buitenland hebt behaald, gelieve ons dan de gelijkwaardigheid ervan op te sturen, erkend door een van de gemeenschappen van de Belgische Staat.
• U spreekt ten minste een van de twee officiële talen (Frans/Nederlands) vloeiend en bent bereid om de tweede te leren.

Ons aanbod

• Een voltijds contract van onbepaalde duur.
• Een verloning volgens de BAOB-barema’s van graad B101.
• Een eindejaarspremie en vakantiegeld.
• Maaltijdcheques van € 8 per gepresteerde dag met een persoonlijke inbreng van € 1,09.
• Hospitalisatieverzekering via de Koepel Sociale Dienst (ten laste van het ABAE).
• Wie is aangesloten bij de Koepel Sociale Dienst heeft ook recht op heel wat andere premies (premie voor huwelijk of wettelijk samenwonen, geboorte-/adoptiepremie, kosten voor brillen en lenzen, bijdrage in de kosten van kinderopvang, sinterklaaspremie enz.)
• Mogelijkheid voor een taalpremie (bij voorlegging van een getuigschrift van SELOR of met het taalvaardigheidsniveau van de CEFR-schaal, afgeleverd door een talenschool die door de Vlaamse/Franse Gemeenschap is erkend).
• Professionele ontwikkeling door opleiding op maat van uw functie.
• Evenwicht tussen werk en privéleven door flexibele werktijden en de mogelijkheid voor telewerk.
• 35 jaarlijkse verlofdagen (voor een volledig gewerkt jaar in voltijdse functie).
• Een aangename werkplek die gemakkelijk te bereiken is met het openbaar vervoer.
• 100% tegemoetkoming in de vervoerskosten in heel België tussen woon- en werkplaats en een fietsvergoeding.