BUYER

JOBTITEL:

Purchasing Officer (Temp to Perm!).

FUNCTIE:

Administratieve ondersteuning van het team bij onderstaande taken:

• Aanvragen tot bestellingen en onderhandelingen:
  • Creatie;
  • Opvolging van de aanvragen van A tot Z;
  • Werkt samen met ander interne afdelingen om zo de aankopen te laten gebeuren i.f.v. hun noden en de gemaakte afspraken, rekening houdend met de algemene belangen inzake kostenefficiëntie voor de volledige organisatie;
  • Formuleert de gunnings- en selectiecriteria i.f.v. de geformuleerde noden.
• Aankoopbeheer:
  • Opvragen en beheren van leveranciersdossier en hun goederen/diensten;
  • Administratieve afhandeling van geplaatste orders;
  • Opmaak van rapporten;
  • Opvolging verleningen van de aankoopcontracten;
  • Biedt algemene administratieve ondersteuning;
  • Beheer van alle openstaande aanvragen voor externe consultants;
  • Beheer van persoonsgegevens van externe consultants;
  • Opvolging van organisatorische wijzigingen;
  • Creatie van de kostenplaats om de budgetten te beheren.
• Purchase Orders:
  • Opmaak en beheer van purchase orders;
  • Zorgt voor het ondertekenen, uitsturen en archiveren van de purchase orders;
  • Goedkeuren van de facturen in de goedkeuringstool en aanvragen van creditnota’s;
  • Inboeken van de boekhoudkundige ontvangen facturen en verdere opvolging hiervan;
  • Uitvoeren van controle op de ontvangen wbs.
• SAP-benodigdheden:
  • Upload budget in de wbs-codes (opex & capex);
  • Controle en update wbs-status;
  • Assisteren in het aankoopproces (gegevens extrahere, beschikbaarheid van budget controleren);
  • SPOC voor snelle transactievragen.
• Organisatorische vaardigheden:
  • Beheren van de functionele mailbox van het Team Controlling;
  • Een standaard bestandsstructuur behouden in de gedeelde drive (en achter de ontbrekende documenten van het team gaan);
  • Organiseren van de controlerende vergaderingen;
  • Notuleren (tijdens controlerende interne vergaderingen);
  • In het oog houden van de gedeelde kalender en updaten met aangevraagde vrije dagen.
• Bestandsbeheer:
  • Updaten van Excelrapporten op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis;
  • TCS-factuurstatus;
  • TCS-timesheet.

PROFIEL:

• Kennisniveau Bachelor of gelijkwaardig door ervaring.
• Kennis van het intern aankoopbeleid, -processen en -procedures.
• Kennis van de wetgeving op openbare aanbestedingen.
• Basiskennis van contractrecht.
• Kennis van Nederlands, Frans en Engels (mondeling en schriftelijk).