Dossierbeheerder, Onderzoek en doctoraatsadministratie

Departement: Decanaat Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen
Regime Voltijds

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20 000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6 000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

De Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen van de Universiteit Antwerpen zoekt een voltijdse dossierbeheerder, domein onderzoek en doctoraatsadministratie.

Functie

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je organiseert activiteiten binnen het domein doctoraatsadministratie waarbij je instaat voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve, logistieke en/of technische taken: o.a.;
  • beheer dossiers doctoraatsstudenten;
  • opvolging doctoraatsopleiding en voortgangsrapportering;
  • organisatie doctoraatsverdedigingen;
  • concertatie met de Antwerp Doctoral School;
  • organisatie van en deelname aan vergaderingen over onderzoek;

• Je ondersteunt de facultaire onderzoekscoördinatie/speerpuntmanagers o.a.;
  • Verzorgen communicatie;
  • organisatie van meetings en workshops;
  • Verslaggeving van informele en formele overlegorganen (vb. speerpuntvergaderingen);
  • Beheer van gegevens;
  • Opvolgen van deadlines …. ;

• Je analyseert, evalueert en ondersteunt het beleid en/of de beleidsvoering vanuit een specifieke deskundigheid, eigen aan de hierboven toegewezen domeinen: bijwonen van CWO, DECs, op peil houden van eigen vakkennis door individuele en collectieve opleiding, in samenwerking met de leidinggevende processen toetsen aan de vigerende regelgeving.
• Je verzamelt en beheert data en informatie: o.a. beheer en opvolging dossiers doctoraatsstudenten;
• Je verstrekt correcte informatie aan collega’s, klanten en opdrachtgevers op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze: o.a. informatie verlenen aan doctoraatsstudenten, onderzoekers en derden.

Profiel

• Je houdt daarbij rekening met de verkregen instructies en met de wensen van de klanten, met het oog op de realisatie van de doelstellingen.
• Je bezit een diploma van professionele of academische bachelor of hoger onderwijs van het korte type of van het lange type of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Ervaring op het vlak van doctoraatsadministratie of onderzoeksadministratie in een context van het hoger onderwijs is een pluspunt.
• Vertrouwdheid met systemen gangbaar aan de UAntwerpen (Sisa, BlackBoard, …).
• Je bent bereid je snel in te werken in de specifieke kennis in de toegewezen domeinen op het gebied van regelgeving en interne procedures.
• Je kan vlot overweg met MS Office.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van Engels, Frans en je bent sterk in verslaggeving.
• Je bent klantvriendelijk, leergierig, integer, kwaliteitsgericht, samenwerkingsgericht en communicatief.
• Je bent sterk in plannen en organiseren.

Aanbod

• Wij bieden je een contract van onbepaalde duur.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, een groepsverzekering en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdsregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op Campus Drie Eiken, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

Hoe solliciteren?

• Je kan tot en met 23 september 2021voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’, vervolledig het online sollicitatieformulier en voeg zeker de volgende bijlage toe: motivatiebrief.
• De selectiecommissie zal zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties bekijken. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte en informeren we je over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure.
• Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met de faculteitsdirecteur GGW, de heer Gino Verwimp, via 03 265 50 23 of per e-mail gino.verwimp@uantwerpen.be

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.