Dossierbeheerder Administratie en boekhouding

Niet gevonden wat je zocht? Sla je zoekopdracht dan op en maak een job alert aan op de online sollicitatiemodule om automatisch op de hoogte te blijven van interessante toekomstige vacatures. Meer informatie kan je hier vinden.

Departement: Associatie
Regime Deeltijds

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20 000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6 000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

De Associatie Universiteit & Hogescholen Antwerpen (AUHA) zoekt een deeltijdse (80 %) dossierbeheerderadministratie en boekhouding.

Functie

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je organiseert volgende activiteiten:
  • In het domein boekhouding:
    • autonoom organiseren en uitvoeren van boekhoudkundige processen zoals
      • bankboekingen, facturatie, invoeren PO’s, klaarmaken betaalbatchen – technisch uitgevoerd in Oracle (kennis van Isabel en KBC Touch)
      • opmaken debetnota’s en opvolging partnerbijdragen
      • halftijdse financiële rapportering en eindafrekening samenwerkingsverband studentenvoorzieningen
      • administratieve voorbereiding van AUHA-financiële audit
      • opvolging rekeningen AUHA (trekken van rapporten en stand van zaken opmaken)
    • In het domein administratie, bijvoorbeeld:
      • voorbereiden, plannen, organiseren, ondersteunen, opvolgen werking secretariaat AUHA
      • instaan voor administratieve voorbereiding (agenda, documenten…) en opvolging (notulen en verslag) van de AUHA-werkgroep studentenvoorzieningen en de AUHA-werkgroep Onderwijs
      • onderhouden website in overleg met de beleidssecretaris, zoals posten nieuwsitems, zoeken beelden, lay-out
      • opvolging van infrastructurele en materiële behoeftes van het AUHA-secretariaat (bestellingen…)
      • ondersteunen van de onderwijsdag, academische opening en andere AUHA-events
      • agendabeheer
• Je verzamelt en beheert informatie, bijvoorbeeld van:
  • het AUHA-klassement (adressenbestand, brieven, contracten, financiën, jaarverslag…)
  • facturen en financiële gegevens
  • de info@auha.be mailbox
• Je verstrekt correct informatie aan collega’s, klanten en opdrachtgevers op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze, bijvoorbeeld:
• • toeleveren van de noodzakelijke en verplichte administratieve formaliteiten ivm werking samenwerkingsverband studentenvoorzieningen: documenten (begroting, rapporten, afrekening, historiek cijfergegevens) mee voorbereiden en mondeling toelichten op de werkgroepvergaderingen
  • toeleveren van de noodzakelijke en verplichte administratieve en financiële formaliteiten AUHA aan de beleidssecretaris en de revisor.
  • verlenen van correct advies over financiële en organisatorische aangelegenheden van het AUHA-secretariaat

Profiel

• Je bezit een diploma van professionele bachelor communicatiemanagement of accountancy of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Je hebt minstens 8 jaar relevante ervaring in boekhouding en administratieve ondersteuning.
• Je kan vlot overweg met MS Office.
• Je beschikt over een basiskennis van het Engels.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je kan goed plannen en organiseren.
• Je bent nauwkeurig en planmatig.
• Je stelt jezelf flexibel op, zowel in het opnemen van taken, als in je tijdsbesteding.

Aanbod

• We bieden je een benoeming in vast dienstverband als ambtenaar.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op de Stadscampus in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

Solliciteren?

• Je kan tot en met 6 december 2021 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’, vervolledig het online sollicitatieformulier en voeg zeker de volgende bijlage toe: motivatiebrief.
• De selectiecommissie zal zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties bekijken. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte en informeren we je over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure.
• Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Isabelle De Ridder, beleidssecretaris van de Associatie Universiteit & Hogescholen Antwerpen (isabelle.deridder@auha.be – 03/265 30 54).

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.