directie-assistent(e) PXL-Education

Hogeschool PXL is met meer dan 10000 studenten en 1150 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio.In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagenwe elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijkleiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen excellentie in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.

• Je verzorgt algemeen secretariaatswerk voor het departement PXL-Education en ondersteunt het departementshoofd (mail, agendabeheer, verslagen maken, presentaties voorbereiden, …),

• Je bent het eerste aanspreekpunt binnen het departement voor studenten, lectoren en externen. Je verstrekt info aan en bent aanspreekpunt voor de centrale PXL-diensten (ziektemeldingen, interne postbedeling, schuldvorderingen, info m.b.t. studenten, …) en externen (info i.v.m. de opleidingen, opvang vragen ouders, bedrijven, externe contacten van docenten/studenten, …);

• Je biedt administratieve en logistieke ondersteuning voor vergaderingen, infodagen, openlesdagen, proefdagen, organisatie van examens en examenfeedback, voortgangscommissies , deliberaties, …;

• Je bent voor diverse events en activiteiten binnen het departement PXL-Education verantwoordelijk voor de organisatie van A tot Z (gaande van opmaak programma en timing, contacteren externe sprekers, vastleggen locatie, communicatie naar junior-collega’s, contacten catering, inrichting van de ruimtes tot ontvangst en ondersteuning van externen en (junior-)collega’s);

• Je ondersteunt bij alumniwerking en studiereizen;

• Je staat in voor de financiële opvolging van departementale budgetten, bestellingen, begrotingen, investeringen, diverse financiële aanvragen (gastsprekers, studiereizen, fietsvergoedingen, onkostenvergoedingen, …);

• Je staat in voor de customer relations van het departement en beheert de interne en externe informatiekanalen (o.a. mail, blackboard, social media)voor verspreiding van informatie;

• Je coördineert de pr van het departement en helpt mee aan de uitwerking hiervan: maandelijkse nieuwsbrief, pr-mailings, social media, website, pers, …

• Je ondersteunt bij de opmaak en afwerking van folders, hand-outs, banners, …;

• Je bent contactvaardig, vlot in de omgang en communicatief sterk. Zowel mondeling als schriftelijk is je kennis en gebruik van het Nederlands uitstekend;

• Je kan een luisterend oor aan de dag leggen en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie;

• Je kan probleemoplossend denken en zelfstandig werken;

• Je bent organisatorisch sterk;

• Je kan flexibel schakelen tussen diverse taken en je bent stressbestendig;

• Je bent leergierig en je kan je vlot inwerken in een nieuwe situatie;

• Je bent flexibel naar beschikbaarheid voor de uitoefening van je taken;

• Kennis van het hogeschooldecreet is een meerwaarde;

• Je kan relevante beroepservaring in een gelijkaardige functie aantonen, bij voorkeur en minimum twee jaar. Relevante beroepservaring in het (hoger) onderwijs is een meerwaarde;

• Je voldoet aan de algemene voorwaarden voor de toegang tot een ambt van de hogeschool (cfr. ar- tikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=14650.

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

• Kandidaten die geselecteerd worden voor deelname aan het selectieproces, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek in de week van 6 en/of 14 december 2021. Het selectieproces kan worden uitgebreid met een assessment- en/of technische proef naargelang noodwendigheid.